با فرهنگ برگزاری جلسه از راه دور آشنا شوید

برگزاری جلسات سازمانی از مهم‌ترین و حیاتی‌ترین فعالیت‌های هر سازمان یا شرکتی است. بسیاری از تصمیمات مهم، نظرسنجی‌ها، گفت‌وگو‌ها، استراتژی‌ها و … در جلسات و با همفکری افراد موثر در سازمان انجام می‌شود. اما امروزه این جلسات سازمانی دیگر شباهتی به گذشته ندارند. زمانی تمامی افرادی که در یک سازمان کار می‌کردند، سر ساعت‌های اعلام شده در اتاق جلسات حضور داشتند و با یکدیگر به حل مشکلات یا برنامه‌ریزی‌ها می‌پرداختند. اما تقریبا یک دهه از تحول این ماجرا می‌گذرد و سازمان‌ها روزبه‌روز به برگزاری جلسه غیرحضوری تمایل پیدا می‌کنند؛ اما چرا؟

چرا سازمان‌ها مجبور به برگزاری جلسه غیرحضوری هستند؟

عوامل بسیاری باعث می‌شود تا سازمان‌ها به برگزاری جلسه غیرحضوری تمایل داشته باشند. در دنیایی که فناوری و امکانات دسترسی به اینترنت هر روز درحال پیشرفت و گسترش است، سبک‌ها و نسل‌های شغلی هم در حال تغییر هستند. سازمان‌ها امروزه در هنگام جذب و استخدام منابع انسانی، با نسل زد روبه‌رو هستند. نسل زد شهروندان دیجیتالی هستند که بسیاری از آن‌ها آزادکاران یا فریلنسرهای قهاری هستند. این فریلنسرها دیگر علاقه‌ای به ساعت کار رسمی سازمان‌ها ندارند، ترجیح می‌دهند سبک زندگی ویژه خود را داشته باشند و در هر مکان یا زمانی تخصص خود را به سازمان‌ها ارائه دهند.

همین اتفاق باعث شده است که سازمان‌ها بتوانند از سراسر جهان نیروهای متخصص و ماهری را جذب کنند. نیروهایی که شاید کیلومترها از سازمان فاصله داشته باشند اما آنقدر حرفه‌ای هستند که سازمان‌ها حاضر باشند بدون حضور فیزیکی، آن‌ها را استخدام کنند.

پس دیگر در دنیایی که فناوری حرف اول را می‌زند، نباید از استخدام افراد دورکار بترسید. دسترسی به آن‌ها از برگزاری جلسات تا تحویل کار و … بسیار راحت خواهد بود. اگر کارمند شما گفت که «می‌خواهم در سفر کارهایم را انجام دهم» یا «من به صورت دورکاری کار می‌کنم» نگران نباشد، اجازه دهید تا او با سبک زندگی که می‌خواهد و با احساس آرامش خاطر بتواند از مهارت خود استفاده کند. شما به تخصص آن افراد نیاز دارید و می‌توانید به راحتی با استفاده از کمی تحول فرهنگی در سازمان خود و برگزاری جلسه غیرحضوری و بسیاری اقدامات دیگر، او را به یکی از موثرترین کارمندان خود تبدیل کنید.

دورکاری بدون شک یکی از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار بر تغییر فرهنگ برگزاری جلسات در سازمان‌ها است. این دورکاری باعث شده است که سازمان‌ها برای برگزاری جلسه از راه دور تلاش کنند. اما همیشه نمی‌توان این عامل را تنها دلیل اصلی برای برگزاری جلسه غیرحضوری دانست. به همین دلیل دورکاری را تنها دلیل برگزاری جلسه از راه دور نمی‌دانیم.

در بسیاری از مواقع افرادی که اتفاقا دورکار نیستند و در داخل یک سازمان به صورت حضوری کار می‌کنند، ممکن است به دلایل مختلفی مثل سفر، بیماری و … نتوانند در جلسات حضور داشته باشند. اما آنقدر نقش و حضور آن‌ها اهمیت دارد که سازمان مجبور می‌شود تا جلسات خود را آنلاین و غیرحضوری برگزار کند.

تکنولوژی چطور می‌تواند، بهره‌وری جلسات غیرحضوری را افزایش دهد؟

تکنولوژی امروزه در سازمان‌ها کاربرد زیادی دارد چراکه باعث ساده‌سازی فرایندها و سهولت دسترسی به اطلاعات شده است. به همین دلیل استفاده از تکنولوژی برای هر تیم و هر فردی در یک سازمان ضرورت دارد. یکی از مهم‌ترین کاربردهای تکنولوژی در سازمان‌ها، فراهم کردن امکان برگزاری جلسه غیرحضوری است. برای مثال ابزارها و برنامه‌های مختلف می‌توانند به شما کمک کنند تا بدون حواس‌پرتی برای یادداشت‌برداری در جلسات، به صورت خودکار صدای جلسات ضبط شوند یا بتوانید با کارمندان خود که در محل جلسه حضور ندارند، صدا و تصویر جلسه را به اشتراک بگذارید.

درحقیقت امکانات تکنولوژی هم می‌تواند از حواس‌پرتی افراد در طول جلسه جلوگیری کنید و هم می‌تواند امکان دسترسی به افراد را در سراسر جهان برایتان فراهم کند. به همین دلیل است که تکنولوژی می‌تواند بهره‌وری جلسات غیرحضوری و حتی حضوری را افزایش دهد.

همچنین بر اساس تحقیقات کارمندانی که در محل کار با یکدیگر دوست هستند و گفت‌وگوهای غیر رسمی دارند، در جلسات رسمی هم می‌توانند بهتر و خلاقانه‌تر با یکدیگر به بررسی مشکلات و تصمیم‌گیری بپردازند. اما با توجه به اینکه امروزه تعداد دورکارها و آزادکارها در سازمان‌ها افزایش پیدا کرده است، این افراد احساس تعلق، صمیمت یا وابستگی کمتری به سایر همکاران خود در سازمان دارند. تکنولوژی اینجا هم می‌تواند به کمک سازمان بیاید. ارتباط دوستانه این افراد با هم از طریق شبکه‌های اجتماعی می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا خود را واقعا بخشی از تیم و سازمان بدانند. به همین دلیل آن‌ها با کم‌ترین مشکلات می‌توانند در جلسات آنلاین و غیرحضوری شرکت کنند. درنتیجه بهره‌وری‌ جلسات غیرحضوری افزایش پیدا می‌کند.

چگونه می‌توان فرهنگ برگزاری جلسه غیرحضوری را در سازمان ایجاد کرد؟

برگزاری جلسه غیرحضوری امروزه تقریبا به یک کار رایج در سازمان‌ها و میان افراد تبدیل شده است اما در خیلی مواقع درست و موثر برگزار نمی‌شود. برای برگزاری جلسه از راه دور نه تنها باید بتوانید از ابزارهای دیجیتال استفاده کنید بلکه باید نحوه رفتار و فرهنگ سازمانی آن را هم در سازمانتان ایجاد کنید. این فرایند شاید کمی طولانی به نظر برسد اما با تمرین، یادگیری و همکاری می‌توانید به خوبی آن را برگزار کنید. در ادامه گام‌های برگزاری جلسه از راه دور را بررسی خواهیم کرد:

۱. یک گروه آنلاین دوستانه ایجاد کنید.

پیش از شروع جلسات رسمی، تمامی کارمندان خود (چه دورکاران و چه افراد حاضر در سازمان‌) را در یک گروه دوستانه آنلاین (شبکه‌های اجتماعی مثل Slack) عضو کنید. اجازه دهید تا افراد آزادانه و کاملا دوستانه به معاشرت با یکدیگر بپردازند، همدیگر را بشناسند و فرایند پذیرش و وابستگی سازمانی در آن‌ها ایجاد شود. همچنین این گروه‌ آنلاین کمک می‌کند که افراد بدانند با چه کسانی هم‌تیمی هستند، خجالتشان بریزد و تجربیاتشان را به اشتراک بگذارند.

۲. برای برگزاری جلسه از راه دور برنامه‌ریزی کنید.

با توجه به اینکه در جلسات ممکن است افرادی از کشورها و مناطق مختلف حضور داشته باشند که ساعت کاری آن‌ها با یکدیگر متفاوت است، باید طوری برای زمان برگزاری جلسه از راه دور برنامه‌ریزی کنید که همه افراد در یک زمان مناسب بتوانند در آن شرکت کنند. پس بهتر است تا ابتدا برنامه زمانی تمامی افراد را بررسی کنید و بهترین زمان مشترک را انتخاب کنید و از چند هفته قبل به آن‌ها اطلاع دهید.

برای این برنامه‌ریزی می‌توانید از وبسایت‌های (Every Time Zone)، (World Clock Meeting Planner) و (Worldtimebuddy) استفاده کنید. به کمک این وبسایت‌ها می‌توانید زمان و مکان تمامی افراد را ثبت کنید، ساعت‌ها را تبدیل کنید و برنامه زمانی مناسبی برای تیمتان بنویسید و با آن‌ها به اشتراک بگذارید.

۳. برای جلسات ازراه دور، دستورالعمل و راهنما تهیه کنید.

پیش از برگزاری جلسات آنلاین، حتما قوانین و راهنمای حضور در جلسات را تهیه کنید و برای تک تک افراد ارسال کنید چون ممکن است که افراد بدون هیچ پیش‌زمینه‌ای در جلسات حاضر شوند و شما مجبور شوید ۱۰ تا ۱۵ دقیقه اول جلسه را فقط به آن‌ها توضیح دهید که چرا آنجا هستند و قرار است که درباره چه موضوعاتی صحبت شود.

دستورالعمل یا راهنمای شرکت در جلسات غیرحضوری شما باید موارد زیر را شامل شود و حتما پیش از برگزاری جلسه از راه دور برای همه افراد فرستاده شود:

• نکات کلیدی مورد بحث (موضوع و هدف جلسه)
• برنامه زمان‌بندی (در چه ساعتی راجب چه موضوعی صحبت خواهد شد)
• فهرست افراد حاضر در جلسه
• دستاوردهای تیم (هر تیم موظف است تا چه اطلاعات و گزارشاتی را به سایر افراد ارائه دهد)
• اشتراک‌گذاری فایل‌ها و مدارک (پیش از برگزاری جلسه باید فایل‌های مورد نیاز به دست افراد برسد تا آن‌ها را بخوانند و بررسی کنند)
• معرفی ابزار و برنامه مورد استفاده برای حضور در جلسه

سایر قوانین به فرهنگ سازمانی و خود شما برمی‌گردد. شما همچنین می‌توانید در این راهنما مشخص کنید که آیا تمامی افراد باید از تماس تصویری استفاده کنند یا فقط کافی است که فرد ارائه دهنده تصویرش دیده شود؟ آیا بهتر است افراد تلفن‌های خود را خاموش کنند و از لپ‌تاپ استفاده کنند؟ قوانین صحبت‌کردن چگونه است؟ (می‌توانند آزادانه صحبت کنند یا باید به نوبت این کار را بکنند)

فراموش نکنید که حتما ۲۴ ساعت قبل از برگزاری جلسه غیرحضوری، این راهنما را برای افراد بفرستید و بررسی کنید که به دستشان رسیده باشد.

۴. فرهنگ آداب و معاشرت جلسات آنلاین را مشخص کنید.

برای جلسات آنلاین خود فرهنگ آداب و معاشرت تهیه کنید تا تمامی افراد با یک رفتار یکسان و بدون ایجاد مشکل با یکدیگر برخورد داشته باشند. برای تنظیم این فرهنگ به تفاوت شخصیت‌ها و تفاوت فرهنگی افراد مختلف فکر کنید.

• زمانی مشخص کنید تا افراد خود را معرفی کنند.
• هنگامی که افراد در حال صحبت هستند،‌ از موبایل خود استفاده نکنید.
• صحبت دیگران را قطع نکنید.
• قبل از جلسه، ابزارها و برنامه‌های شرکت در جلسه (مثل لپ‌تاپ، وای‌فای و …) را بررسی کنید و از کارکرد درست آن‌ها اطمینان حاصل کنید.
• دستورالعمل و راهنمای شرکت در جلسات را بخوانید و آماده در جلسات حاضر شوید.
• هنگام برگزاری جلسه غیرحضوری، از انجام دادن سایر کارها (مثل بررسی ایمیل و …) خودداری کنید.
• موبایل و نوتیفیکشن‌های خود را خاموش کنید.
• برای شرکت در جلسه به یک محیط ساکت بروید.

۵. افراد حاضر در جلسه را به مشارکت تشویق کنید.

مهم‌ترین فعالیت در هنگام برگزاری جلسه از راه دور، آن است که اطمینان حاصل کنید تا تمامی افراد شرکت‌کننده در جلسه مشارکت داشته باشند.

• زمانی از جلسه را به گفت‌وگو دوستانه اختصاص دهید: چون افراد در جلسات غیرحضوری نمی‌توانند ارتباطات چهره‌به‌چهره و نزدیک داشته باشند، برای برقراری ارتباط موثر و دوستانه باید دو برابر بیشتر تلاش کنید. قبل از برگزاری جلسه (ابتدای جلسه) زمانی را برای آشنایی و گفت‌وگوی دوستانه اختصاص دهید و پس از ایجاد یک جو صمیمی، جلسه رسمی را آغاز کنید.

• از افراد بخواهید تا خودشان را معرفی کنند: اینکه افراد خودشان را معرفی کنند به ایجاد یک محیط دوستانه و شناخت بیشتر آن‌ها کمک خواهد کرد.

• برای هر فرد، یک وظیفه مشخص کنید تا در طول جلسه آن را انجام دهد: اینکه افراد احساس کنند در جلسه کاری برای انجام دادن ندارند، می‌تواند انگیزه و مشارکت آن‌ها را کاهش دهد. به همین دلیل قبل از برگزاری جلسه از راه دور به هر فرد یک وظیفه دهید. از شخصی بخواهید تا نکات کلیدی را یادداشت کند، شخص دیگری سوالات مطرح شده در جلسه را بنویسد و …

• افراد درونگرا را مدنظر قرار دهید: اگر در تیمتان افراد درونگرایی هستند که کمتر و سخت‌تر می‌توانند با بقیه افراد ارتباط برقرار کنند، آن‌ها را بشناسید و برنامه ویژه‌ای برایشان درنظر بگیرید تا بتوانند درست مثل بقیه در جلسه حضور فعالی داشته باشند. به آن‌ها اجازه دهید تا در آرامش و بدون استرس خود را معرفی کنند و کارهای خود را ارائه دهند.

• پیگیری جلسات را فراموش نکنید: پس از برگزاری جلسه غیرحضوری، پیگیری کردن جلسه را فراموش نکنید. مشخص کنید که هر فرد بعد از جلسه باید چه کاری انجام دهد و تا چه زمانی باید آن را تحویل دهد. همچنین زمان برگزاری جلسه بعدی را مشخص کنید و کارهای افراد را پیگیری کنید. پیگیری جلسات اجازه نمی‌دهد تا جلسه فراموش شود بلکه افراد را درگیر و فعال نگه خواهد داشت.

• برای جلسات نظرسنجی برگزار کنید: پس از برگزاری جلسه غیرحضوری، از افراد بخواهید تا در نظرسنجی شرکت کنند. این نظرسنجی به بهبود فرایند برگزاری جلسات کمک خواهد کرد. برای ارسال آنلاین فرم نظرسنجی، می‌توانید از گوگل فرمس (Google Forms) استفاده کنید.

ابزارهای برگزاری جلسه غیرحضوری کدامند؟

باتوجه به پیشرفت تکنولوژی و فناوری، امروزه ابزارهای متنوعی به شما کمک خواهند کرد تا جلسات خود را به صورت آنلاین و از راه دور برگزار کنید. تعداد این ابزارها بسیار است و به همین دلیل شاید نتوانیم تک تک آن‌ها را نام ببریم. برای تشخیص و انتخاب بهترین ابزار به شما پیشنهاد می‌کنیم که ابتدا از خودتان چند سوال بپرسید:

۱. آیا می‌خواهید واکنش و زبان بدن افراد حاضر در جلسه را ببینید؟ پس از تماس تصویری (ویدیوکال) استفاده کنید.

برای برقراری تماس ویدیویی با گوشی‌های هوشمند (اندروید و IOS) اپلیکیشن‌های متنوع بسیاری وجود دارد. از مهم‌ترین آن‌ها شاید بتوان به اسکایپ (Skype)، واتساپ (WhatsApp)، گوگل هنگ اوت (Google Hangouts)، زوم (Zoom) و ایمو (IMO) اشاره کرد. بعضی از این اپلیکیشن‌ها مثل اسکایپ، واتساپ و زوم برای دسکتاپ  هم (کامپیوتر شخصی و لپ‌تاپ) قابل استفاده هستند.

۲. آیا می‌خواهید افراد به صورت همزمان با یکدیگر کار کنند و کارهای هم را ببینند؟ پس از سندنگار گوگل (Google Docs) استفاده کنید.

در گوگل داکس، چندکاربر به صورت همزمان و آنلاین می‌توانند اسناد جدیدی را ایجاد یا ویرایش کنند. می‌توانید به راحتی فایل‌های ورد، اکسل و … را در این سندگار ایجاد یا ذخیره کنید.

۳. آیا می‌خواهید افراد دمو محصولات یا فایل ارائه (پرزنتیشن) شما را ببینند؟ پس از نرم‌افزارهای به اشتراک‌گذاری صفحه دسکتاپ (Screen-Sharing) استفاده کنید.

نرم‌افزارهای متعددی برای به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش موبایل یا دسکتاپ وجود دارد. اپلیکیشن (Screen Stream Mirroring) برای موبایل و نرم‌افزار (Screen Task) و (Team Viewer) برای لپ‌تاپ (یا کامپیوتر شخصی) از نرم‌افزارهای کاربردی برای به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش هستند.

مهم‌ترین نکته در انتخاب بهترین ابزار برگزاری جلسه از راه دور، شناخت نیاز است. اگر شما نیاز خود را از برگزاری جلسات بدانید، اینکه چه چیزی برایتان مهم است و تیمتان چگونه رفتاری دارد، می‌تواند به انتخاب صحیح ابزار به شما کمک کند. امروزه دیگر اکثر ابزارها قابلیت انتقال صدا و تصویر را دارند. فقط کافی است تا در اینترنت عبارت «Online Meeting» یا «Web Conference» و … را جست‌وجو کنید تا با برنامه‌ها و وبسایت‌ها متنوعی آشنا شوید. هرکدام از آن‌ها، امکانات یا محدودیت‌هایی دارند که باید با توجه به نیاز خود و امکان دسترسی شما و همکارانتان، بهترین و موثرترین آن را انتخاب کنید.

جالب است بدانید که بر اساس تحقیقات، ۵۵ درصد جلسات به زبان بدن و ۳۳ درصد آن‌ها به لحن صدا برای ایجاد ارتباط موثر نیاز دارند.

تعداد افراد شرکت‌کننده در جلسات آنلاین چگونه باید باشد؟

اینکه چه تعداد افرادی باید در جلسه حضور داشته باشند، کاملا به نیاز شما برمی‌گردد اما توجه کنید که برنامه‌های مختلف، ممکن است برای تعداد افراد حاضر در جلسه غیرحضوری امکانات متفاوتی داشته باشند. ممکن است یک برنامه اجازه دسترسی بیشتر از ۱۰ نفر را به شما ندهد یا برنامه‌ای که برای جلسات دونفره بسیار مفید است، برای جلسات ۲۰ نفره کارایی نداشته باشد. پس نسبت به تعداد نفرات حاضر، امکانات و محدودیت‌های هر برنامه یا ابزار را بررسی کنید.

همچنین ممکن است بعضی از برنامه‌ها برای افرادی که در کشور‌های مختلفی کار می‌کنند، فیلتر باشد. پس حتما منطقه جغرافیایی تمام افراد، امکان دسترسی آن‌ها به اینترنت را هم بررسی کنید و سپس بهترین ابزار را برای برگزاری جلسه از راه دور انتخاب کنید.

در نهایت

خود شما باید با توجه به نیازهای سازمان و همکارانتان، بهترین ابزار، روش، فرهنگ و … را برای برگزاری جلسه غیرحضوری انتخاب کنید و هیچ قانون خاصی برای آن وجود ندارد. ساخت فرهنگ جلسات آنلاین،‌ فرایندی بلندمدت است و مشارکت تمامی افراد را می‌طلبد.

آیا شما تابحال تجربه شرکت در جلسات غیرحضوری را داشته‌اید؟ به نظر شما مزیت‌ها و معایب شرکت در چنین جلساتی چیست؟

منبع