رهبران موفق، قادر به برقراری ارتباط هدفمند با دیگران در سازمان هستند. استیو جابز، الهام‌بخش کارمندانش برای تولید محصولات سخت‌افزاری بی‌نقص بود. جک ولش (Jack Welch)، تیم رهبری جنرال الکتریک را به سطوح بالاتر ارتقا داد. جف بزوس به خاطر بیان شخصیت آمازون به کارمندان جهان شناخته شده است. همه این رهبران مهارت‌های برجسته رهبری دارند. آن‌ها روش‌های بهبود ارتباطات سازمانی را می‌دانستند

در زیر ۱۴ روش برای بهبود ارتباطات سازمانی آورده شده است تا بتوانید رهبری موثر‌تری داشته باشید.

۱. اصول ارتباط غیر کلامی را بیاموزید

مطالعه نشان داده که ارتباط غیر کلامی،  ۵۵ درصد از از درک مخاطبان از یک مجری را به خود اختصاص داده است. این بدان معناست که اکثر آنچه می‌گویید نه از طریق کلمات، بلکه با نشانه‌های فیزیکی منتقل می‌شود.

برای برقراری ارتباطی واضح و بدون شبهه، وضعیتی مناسب انتخاب کنید. از قوز کردن، جمع کردن بازوها، یا اینکه خود را کوچک‌تر از آنچه هستید نشان دهید؛ خودداری کنید. در عوض، فضایی که به شما داده می‌شود را پر کنید؛ تماس چشمی برقرار کنید و در صورت لزوم، در محیط راه بروید.

۲.برای برقراری ارتباط، باید بیش از حد ارتباط برقرار کنید

در سال ۱۹۹۰، یک دانشجوی فارغ التحصیل دانشگاه استنفورد، توانست اثبات کند که ارائه دهندگان چقدر شنوندگان را دست بالا می‌گیرند. در مطالعه‌ای که به «نوازندگان و شنوندگان» شناخته می‌شود؛ از مجموعه‌ای از شرکت‌کنندگان خواسته شد تا ملودی ۱۲۰ آهنگ را بنوازند. از دیگر شرکت‌کنندگان خواسته شد تا حدس بزنند که چه آهنگی در حال نواخته شدن است. 

نوازندگان تخمین زدند که ۵۰ درصد از آهنگ‌های نواخته شده، به درستی شناسایی می‌شوند. ولی در واقعیت، فقط ۲.۵ درصد از آهنگ‌ها به درستی شناسایی شدند. این مطالعه نشان می‌دهد که ارتباط واضح و بیش از حد، هنگام اشتراک ایده‌های جدید، مهم است. همانطور که این مطالعه نشان می‌دهد؛ مخاطب به احتمال زیاد به اندازه انتظار شما جذب نمی‌شود.

۳. از تکیه بر ابزارهای دیداری خودداری کنید

استیو جابز، قانونی در اپل وضع کرد که در آن تمامی ارائه‌های پاورپوینت را ممنوع اعلام می‌کرد. به همین ترتیب، شریل سندبرگ (Sheryl Sandberg)، ممنوعیت ارائه پاورپوینت را در فیس‌بوک اعلام کرد. هر دو رهبر دریافتند که ارائه پاورپوینت به جای کمک به برقراری ارتباط، دست‌وپا گیر می‌شود.

آماده باشید تا برای برقراری ارتباط با مخاطب، از کلمات، قصه‌گویی قانع کننده و نشانه‌های غیر کلامی استفاده کنید. از استفاده از وسایل کمکی دیداری پرهیز کنید؛ مگر اینکه واقعا ضروری باشد.

۴. فیدبک صادقانه بخواهید

دریافت بازخورد صادقانه از همتایان، مدیران و اعضای تیم، مانند اکثر مهارت‌های رهبری، برای بهبود ارتباطات سازمانی ضروری است. اگر به طور مرتب بازخورد درخواست کنید؛ دیگران به شما کمک می‌کنند تا مناطقی را برای بهبود کشف کنید که امکان داشته نادیده بگیرید.

۵. مخاطب را درگیر بحث و گفتگو کنید

صرف نظر از اینکه سخنگو چقدر گیرا است؛ همیشه مخاطب ظرفیت توجه محدودی دارد. برای تبدیل شدن به ارتباط گیرنده‌ای موثرتر، ارائه‌ها و بحث‌ها را تعاملی کنید.

از مخاطبان سوال بپرسید. افراد را تشویق کنید تا در حین جلسه طوفان مغزی (brain storming)، افکار خود را اعلام کنند؛ یا حداقل سوالات فرضی برای تحریک مخاطب، مطرح کنید.

۶. شروع و پایان با نکات کلیدی

به مطالعه «نوازندگان و شنوندگان» که قبلاً ذکر شد، فکر کنید. ارتباط شفاف از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. برای اطمینان از اینکه مخاطبان ایده اصلی ارائه را درک کنند؛ در شروع و پایان، نکات کلیدی را دوباره تکرار کنید. این امر همچنین میتواند با پخش برگه‌ای شامل نکات کلیدی که مخاطبان باید در نظر بگیرند؛ انجام شود. 

۷. از روش PIP استفاده کنید

روش فوق، چهارچوب مشترکی است که توسط متخصصان تجارت، مانند افرادی که در مک کینزی هستند؛ استفاده می‌شود. این کلمات مخفف هدف (purpose)، اهمیت (importance)، پیش‌نمایش (preview) و در واقع، رویکردهای مقدماتی ارائه هستند. در پی این رویکرد، سخنگو ابتدا هدف ارائه را بیان می‌کند و سپس با بررسی پیامدها و نتایج احتمالی، می‌گوید که چرا این ارائه مهم است. 

سرانجام، ارائه‌دهنده پیش‌نمایشی از مباحث مورد بحث را عنوان می کند. این چارچوب، روش مفیدی برای ایجاد هیجان در مخاطبان برای ارائه و کمک به آن‌ها برای تمرکز بر روی پیام شما و نکات کلیدی است.

۸. ارائه‌های مهم را برای آیندگان ضبط کنید

ضبط ارائه‌ها می‌تواند زمان و انرژی زیادی را صرفه‌جویی کند. در مواقعی که ممکن است لازم باشد چندین بار همان ارائه را داشته باشید؛ ضبط و اشتراک آن در آینده را مد نظر قرار دهید.

پلتفرم‌هایی مانند Wistia و Zoom، امکان ضبط یک ارائه را به سخنگویان می‌دهند. این پلتفرم‌های ضبط ویدئویی به ارائه‌دهندگان این امکان را می‌دهند که ویدئو را ویرایش کنند تا جذاب‌تر و مفیدتر شود. همچنین آن‌ها معیارهای مربوط به تعامل بیننده را برای ادمینٰ‌ها، مشخص می‌کنند.

ارائه ضبط شده می‌تواند برای ارتباط‌گرانی که باید به طور مرتب در شرکتی که به سرعت کارمندان را استخدام می‌کند، آموزش داشته باشند، مفید باشد.

۹. تسلط بر هنر رمان‌بندی

کمدین‌های مستقل، با اینکه ممکن است برخی از لطیفه‌هایشان برای محل کار مناسب نباشد؛ مطمئنا می‌توانند ارتباط‌گران خوبی باشند. کمدین‌هایی از جمله کریس راک (Chris Rock) و  دیو چپل (Dave Chappelle)، به این دلیل که به هنر زمان‌بندی تسلط پیدا کرده‌اند؛ می‌توانند میزبان نمایش‌های کمدی ۹۰ دقیقه‌ای باشند.

کمدین‌های بزرگ، مانند تمام ارتباط‌گران عالی، قادر هستند مخاطبان خود را بفهمند تا تعیین کنند چه موقع به موضوعی جدید بروند یا چه زمانی ایده را دوباره تکرار کنند.

۱۰. به راحتی فی‌البداهه صحبت کردن

وقتی وکلا پرونده‌ای را در برابر دیوان عالی ایالات متحده ارائه می دهند؛ معمولا به صورت فی‌البداهه صحبت می‌کنند. یعنی یک سری مباحث که قصد دارند در مورد آنها بحث کنند را می‌نویسند؛ اما آنچه که می‌گویند را کلمه به کلمه حفظ نمی‌کنند. این روش برقراری ارتباط به وکلایی که پرونده ارائه می‌دهند اجازه می‌دهد تا تمامی نکات لازم را پوشش دهند؛ همچنین به آن‌ها امکان انعطاف‌پذیری در مورد چگونگی برقراری ارتباط بر اساس واکنش مخاطبان یا سوالات را می‌دهد.

ارتباط‌گران تجاری باید سبک صحبت کردن فی‌البداهه را مد نظر قرار دهند. این کار به تمرین نیاز دارد؛ اما امکان ارتباط طبیعی بیشتری را فراهم می‌کند و می‌تواند در جذب مخاطب کمک کند.

۱۱. مخاطبان خود را بشناسید

برای برقراری ارتباط موثر، مهم است که ابتدا مخاطبان خود را بشناسید. هر مخاطب متفاوت بوده و ترجیحات و هنجارهای فرهنگی مختلفی دارد که هنگام برقراری ارتباط باید مورد توجه قرار گیرد. یکی از راه‌های خوب برای درک انتظارات، سوال پرسیدن از مخاطبان درباره نمونه‌هایی از ارتباط خوب درون سازمانی است.

۱۲. برای نگهداری مخاطب، چیزی تازه رو کنید

مطالعه جدیدی نشان داده که مردم بر خلاف روال، معمولا اطلاعات بیشتری را هنگام ارائه چیزهای جدید حفظ می‌کنند. برای کمک به مخاطبان، اطلاعات را نگه دارید و نوعی رویداد جدید به یک ارائه تزریق کنید. این چیز تازه ممکن است عبارات طنز باشد؛ یا چیزی که خیلی ساده افراد را غافلگیر کند.

۱۳. به جای خندیدن، روی احترام تمرکز کنید

برقراری ارتباط با دیگران به سبکی بانشاط، می‌تواند وسوسه کننده باشد. از این گذشته، می‌تواند راهی خوب برای دوستی در محیطی حرفه‌ای باشد. اما به یاد داشته باشید که موفق‌ترین ارتباط‌گران، کسانی هستند که به جای خندیدن، احترام کسب کرده‌اند. در حالی که گفتن یک یا دو شوخی برای گرم کردن مخاطب ممکن است موثر باشد؛ از خاتمه دادن یک ارائه با خنده خودداری کنید.

۱۴. شنونده باشید

«بیشتر از آنچه که صحبت می‌کنید گوش کنید». این همان چیزی است که ریچارد برانسون (Richard Branson)، به تجارت‌گرانی که می‌خواهند با دیگران ارتباط برقرار کنند می‌گوید. برای برقراری ارتباط موثر، ابتدا به آنچه دیگران می‌گویند گوش فرا دهید. سپس می‌توانید پاسخی متفکرانه ارائه دهید که نشان می‌دهد ایده‌های آن‌ها را در نظر گرفته‌اید.

نتیجه‌گیری

برقراری ارتباط یکی از موثرترین مهارت‌هایی است که می‌توانید به عنوان رهبر کسب‌وکار پرورش دهید. به یاد داشته باشید که با استفاده از نشانه‌های غیر کلامی و کلامی ارتباط برقرار کنید و به بهبود ارتباطات سازمانی کمک کنید. به آنچه دیگران می‌گویند با دقت گوش فرا دهید و از راه‌های جدید بیش از حد استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که محتوای گفتگو در مخاطب تاثیر گذاشته است. 

 

منبع

دیدگاهی بنویسید.

شرکت مشاوره مدیریت همرو

ارائه راه‌کار برای حل مسائل سازمانی در سطوح مختلف.

 

با ما در ارتباط باشید

آدرس: تهران- خ ولیعصر- بالاتر از میدان ونک- کوچه خلیل‌زاده- پلاک ۲۸

تلفن: ۸۷۶۳۴۸۵۴-۰۲۱
ایمیل: hi@hamro.org