یکی از بزرگترین تهدیدات در مدیریت موفق یک هیئت مدیره کمبود ارتباطات بین اعضا است. دستیابی به یک هیئت مدیره که با آخرین فعالیت‌ها، مسائل، جلسات و رویدادهای هیئت مدیره هماهنگ باشد چالش‌برانگیز است. در ادامه چند اصل برای بهبود روابط اعضای هیئت مدیره بیان می‌شود.
برای یک رهبری قدرتمند آماده شوید
رهبری قدرتمند ستون یک رابطه خوب در بین اعضای هیئت است. مدیر عامل و رئیس جریان اطلاعات را تنظیم کرده و در صورت نیاز به اجرا در می‌آورند. موثرترین راه برای انجام این کار ایجاد یک برنامه منظم برای برگزاری جلسات و رویدادهایی است که رهبران ارشد به طور مداوم در آن حضور یابند. وقتی اعضای هیئت بدانند که حضورشان مورد توجه رئیس و مدیر اجرایی است برای شرکت در جلسه انگیزه پیدا می‌کنند. به علاوه اگر اعضای ارشد همیشه حضور داشته باشند، هر جلسه مؤثر واقع شده و پر از اطلاعات پربار خواهد بود.
یک برنامه ثابت داشته باشید
داشتن یک برنامه ثابت برنامه‌ریزی برای شرکت در جلسات را برای اعضا تسهیل کرده و آنها را بهتر متوجه وظایفشان در هیئت مدیره می‌کند. این کار به آنها فرصت آماده شدن برای هر رویداد را داده و به منشی هیئت زمان کافی برای به روزرسانی و ارسال دستور جلسه قبل از هر جلسه را می‌دهد.
یک تقویم منظم که شامل تمام اطلاعات باشد، شرکت‌کنندگان را پیش‌بینی کند و به روزرسانی‌ها و یادآورها را به اعضای هیئت مدیره ارسال کند برای یک جلسه موفق لازم است. این کار سبب جلوگیری از دادن اطلاعات اضافی و گفتگوهای بیهوده در جلسه می‌شود. باید یک صورت جلسه واضح با تعیین زمان مشخص برای هر موضوع داشته باشیم که آن را ضمیمه تقویم کنیم.
به اعضا مسئولیت دهید
مهم است که وظایف هر یک از اعضای هیئت مدیره واضح باشد تا هر کس بداند که باید در چه موضوعی شرکت کرده و چه به روزرسانی‌هایی را آماده کنند. اعضای هیئت باید یک سیستم از لیست وظایف و فعالیت‌های هر کس داشته باشند تا هر عضو مسئول چیزی بوده و انگیزه داشته باشد. به علاوه مهم است که جایی برای ارسال به روزرسانی‌ها و نظرات داشته باشیم. یک سیستم مسئولیت خوب می‌تواند بین یک هیئت راکد و یک سازمان مولد تفاوت ایجاد کند.
ارتباطات معنادار بسازید
برای موفق بودن ارتباط اعضای هیئت هر عضو باید باانگیزه و مشتاق به برقرار کردن ارتباط باشد. هر ابزار ارتباط و همکاری که سبب افزایش همکاری اعضا در جلسات شود سبب افزایش مشارکتشان هم خواهد شد. ایجاد روابط معنادار بین اعضای هیئت مدیره، رؤسا و مدیران عامل این ارتباط را تقویت می‌کند، به خصوص وقتی اعضا به دنبال مشاوره از رهبر ارشد باشند یا رئیس یا مدیر عامل از اعضا در مورد اطلاعات ورودی سؤال کند که این کارها می‌تواند در خارج از جلسه هم رخ دهد. مثلاً یک گفتگوی آنلاین سریع و مؤثر و شخصی می‌تواند چاره‌ساز باشد.
نتیجه
نرم‌افزار مدیریت هیئت مدیره، ارتباط بین اعضای هیئت مدیره را از جهات مختلف تقویت می‌کند. یک سیستم خوب یک موقعیت مرکزی برای جلسات، رویدادها و گفتگوها تعیین کرده و اعضا را در طی روز، هفته و ماه به همکاری و مشارکت وا می‌دارد. هر چه در بهبود روابط اعضای هیئت مدیره تلاش شود و اعضای هیئت مدیره همکاری و مشارکت بیشتری داشته باشند، پیشرفت سازمان سریع‌تر خواهد بود.
