برای موفقیت در بسیاری از جنبه‌های زندگی، داشتن مهارت‌های ارتباط موثر ضروری هستند. سازمان‌ها به دنبال بهبود روابط سازمانی هستند.. معمولا، افراد با مهارت ارتباطی خوب، روابط بهتری با دوستان و خانواده خود نیز دارند. بهبود مهارت های ارتباطی نیاز مبرم یک جامعه است.

در نتیجه، ارتباط موثر مهارت کلیدی بین فردی است که بهبود آن مزایای بسیاری برای افراد دارد. اما، بسیاری نمی‌دانند برای تقویت این مهارت از کجا شروع کنند. در اینجا به بیان «مشکلات معمول» در این حوزه و نکات مهم برای رفع آن می‌پردازیم.

جریانی دوطرفه

ارتباط جریانی دوطرفه است که شامل چگونگی ارسال و دریافت پیام از سوی ما می‌شود. دریافت هم شامل خواندن و یا گوش سپردن می‌شود و هم شامل برداشت معنی از پیام می‌شود.

در نتیجه، بهبود مهارت های ارتباطی ممکن است هر دوی این موارد را در برگیرد.

اما، اکثر مشکلات معمول در بخش دریافت پیام اتفاق می‌افتند تا ارسال آن.

شناسایی مشکل

بسیاری از مردم زمانی که متوجه مشکلی در برقراری ارتباط خود می‌شوند خوشحال می‌شوند؛ اما، نمی‌دانند چگونه و از کجا شروع کرده تا آن را حل کنند. راه‌هایی برای شناسایی این مشکلات وجود دارد:

  • از دوست، خانواده و یا همکار خود کمک بخواهید. بسیاری از افراد از اینکه به رشد فردی شما کمک کنند خوشحال می‌شوند. حتی ممکن است که برای مدتی منتظر فراهم آمدن این فرصت باشند.

نکته‌ای مهم!

بهتر است که در زمان درخواست بازخورد از ساختاری مانند «شروع کن، ادامه بده، متوقف کن» استفاده کنید.

از دیگران بخواهید که دو مورد که باید شروع به انجام آن کنید، یک یا دو مورد که باید به انجام آن ادامه دهید و یک یا دو مورد را که باید انجام آن را متوقف سازید به شما بگویند.

رعایت این موضوع سبب می‌شود تا بازخوردهایی خلاصه و با محوریت عملکردی دریافت کنید.

  • از ابزاری برای خودارزیابی استفاده کنید. این ابزار به شما کمک می‌کند تا مهم‌ترین حوزه‌های نیازمند توجه را شناسایی کنید.
  • می‌توانید به سادگی شروع به بهبود زمینه‌های مشکل‌ساز کنید و ببینید که به چه نتیجه‌ای می‌رسید.

چهار زمینه مهم برای بهبود و توسعه

به طور کلی، مهارت‌های ارتباطی شامل چهار حوزه اصلی می‌شوند. این چهار مورد شامل گوش سپردن، ارتباط غیرکلامی، آگاهی و مدیریت احساسی و پرسش است.

۱. گوش کردن را بیاموزید

یکی از معمول‌ترین موارد ارتباطی نیازمند به اصلاح گوش کردن است.

معمولا، همه ما فراموش می‌کنیم که گوش کردن فرآیندی دوطرفه است و در تله «سخن گفتن» گیر می‌افتیم. در اینجا ما تنها پیام را مخابره می‌کنیم؛ اما به پاسخ گوش نمی‌دهیم. ما در بسیاری از مکالماتمان به حرف دیگران گوش نمی‌دهیم و تنها به حرف‌های خودمان گوش می‌دهیم.

بهبود مهارت گوش سپردن تاثیر قابل توجهی در بهبود مهارت های ارتباطی شما، هم در کار و هم در خانه خواهد داشت.

اما، گوش سپردن چیست؟ گوش کردن با شنیدن تفاوت دارد. گوش سپردن نه تنها شامل توجه به کلمات، بلکه شامل توجه به نحوه بیان و پیام‌های غیرکلامی در حین گفتگو نیز می‌شود. این بدان معنا است که در هنگام صحبت با دیگری همه توجه خود را متمرکز بر او کنید؛ متمرکز بر آنچه آن‌ها می‌گویند و نیز آنچه که نمی‌گویند.

شنوندگان خوب از تکنیک شفاف‌سازی و بازخورد استفاده می‌کنند تا در هنگام صحبت با دیگران از هر نوع سردرگمی دوری کنند. همچنین، استفاده از این تکنیک‌ها به مخاطب شما می‌فهماند که شما فعالانه به او گوش می‌دهید.

۲. مطالعه و درک ارتباط غیرکلامی

بخش بسیاری از هر پیام بصورت غیرکلامی انتقال داده می‌شود. برخی این میزان را تا ۸۰ درصد تخمین می‌زنند.

در نتیجه، بسیار مهم است که ارتباط غیرکلامی را در نظر گرفته و درک کنیم؛ خصوصا زمانی که فضای این نوع ارتباط وجود ندارد، از جمله ارتباط از طریق تماس تلفنی و یا نوشتاری.

ارتباط غیرکلامی معمولا زبان بدن تلقی می‌شود، اما این ارتباط تنها معطوف به این مورد نیست. موارد دیگر شامل بالا و پایینی صدا، حرکات بدن، تماس چشمی، طرز ایستادن، حالات چهره و حتی تغییرات فیزیولوژیکی مانند عرق کردن می‌شود.

در نتیجه، با توجه به ارتباط غیرکلامی در هنگام گفتگو با افراد بهتر می‌توانید آن‌ها را درک کنید. همچنین، با استفاده از حالات غیرکلامی متناسب با کلامتان، می‌توانید از انتقال واضح پیام خود اطمینان حاصل کنید.

۳. آگاهی و مدیریت احساسی

سومین بخش ارتباطی، آگاهی از احساسات خودمان و دیگران و توانایی مدیریت آن‌ها است. 

این امکان وجود دارد که در این تله گرفتار شویم که در محیط کار انتظار داشته باشیم تا همه چیز بر پایه منطق باشد و احساس نقشی در این محیط نداشته باشد. اما، ما انسان‌ها احساساتی هستیم و نمی‌توانیم آن‌ها را در خانه بگذاریم و نباید هم این کار را بکنیم. منظور این نیست که باید «همه احساساتمان را بیرون بریزیم». آگاهی از احساسات، چه مثبت و چه منفی، می‌تواند به بهبود توانایی ارتباطی ما کمک کند.

این درک از احساسات خود و دیگران هوش هیجانی نام دارد.

شواهد بسیاری مبنی بر اهمیت هوش هیجانی و برتری آن نسبت به «هوش عقلانی» وجود دارد. 

هوش هیجانی محدوده وسیعی از مهارت‌ها، از جمله مهارت‌های فردی و اجتماعی را دربرمی‌گیرد. مهارت‌های فردی شامل خودآگاهی، خودتنظیمی و انگیزه می‌شود. مهارت‌های اجتماعی شامل همدلی می‌شود. هریک از این مهارت‌ها دارای زیرمجموعه‌ای از مهارت‌های دیگر است.

برای مثال:

  • خودآگاهی شامل آگاهی از احساسات، خودارزیابی دقیق و اعتماد به نفس می‌شود.
  • همدلی قابلیت «درک احساسات دیگران» است: یعنی افراد می‌توانند احساسات خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. این مورد شامل درک دیگران، کمک به رشد آن‌ها، خدمت‌رسانی به دیگران، ارزشمند شمردن آن‌ها و پذیرش تفاوت‌های ملی و نژادی و نیز آگاهی سیاسی است.

اساسا، مهارت‌هایی که هوش هیجانی را تشکیل می‌دهند بر این بنیاد نهاده شده‌اند که شما باید از احساسات خود، آگاه بوده و آن‌ها را درک کنید و بتوانید برای کار کردن با دیگران آن‌ها را کنترل کنید.

۴. مهارت‌های پرسش

چهارمین زمینه‌ای که افراد در آن مشکل دارند پرسش است.

پرسش مهارتی حیاتی است تا با استفاده از آن از درک درست پیام مخاطب اطمینان حاصل کنید. همچنین پرسش راهی بسیار خوب برای دریافت اطلاعات بیشتر در موضوعی مشخص و یا شروع و ادامه گفتگو است. افرادی که مهارت پرسش قوی دارند معمولا شنوندگان بسیار خوبی هستند؛ آن‌ها بیشتر زمان خود را در گفتگو صرف کسب اطلاعات از مخاطب می‌کنند و کمتر از نظرات خود می‌گویند.

انتقال پیام

یک خصیصه مشترک در همه این حوزه‌های ارتباطی وجود دارد: همه آن‌ها (یا اکثرشان) درباره دریافت پیام‌ها است.

اما، موارد دیگری هم نیاز به اصلاح و بهبود دارند، مانند توانایی «انتقال» موثر پیام‌ها. برای مثال:

  • براحتی اولین فکری که به ذهنتان می‌رسد را بیان نکنید. بجای این کار لحظه‌ای به حرفی که می‌خواهید بزنید و نوع گفتن آن فکر کنید.
  • روی معنی آنچه که می‌خواهید انتقال دهید تمرکز کنید.

در نظر بگیرید که مخاطب شما ممکن است پیام شما را چطور برداشت کند و به نحوی این ارتباط را با درک مخاطب هماهنگ کنید. شفاف با مخاطب خود صحبت کنید تا از سوءتفاهم‌ها و اختلافات احتمالی پیشگیری کنید. برای مثال، می‌توانید از آن‌ها بخواهید که برداشت‌شان از حرف شما را برایتان بازگو کنند.

در زمان انتقال پیام به تفاوت‌های فرهنگی، تجربیات قبلی، نگرش و توانایی‌های افراد توجه کنید. از زبان پیچیده و تخصصی استفاده نکنید و حرف خود را به زبان ساده بزنید. همیشه از استفاده از لغات نژادپرستانه و جنسیت‌زده و هر نوع طرز بیانی که موجب اهانت می‌شود دوری کنید.

دیگر جنبه‌هایی که می‌تواند ارتباط را تحت تاثیر قرار دهد

موارد و جنبه‌های دیگری هستند که می‌توانند بر انتقال و دریافت پیام تاثیر بگذارند. برای مثال، شوخ‌طبعی، طرز برخورد شما با دیگران و نگرش شما؛ هم نسبت به زندگی و هم نسبت به دیگران و ارتباط برقرار کردن با آن‌ها.

شوخ طبعی

خنده باعث ترشح اندورفین در بدن می‌شود که به کاهش استرس و نگرانی کمک می‌کند. از اینکه شوخ‌طبع یا باهوش باشید نترسید، اما مطمئن شوید که شوخی شما متناسب با شرایط است. از شوخ‌طبعی‌تان برای ایجاد صمیمیت و جلب نظر دیگران استفاده کنید. شوخ‌‌طبعی بجا شما را فردی جذاب نشان می‌دهد.

در برخورد با دیگران تساوی را رعایت کنید

همیشه دیگران را مساوی با خود ببینید. پشت سر آن‌ها صحبت نکرده و از میان آن‌ها یک فرد را برگزیده نکنید. با مساوی قلمداد کردن دیگران با شما و با یکدیگر، شما احترام و اعتماد آنان را جلب می‌کنید. اگر مسئله‌ای محرمانه است محدودیت آن را مشخص کرده و از آن نگهداری کنید.

برای حل اختلاف‌ها تلاش کنید

همیشه بهتر است که مشکلات و اختلاف‌ها را بجای رها کردن حل کنید. افرادی که قابلیت برقراری ارتباط موثر دارند میانجی و مذاکره‌کنندگان خوبی هستند. آن‌ها یک‌طرفه قضاوت نکرده و به دنبال پیدا کردن راه حل برای اختلاف هستند.

نگرشی مثبت داشته باشید و لبخند بزنید

افراد کمی هستند که تمایل دارند اطراف شخص ناراضی بمانند. همه تلاش خود را بکار گیرید تا دوستانه رفتار کنید و پرانرژی و مثبت‌نگر باشید. دیدگاهی مثبت و شاد نسبت به زندگی داشته باشید: زمانی که زندگی طبق برنامه پیش نمی‌رود مثبت‌نگر مانده و از اشتباهات خود درس بگیرید. اگر پرانرژی و مثبت باشید، احتمال اینکه دیگران نیز با شما اینگونه برخورد کنند بیشتر است.

در همین راستا، اگر فردی شما را ناراحت و یا عصبانی کرد؛ قبل از واکنش نشان دادن چند ساعت صبر کنید تا به آرامش برسید. نارضایتی خود را با آرامش بیان کرده و به دنبال جنبه‌های مثبت در موقعیت مورد نظر بگردید و انتقاد بی‌دلیل نکنید.

استرس را کاهش دهید

برخی سناریوهای ارتباطی بسیار استرس‌زا هستند؛ اما، استرس می‌تواند از ارتباط موثر جلوگیری کند. در نتیجه، همه حاضرین باید تلاش کنند تا آرام بمانند و روی مسئله تمرکز کنند.

یادگیری مادام‌العمر

برای اکثر ما، بهبود مهارت های ارتباطی‌ مان فرآیندی ادامه‌دار است. احتمال رسیدن زمانی که صادقانه بگوییم دیگر نیازی به یادگیری بیشتر در مورد مهارت‌های ارتباطی نداریم و یا خود را متخصص قلمداد کنیم و دیگر اشتباهی در ارتباطاتمان نداشته باشیم، کم است.

اما، صرفا به دلیل عدم امکان «متخصص» شدن در این موضوع نباید از شروع فرایند اصلاح و بهبود سر باز زنیم.

بهبود مهارت های ارتباطی مطمئنا همه ارتباطات بین فردی شما را، چه در خانه و چه در محیط کار، بهبود می‌بخشد. این فرایند، سرمایه‌گذاری زمانی روی موضوعی است که قطعا نتیجه‌بخش خواهد بود.

 

منبع

یک دیدگاه

دیدگاهی بنویسید.

شرکت مشاوره مدیریت همرو

ارائه راه‌کار برای حل مسائل سازمانی در سطوح مختلف.

 

با ما در ارتباط باشید

آدرس: تهران- خ ولیعصر- بالاتر از میدان ونک- کوچه خلیل‌زاده- پلاک ۲۸

تلفن: ۸۷۶۳۴۸۵۴-۰۲۱
ایمیل: hi@hamro.org