حدود ۳۰ سال است که در زمینه سرمایه‌گذاری و فرآیندهای آن تجربه کاری دارم. با گذر این سال‌ها دیگر خوب می‌دانم که تشکیل هیات مدیره قدرتمند، کارآمد و بامهارت به چه خصوصیاتی نیاز دارد. جالب است بدانید که بیشتر این تجربیات را از طریق مشاهده کارهایی که نباید انجام بدهیم به دست آورده‌ام و برای یاد گرفتن تک‌تک آنها زحمات زیادی کشیده‌ام. طبق تجربه من، بیشتر هیات مدیره ها درست سازماندهی نمی‌شوند و به دلیل ادغام شدن با سرمایه‌گذاران دچار مشکلات زیادی هستند. عموما این هیات مدیره ها از اعضای نامناسبی تشکیل شده‌اند. اما راه حل چیست و چطور باید تشکیل هیات مدیره قدرتمند را انجام داد؟
برای تشکیل یک هیات مدیره قدرتمند چه مراحلی را باید طی کرد؟
تشکیل یک هیات مدیره خوب و قدرتمند کار دشواری است. اما با تشکیل یک هیات مدیره خوب، می‌توانید از ابتدا زمینه را برای موفقیت سازمان خود هموار کنید. همچنین این کار به شما کمک خواهد کرد تا مراحل رشد استارتاپ‌تان را به خوبی طی و نیازهای بلندمدت کسب‌وکار خود را برطرف کنید.
تشکیل هیات مدیره در واقع نوعی هنر است و برای انجام دادن درست آن باید نکاتی را بدانید. در ادامه نکات کلیدی تشکیل هیئت مدیره را به شما خواهیم گفت.
۱. به افرادی به جز سرمایه‌گذاران برای تشکیل هیات مدیره قدرتمند فکر کنید
فراموش نکنید تشکیل هیات مدیره فقط به این معنا نیست که سرمایه‌گذاران را جزو اعضای هیات مدیره خود بکنید. درحقیقت اگر تمام اعضای هیات‌تان از سرمایه‌گذاران باشند، ترکیب مناسب و درستی نخواهد بود. با این حال، این اتفاق بیشتر مواقع رخ می‌دهد؛ چون هر کدام از ذی‌نفعان و سهام‌داران، می‌خواهند تا به عنوان نماینده در هیات مدیره حضور داشته باشند که بتوانند از منافع خاص و قوانین خودشان مراقبت کنند.
وظیفه هیات مدیره این است که بتواند مرحله کنونی کسب‌وکار و همچنین خواسته‌های استراتژیک سازمان را به بازار نشان دهد. حال در بسیاری از موارد افرادی وجود دارند که خیلی بهتر از سرمایه‌گذاران از پس این کار بر می‌آیند.
پس اگر سرمایه‌گذاران تخصص کافی در زمینه بازار، فرآیند و سرمایه‌گذاری در کلاس جهانی نداشته باشند، استحقاق عضویت در هیات مدیره را ندارند. آنها فقط به جای اینکه ارزش مثبتی به هیات مدیره اضافه کنند، آن را از هدف اصلی‌اش دور می‌کنند.
این موضوع درمورد بنیان‌گذاران شرکت هم صادق است. با اینکه بنیان‌گذاران همیشه عضو ثابتی از تیم هستند، اما همیشه بهترین گزینه برای عضویت و تشکیل هیات مدیره نیستند.
۲. رئیسی برای تشکیل هیات مدیره پیدا کنید که تجربه فعالیت در آن را داشته باشد
برای اینکه بتوانید شرایط مناسبی برای پیشبرد شرکت فراهم کنید، به رئیسی باتجربه و باسابقه برای تشکیل هیات مدیره نیاز خواهید داشت. کسی را پیدا کنید که قبلا این کار را انجام داده باشد و دارای تجربه است.
اگر بخواهیم رئیس هیات مدیره را فقط براساس تجارب کاری غیرمرتبط انتخاب کنیم، اشتباه بزرگی انجام داده‌ایم. اشتباهی که اغلب سازمانها مرتکب آن می‌شوند. فردی که برای ریاست هیات مدیره انتخاب می‌شود باید حداقل ۵ تا ۱۰ سال سابقه فعالیت در هیات مدیره را داشته باشد و بتواند به‌طور موثر منافع مختلف ذی‌نفعان در داخل سازمان و خارج از سازمان (مانند اعضای هیات، کارمندان، سرمایه‌گذاران، قانونگذاران، بانکداران، تحلیلگران، سیاستگذاران و لابی‌گران) را مدیریت کنید. او همچنین باید بتواند با اطمینان و مهارت کافی مذاکره و راه‌حل‌های ماهرانه‌ای برای کارگزاران ارائه کند.
رئیس هیات مدیره کسی است که باید بتواند مربی مدیرعامل هم باشد و با پیشنهادات اصلاحی او را به مسیر درست هدایت کند و در فرایند استخدام به او در کنار او باشد. او همچنین باید در زمینه ادغام و اکتساب در سازمان فعالیت داشته باشد، باید بتواند با بانکداران همکاری کند و در جمع‌آوری سرمایه و خروج به سرمایه‌گذاران کمک کند.
رئیس هیات مدیره باید درواقع مدیران را گرد هم آورد و به آنها کمک کند تا عملکرد بهتری از خودشان نشان دهند. او کسی است که دیگران را رهبری می‌کند و این کار مسئولیت مهمی است. نمی‌دانم چرا با وجود اهمیت این نقش، در سازمانها موقعیت رئیس هیئت مدیره و مدیرعامل را به یک شخص محول می‌کنند!
یک شخص نباید هم رئیس هیئت مدیره و هم مدیرعامل باشد.
۳. در گفتگوهایتان شفاف باشید و کانال‌های ارتباطی‌تان را باز بگذارید
وقتی شرکتتان رشد می‌کند و می‌خواهید اعضای هیئت مدیره را تغییر دهید؛ باید با آنها روراست صحبت کنید. همه می‌دانند که وقتی شرکت رشد می‌کند، ممکن است سازمان به افراد جدیدتری احتیاج داشته باشد.
بدیهی است مدیری که در مرحله قبل از جذب سرمایه (راند A) به شما کمک کرده است، در مراحل بعدی سازمان (مثلا راند E) دیگر کارایی چندانی نداشته باشد و باید فردی جایگزین او شود. در چنین مواقعی باید با اعضای هیئت مدیره کاملا شفاف و صادقانه حرف بزنید و این مسئله را به‌مرور با آنها در میان بگذارید.
این کار باعث می‌شود که آنها در موقعیت‌های متغیر، غافلگیر نشوند و احساس نکنند که به مقام پایین‌تری تنزل پیدا کرده‌اند. همچنین برای این کار باید متقاضیان جدیدی را از خارج سازمان پیدا کنید.
خیلی مهم است که در فرایند انتخاب و مصاحبه با متقاضیان از اعضای فعلی‌تان هم کمک بگیرید و بگذارید آنها هم بخشی از این ماجرا باشند. بهترین مدیرعامل‌هایی که من تابه‌حال با آنها کار کرده‌ام، کسانی هستند که این نکته را رعایت می‌کنند. آنها خوب می‌دانند که چطور باید از رویکرد شفافیت برای تشکیل هیئت مدیره و انتخاب اعضا استفاده کنند.
۴. اندازه هیئت‌مدیره را بزرگ‌تر نکنید
زمانی عضو هیات مدیره شرکتی بودم که ۴۰ کارمند، ۴ مدیر ارشد و ۹ عضو هیئت مدیره داشت؛ این درحالی بود که حداقل ۴ نفر از اعضای این هیات اضافه بودند! با اینکه تعداد ایده‌آل اعضا برای تشکیل هیات مدیره در هر شرکتی متفاوت است، تجربه به من ثابت کرده که اغلب برای شرکت‌های مرحله B پنج نفر هم کافی خواهد بود.
برای کسب‌وکارهای Pre-IPO این تعداد معمولا به ۷ نفر می‌رسد. وقتی تعداد کمی برای عضویت در هیات مدیره درنظر بگیرید، از دیدگاه‌های متنوعی برخوردار خواهید شد و در عین حال می‌توانید نظم، تمرکز، فعالیت و تعهد را بین آنها حفظ کنید. اما باید مراقب این موضوع باشید که افراد زیاد ولی بدون خروجی مناسب نمی‌تواند کمک کننده باشد.
۵. برای بلندمدت برنامه‌ریزی کنید
بهترین هیات‌ها آن‌هایی هستند که ترکیب خوبی از مهارت‌ها، توانایی‌ها و دیدگاه‌ها را در خودشان جای داده‌اند. بنابراین با دقت فکر کنید و همه جوانب را بسنجید و ببینید چه کسی را برای عضویت در هیات مدیره باید انتخاب کنید. به خصوص در انتخاب رئیس باید دقت بیشتری داشته باشید چرا که این فرد در شکل‌دهی به فرهنگ سازمان و پیشبرد آن به سمت موفقیت نقش کلیدی خواهد داشت. این را هم در نظر بگیرید که احتمال دارد با هر یک از این افراد بین ۵ تا ۷ سال کار کنید. پس در تصمیم‌گیری‌هایتان برای تشکیل هیات مدیره، برنامه‌ریزی بلندمدت داشته باشد.
۶. از متقاضیانی که داوطلب عضویت در شکل دادن به هیات مدیره هستند بپرهیزید
تجربه ثابت کرده است افرادی که مشتاقانه به دنبال عضویت در تشکیل هیئت مدیره هستند، برای این کار مناسب نخواهند بود. این افراد معمولا بیشتر به علایق و اهداف شخصی خودشان اهمیت می‌دهند، تا منافع و اهداف سازمان! کسی که برای این جایگاه مناسب است، معمولا مشغله زیادی دارد که حتی به جایگاه بعدی‌اش فکر هم نمی‌کند.
در نتیجه این شما هستید که باید او را متقاعد کنید به هیات مدیره بیاید و با شما همکاری کند. با اینکه باید تلاش زیادی برای متقاعد کردنشان بکنید؛ باور کنید که انتخاب این چنین افرادی واقعا ارزشش را دارد. آنها خیلی بهتر از افرادی هستند که خودشان مشتاقانه متقاضی عضویت در هیئت مدیره می‌شوند.
۷. انتظارات خود را واضح بگویید تا اعتماد دیگران را جلب کنید
برای اینکه هیات مدیره قدرتمندی داشته باشید، فقط انتخاب اعضا و گردهم آوردن آنها کافی نیست. بعد از استخدام اعضا باید بتوانید از آنها به نفع خودتان استفاده کنید و کاری کنید جلسات هیات مدیره برایتان کاربرد داشته باشند. بنابراین برای ایجاد اعتماد و مدیریت موثر باید انتظاراتتان را خیلی شفاف و واضح برای آنها بیان کنید.
درست است که راهکار تعیین هدف‌های ساده و ارائه نتایج بسیار خوب جواب می‌دهد اما این روش مناسب نخواهد بود. چون هدف‌هایی که به سادگی قابل دسترسی باشند باعث پیشرفت نمی‌شوند. همچنین خوب است که خارج از اتاق هیئت مدیره هم با اعضا وقت بگذرانید تا ارتباطاتتان را با آنها گسترش دهید و بتوانید بین اعضای هیئت اعتماد ایجاد کنید.
سالانه یک جلسه استراتژی یک‌روزه برنامه‌ریزی کنید یا به صورت غیررسمی و مناسبتی با آنها ناهار بخورید تا روابط اعضای هیات با شما و با یکدیگر تقویت شود.
۸. جلسات هیئت را هدفمند کنید
جلسات هیات مدیره اغلب بسیار خسته‌کننده هستند. من بارها شنیده‌ام که مدیرعامل‌ها حتی آن را با جلسات دندانپزشکی مقایسه می‌کنند. درحالیکه آنها خودشان هستند که باعث کارآمدی یا ناکارآمدی این جلسات می‌شوند.
مدیرعامل باید با یک برنامه اجرایی به جلسه بیاید و آمادگی آن را داشته باشد که کنترل جلسه را بر عهده بگیرد. او باید بتواند تا انتظارات را مدیریت کند، درصورت لازم سختگیر باشد و در رابطه با مسائل خوب و بد منصفانه و بی‌پرده سخن بگوید.
قبل از جلسه برای اعضای هیئت مدیره، آگاه‌سازی صورت جلسه برای آنها ضروری است؛ پس باید مطمئن شوید که از قبل، صورت جلسه را بین آنها توزیع کرده و اعضای هیات وقت کافی برای خواندن آن اطلاعات داشته باشند تا برای صحبت در مورد مسائل با آمادگی لازم به جلسه بیایند.
روش هر هیاتی با هیات دیگر متفاوت است ولی من معمولا برای رسیدگی به مشکلات خاص از متخصصان خارجی و کمیته‌های فرعی استفاده می‌کنم. این کار باعث می‌شود که گروه‌های کوچک سریع‌تر به مسائل مربوط به قانون‌گذاری، حقوق، استخدام، سیاستمداری و غیره رسیدگی کنند و نتایج را به مدیرعامل و اعضای هیات مدیره گزارش دهند.
تشکیل هیات مدیره کارآمد نیازمند تلاش، صبر، شفافیت و گفتگوی موثر است. اعتماد می‌تواند شما را بین اعضای هیئت مدیره قدرتمند کند و در زمان‌های دشوار شما را سربلند بیرون آورد. همچنین، اگر هیئت‌تان از افراد مناسبی تشکیل شده باشد، به موفقیت و سطح عملکرد موردنظرتان خواهید رسید.
این مطلب ترجمه‌ای است از نوشته نویسنده BO ILSOE که عنوان پارتنر رشد سازمانی در نوکیا فعالیت می‌کرده است. Bo بیش از ۳۰ سال سابقه فعالیت در سازمان‌های سرمایه‌گذاری خطرپذیری که در حوزه تکنولوژی فعالیت می‌کنند دارد.
