گاهی اوقات جلسات فردی با کارمندان و مهمی که با اعضای تیمتان دارید شبیه به جلسات تحویل گزارش به نظر می‌آیند اما در این مقاله 4 راه‌حل پیش رویتان می‌گذاریم تا از این اتفاق جلوگیری کنید.
بعضی از مدیران رفته‌رفته کارکرد اصلی جلسه‌های یک‌به‌یک را فراموش می‌کنند و آن را شبیه به جلسه های تحویل گزارش کار برگزار می‌کنند. اگر 90 درصد از دستور کار جلساتتان شامل سوالات زیر می‌شود، باید بگویم شما هم جزو همین دسته قرار می‌گیرید:
- هفته گذشته چه کارهایی انجام دادی؟
- در حال حاضر روی چه پروژه‌های فعالیت داری؟
- در فلان پروژه در چه مرحله‌ای هستیم؟
ما در یکی از تحقیقات اخیرمان از بیش از 200 مدیر نظرسنجی کردیم تا ببینیم جلسات فردی با کارمندان را چطور پیش می‌برند و با توجه به پاسخ‌ها متوجه شدیم که 50 درصد از شرکت‌کنندگان فکر می‌کنند هدف این جلسات مطلع شدن از «وضعیت کارمندان» است.
جلسات فردی با کارمندان در واقع زمان و فضایی را برای مدیران و کارمندان به وجود می‌آورند تا بتوانند درباره رشد، توسعه، اهداف و موانع موجود در کار با یکدیگر به گفتگو بپردازند.
حال اینکه مدیران در این جلسات بیشتر در مورد وضعیت کارمندان سوال می‌کنند در واقع نوعی راه فرار است چرا که این کار هم برای کارمند و هم برای مدیر بسیار آسان‌تر است.
برانوئین اسمیت، معاون رئیس واحد عملیات کسب‌وکار در Influitive می‌گوید:
«اگر مراقب نباشید جلسات فردی که با کارمندان دارید در نهایت تبدیل به جلسات تحویل گزارش کار می‌شوند یا اینکه مدیر شروع می‌کند خودش کنترل این جلسه‌ها را بر عهده بگیرد؛ در صورتی که هدف از برگزاری جلسات فردی این نیست. در حقیقت در این جلسه‌ها باید نیازهای کارمندان را در اولویت و محوریت قرار دهید.»
چطور می‌توانید از چرخه «به‌روز رسانی وضعیت» رها شوید؟
1- انتظاراتتان را از نو برای کارمندان در جلسات فردی تعریف کنید
آسان‌ترین راه برای تغییر روند جلسه های فردی با کارمندان این است که مستقیم به سراغ اصل مطلب بروید و خیلی رو راست به طرف مقابل بگویید: «به نظرم جلسات فردی که با هم داریم، به جای اینکه به موضوع رشد و توسعه تو بپردازند، تبدیل به جلسات تحویل گزارش شده‌اند. خودت اینطور فکر نمی‌کنی؟»
وقتی می‌گوییم تحویل گزارش را از چرخه جلسات فردی حذف کنید، منظورمان این نیست که دیگر در مورد پروژه‌ها با او صحبت نکنید؛ فقط به این معنی است که این کارها را باید خارج از جلسات فردی انجام دهید چرا که این جلسات اهداف بسیار مهمتری دارند.
2- گفتگوهای مربوط به پروژه را به جلسه کاری دیگری محول کنید
وقتی می‌بینید که گفتگویتان در جلسه فردی به سمت گزارش پروژه کشیده می‌شود، گفتگو را همانجا متوقف کرده و جلسه‌ای جداگانه برای صحبت پیرامون آن تعیین کنید.
3- از پرسیدن سوالات زیر بپرهیزید:
- هفته پیش چه کارهایی انجام دادی؟
- این هفته مشغول چه فعالیت‌هایی هستی؟
- فلان پروژه در چه وضعیتی به سر می‌برد؟
- در رابطه با فلان موضوع در چه شرایطی هستیم؟
- در رابطه با فلان پروژه چقدر دیگه کار باقی مانده؟
- برای ارسال فلان محصول چه زمان آماده خواهیم بود؟
4- در عوض این سوالات را بپرسید:
- ترجیح می‌دهی چطور از من فیدبک دریافت کنی؟
- فکر می‌کنی من بیش از حد در کارهای روزانه تو دخالت دارم؟ یا برعکس هیچ دخالتی در آنها نمی‌کنم؟
- در مورد پروژه‌هایی که در آنها فعالیت داری چه فکری می‌کنی؟
- چه موانعی بر سر راهت وجود دارند که نمی‌گذارند بهترین عملکرد سازمانی را از خودت نشان دهی؟
- فکر می‌کنی اگر هر هفته یا هفته‌ای 2بار زمانی را برای گفتگو در مورد پروژه‌ها اختصاص دهیم یا کارها را چک کنیم بهتر می‌شود؟
- فکر می‌کنی در مورد پروژه‌هایی که روی آنها کار می‌کنی اطلاعات شفافی در اختیار داری؟
به یاد داشته باشید: جلسات فردی فقط مخصوص مدیران نیست.
این جلسات، زمانی هستند که به کارمندان اختصاص داده می‌شوند و برای آنها ارزش زیادی دارند. بنابراین مدیران نباید از آنها برای پی بردن به روند کار استفاده کنند.
مدیر عالی کسی است که هفته‌ای یک یا دوبار زمانی را خارج از جلسات یک‌به‌یک صرف گفتگو پیرامون پروژه‌ها کند، از کارکرد کارمندان عقب نماند و مجبور نشود زمان ارزشمند جلسات فردی با کارمندان را برای این کارها به هدر دهد.
