به نظر شما چگونه یک مدیر می‌تواند در عین صرفه‌جویی در زمان، میزان عملکرد کارمندانش را تا حد زیادی بهبود ببخشد؟ استخدام نیروی بااستعداد، اولین قدم در جهت بهبود عملکرد سازمان است. کار اصلی شما به عنوان یک مدیر زمانی شروع می‌شود که بتوانید بهترین عملکرد آنها را در طول زمان حفظ کنید. آن زمان است که در مسیر موفقیت بلندمدت شرکت قدم برمی‌دارید. شما همچنین این وظیفه مهم را بر عهده دارید که به شکلی هدفمند استراتژی‌هایی را در جهت بهبود عملکرد سازمان به کار ببرید که به پیشرفت کلی تیم کمک می‌کند. در ادامه موثرترین راهکارهای بهبود عملکرد کارمندان را با هم بررسی می‌کنیم.
چرا بهبود عملکرد کارمندان مهم است؟
مهم‌ترین عامل رسیدن یک سازمان به اهدافش را می‌توان میزان عملکرد کارکنانش دانست. به عبارتی می‌توان گفت کارمندانی که به شکل سازنده‌ای در شرکت فعالیت می‌کنند، باارزش‌ترین دارایی آن سازمان به شمار می‌آیند.
آن زمان که کارمندانی متعهد، باانگیزه و خلاقی داشته باشید، می‌توانید با خاطری آسوده به تمام اهدافی که برای سازمانتان تعیین کرده‌اید برسید. این موضوع نه‌تنها می‌تواند به مسیر حرکت درست شرکت در جهت اهدافش کمک کند، بلکه میزان رضایت کارمندان و مدت‌زمان فعالیت آنها را در درون سازمان هم افزایش می‌دهد.
راهکارهای موثر برای بهبود عملکرد کارمندان
هم‌زمان با تغییراتی که در روش کار در جهان شکل می‌گیرد، بسیاری از شرکت‌ها در حال ارزیابی موثرترین راه‌ها برای افزایش عملکرد کارکنان هستند؛ بااین‌وجود اکثر مدیران در تشویق کارمندان به بهبود عملکردشان با چالش‌های زیادی مواجه می‌شوند.
مقابله با چالش‌های پیش‌آمده هم تنها بر عهده مدیران یک سازمان است. آنها باید با ایجاد تغییراتی در سیستم محل کار در برابر این چالش‌ها مقاومت کنند. بازسازی فرهنگ سازمانی به شکلی که مکانیسم‌های پشتیبانی، فرصت‌های بازخورد، توسعه حرفه‌ای و موارد دیگر را شامل شود، می‌تواند به کارکنان کمک کند تا به اهدافی که برای آنها تعیین کرده‌اید برسند.
در ادامه موثرترین اقدامات برای بهبود عملکرد نیروی انسانی سازمان را به شما معرفی می‌کنیم.
۱. وظایف را مطابق با مهارت‌ها تعیین کنید
اطلاع از مهارت‌ها و سبک‌های رفتاری کارمندان برای استفاده از حداکثر کارایی آنها اهمیت زیادی دارد. مثلا یک فرد برون‌گرا، خلاق و خوش‌صحبت برای جایگاه بازاریابی یا ارتباط با مشتریان مناسب است. اینکه از همه کارمندان خود انتظار داشته باشید که در همه چیز عالی باشند خیلی منطقی نیست؛ به‌جای آن، قبل از اینکه به کسی وظیفه یا پروژه‌ای را محول کنید، از خود این سوال را بپرسید که: آیا این شخص برای انجام این کار گزینه مناسبی است؟ اگر پاسختان به این سوال منفی بود، شخص دیگری را برای انجام آن انتخاب کنید که مهارت‌های او با پروژه مطابقت بیشتری دارد.
۲. محتواهای آموزشی را به طور منظم به کارمندان خود ارائه کنید
روند یادگیری یک فرایند مداوم است. اما شما لازم نیست برنامه فشرده‌ای برای آموزش و ارتقای مهارت‌های کارمندان خود در نظر بگیرید. همین که یک تجربه یادگیری مستمر را در برنامه خود بگنجانید و با انتشار محتواهای آموزشی جدید و به‌روز اطلاعات آنها را افزایش دهید، برای رشد آنها کافی است.
هیچ‌وقت آنها را با اسلایدهای خسته‌کننده پاورپوینت خسته نکنید. در عوض از استراتژی‌های جدیدتر و موثرتر برای آموزش استفاده کنید.
۳. ارتباط هدفمند برقرار کنید
ارتباط ناکارآمد با کارمندان می‌تواند باعث بی‌انگیزگی و سردرگمی بیشتر آنها و بی‌تفاوتی نسبت به وظایفشان شود؛ بنابراین برای جلوگیری از چنین اتفاقاتی به‌عنوان یک مدیر باید بتوانید با کارکنان خود ارتباط موثری برقرار کنید. به شکلی که آنها بتوانند وظایف شغلی و اهداف کلی سازمان را به‌خوبی درک کنند.
شرح شفاف وظایف و مسئولیت‌های آنها، مهم‌ترین اقدام برای ایجاد یک ارتباط موثر با کارمندان است.
۴. اهدافتان را واضح و متمرکز نشان دهید
اگر کارمندان تصویر روشنی از اهداف شرکت نداشته باشند، نباید انتظار بهبود عملکرد از آنها داشته باشید. باید بتوانید اهدافتان را به‌وضوح برایشان تعریف کنید. طوری که قابل‌اندازه‌گیری، قابل دستیابی و واقع‌بینانه به نظر برسند. در غیر این صورت کارمندان شما بازدهی بسیار کمی خواهند داشت.
به شکل واضحی به کارمندان خود توضیح دهید که دقیقا چه انتظاراتی از آنها دارید و به آنها بگویید هر یک از وظایف آنها چه تاثیری در اهداف کلی شرکت خواهد گذاشت.
۵. دلایل عملکرد ضعیف را شناسایی و برطرف کنید
اگر کارمندان شما آن‌طور که انتظار دارید عملکرد خوبی از خود نشان نمی‌دهند، اولین کاری که باید بکنید این است که دلیل آن را بررسی کنید. شاید فرد مناسبی را برای آن شغل در نظر نگرفته‌اید، یا اینکه آن فرد نیاز به آموزش متمرکزتر و تخصص بیشتری داشته باشد.
با اطلاع از دلیل افت عملکرد کارمندان می‌توانید اقدامات لازم برای رفع مشکل را خیلی زود انجام دهید. بررسی منظم میزان پیشرفت آنها و انجام نظرسنجی‌های مداوم از آنها می‌تواند یکی از موثرترین راهکارهای بهبود عملکرد کارکنان به شمار بیاید. یکی دیگر از بهترین روش‌ها برای شناسایی عملکرد کارکنان، انجام روش‌های ارزیابی عملکرد و سنجش عملکردی است.
اگر برایتان این سوال پیش‌آمده که سنجش عملکردی چیست، باید گفت این کار جزو فعالیت‌های منظمی است که هر سازمانی با کمک بخش منابع انسانی باید آن را انجام دهد. با کمک آن می‌توانید حدود توانایی هرکسی را باتوجه‌به وظایف او تخمین بزنید و با سنجش ویژگی‌های او بهترین جایگاه شغلی را برای او در نظر بگیرید یا مسیر پیشرفت شغلی او را هموارتر کنید.
۶. انتظارات خود را مدیریت کنید
در زمان تعیین اهداف و وظایف برای تیم خود باید بتوانید انتظارات خود را مدیریت کنید و با یک دیدگاه واقع‌بینانه به هرکس نگاه کنید. به این نکته دقت کنید که هیچ‌وقت فشار زیاد روی اعضای تیم خود وارد نکنید، سخاوتمندانه رفتار کنید و به آنها زمان کافی برای انجام پروژه‌هایشان بدهید.
۷. از کارمندان خود قدردانی کنید
زمانی که قصد دارید از کارکنان خود قدردانی و تشکر کنید، به این توجه کنید که هرکسی ترجیحات فردی خود را دارد. مثلا ممکن است یک نفر دوست داشته باشد در جمع از او تشکر شود؛ درحالی‌که نفر دیگر به یک تشکر ساده خصوصی راضی باشد.
علاوه‌برآن روش‌های زیادی برای قدردانی و تشکر وجود دارد که انگیزه کارمندان را هم برای ادامه کار افزایش می‌دهد. در ادامه بعضی از آنها را معرفی می‌کنیم:
- مرخصی اضافه: به‌جای پاداش یا افزایش حقوق، می‌توانید به کارمندان خود مرخصی اضافی با حقوق بدهید.
- آنها را به شام یا ناهار دعوت کنید: می‌توانید تیم را برای ناهار، شام یا یک عصرانه ساده بیرون ببرید. یا اگر زمان یا فرصت کافی برای این کار ندارید به آنها کارت هدیه یا کوپن تخفیف از رستوران‌ها یا فروشگاه‌ها را بدهید.
- با دست خط خود از آنها تشکر کنید: برایشان پیام شخصی بفرستید یا در یادداشتی از جانب شخص خودتان از او تشکر کنید.
۸. از تکنولوژی‌های جدید برای کار استفاده کنید
سرمایه‌گذاری روی تکنولوژی‌های کارآمد می‌تواند به طرز چشمگیری در بهبود عملکرد سازمان تاثیر بگذارد. وسایل ارتباطی پیشرفته یا نرم‌افزارهای آنلاین می‌توانند باعث ساده‌سازی کارها و سرعت بخشیدن به فرایند کار و در نتیجه افزایش کیفیت پروژه کمک کنند.
به‌عنوان‌مثال، به‌جای استفاده زمان‌بر از کاغذ، می‌توانید از فناوری‌های جدید برای ذخیره‌سازی اسناد خود استفاده کنید. فناوری‌های آنلاینی مثل دراپ‌باکس یا گوگل درایو می‌توانند کمک زیادی به شما کنند. یا استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مثل ترلو به مدیران تیم برای برنامه‌ریزی کارآمدتر و تعیین وظایف به شکل منظم‌تری کمک کنند.
۹. انعطاف‌پذیر باشید
ایجاد برنامه کاری انعطاف‌پذیر یا انتخاب روزهایی از هفته برای دورکاری می‌تواند به کارمندان کمک کند که سازنده‌تر عمل کند و حس اعتماد و رضایت بیشتری به کارشان داشته باشند. بسیاری از مدیران به‌اشتباه تصور می‌کنند دورکاری می‌تواند میزان بهره‌وری کارمندان را کاهش دهد. درصورتی‌که وقتی کارمندان مجبور نباشند وقت و انرژی‌شان صرف رفت‌وآمد کنند، می‌توانند با میزان انرژی بیشتری در کارها مشارکت داشته باشند.
۱۰. محیط کاری مثبت‌تری بسازید
ایجاد یک محیط کار مثبت می‌تواند پتانسیل اعضای تیم شما را به حداکثر برساند. اول‌ازهمه، کارمندان خود را تشویق کنید که تعادل بین کار و زندگی را رعایت کنند. در قدم بعدی گزینه‌های دورکاری را برای همه امکان‌پذیر کنید.
برای جلوگیری از فرسودگی کارمندان خود، آنها را تشویق کنید که به طور منظم استراحت کنند. اگر حس می‌کنید کارمندانتان استرس دارند، با آنها صحبت کنید و دلیل آن را جویا شوید.
۱۱. موفقیت‌ها را جشن بگیرید
اکثر مدیران اغلب فراموش می‌کنند که برای تجلیل از کارکنانی که به نتایج قابل‌توجهی دست یافته‌اند، وقت بگذارند. سعی کنید برای تمام پیروزی‌های کوچک و بزرگی که سازمانتان کسب می‌کند جشن بگیرید و از عاملان آن تشکر و قدردانی کنید. به آنها تبریک بگویید تا احساس ارزشمندی کنند تا در عملکردهای بعدی‌شان بسیار بهتر عمل کنند.
کلام آخر
بهبود عملکرد کارمندان همیشه برای رشد هر کسب‌وکاری بسیار مهم است. فراموش نکنید برای اینکه به اهداف سازمانی خود برسید، اول‌ازهمه باید روی اعضای تیمتان سرمایه‌گذاری کنید و آنها را باارزش‌ترین دارایی خود بدانید.
این درست است که روش‌های بهبود عملکرد کارکنان نیاز به زمان و انرژی دارد. اما شک نکنید که ارزشش را دارد. ما در این مقاله موثرترین راهکارهای بهبود عملکرد کارمندان را به شما معرفی کردیم. کارمندان شما با به‌کارگیری این راهکارها خوشحال‌تر و باانگیزه‌تر کار می‌کنند و می‌توانند بهترین پتانسیل خود را نشان دهند.
