در گذشته، آموزش کارکنان بیشتر در طول فرآیند ورود به شرکت انجام میشد. اطلاعات به استخدامشدگان جدید داده میشد و انتظار میرفت که آن را به اندازه کافی حفظ کنند تا از آن به درستی در کار استفاده کنند. تعجبی ندارد که روش «تلاش کمتر و دعا برای رسیدن به نتیجه مورد نظر» با گذشت زمان کمتر موثر بوده است؛ زیرا شاگردان امروز جهان را به صورت بصری و دیجیتالی تجربه میکنند و این موضوع به سرعت در حال حرکت به سمت جلو است. بنابراین استفاده از برنامه های آموزشی مناسب به عنوان راهکارهای توسعه تیم بسیار لازم است.
این روزها، برنامههای یادگیری که بر تقویت و بهبود مستمر تمرکز دارند؛ به دلیل میزان موفقیت بالاتر در حال تبدیل شدن به استاندارد صنعت هستند. منطقی به نظر میرسد. ایمنی هرگز «یک بار انجام شود و تمام» نیست و اغلب زمانی که ما بیش از حد احساس راحتی میکنیم، حادثه رخ میدهد. متاسفانه، در صنعت ما، نقصان میتواند خیلی بدتر از یک لغزش ساده و سقوط باشد. حوادث میتواند منجر به تصادف، جراحت، قطع عضو و حتی مرگ شود.
موثرترین برنامههای آموزشی که راهکارهای توسعه تیم هستند برای اطمینان از درک بهتر، حفظ و تمرین مداوم بر فرآیندهای سیستماتیک معتبر و تقویت آن متکی هستند. ابتدا درک شدن میآید و پس از آن عمل صحیح رخ میدهد. در حالی که در آموزشهایی که روی تعامل تمرکز دارند؛ ممکن است فشار بر نیروهای کار و منابع قبلی کمتر به نظر برسد. روشهای موثرتری وجود دارد که میتوانید با شروع آن، برنامه های ایمنی و بهداشتی خود را به راحتی عملی کنید.
همچنین مهم است که جلوتر از حال نگاه کنید و برنامههایی پایدار ایجاد کنید که به شما در توسعه رهبران آینده کمک میکند تا آنها نیز بتوانند سالهای بعد، بهبود عملکرد سلامت و ایمنی را ادامه دهند.
در زیر پنج روش برای ارتقا برنامه آموزشی در راستای توسعه تیم به عنوان راهکارهای توسعه تیم شما ارائه میشود.
پنج راهکار برای ارتقا برنامه آموزشی در راستای توسعه تیم
۱. توسعه برنامههای یادگیری برای ساده کردن آموزش و استفاده از گزارش مرکزی برای رسیدگیهای آسانتر
آموزش خودکار راهی برای استانداردسازی فرآیندهای یادگیری و محتوا است؛ به خصوص زمانی که مقیاسبندی برای عملیاتی بزرگتر باشد. در واقع، تدوین برنامههای یادگیری (متشکل از دورههای مورد نیازی که سرپرستان ممکن است «نصب و اجرا» کنند) آموزش را کارآمدتر میسازد. برنامههای آموزشی را میتوان با توجه به نقشها یا دپارتمانها طراحی کرد؛ سپس به طور مداوم آن را برای هر فرد استخدام شده جدید تخصیص داده و برای تقویت مداوم استفاده کرد. برنامههای یادگیری به کارمندان اجازه میدهد تا با داشتن برنامههای آموزشی و توسعهای «مخصوص به خود»، توانمندتر شوند.
یکی از حوزههای آموزشی که مدیریت آن چالشبرانگیز است؛ مستندسازی تطبیقی است. توسعه یک سیستم گزارشدهی مرکزی برای پیگیری روند پیشرفت هر کارمند و اندازهگیری و مستندسازی اثربخشی فرآیندهای آموزشی بسیار حیاتی است. پیگیری آموزش میتواند بین تغییر عملیات، مقررات در حال تحول، حجم معاملات بالا و اغلب روشهای اسناد آنالوگ، کاری عادی باشد. یک سیستم ماژولار کامپیوتری میتواند مستندسازی آموزش و ارزیابی اثربخشی را با ثبت و داده را برای بازیابی آسان روی فضای ابری ذخیره کند. این عمل میتواند کارها را برای شما آسانتر کند؛ برای مثال در طول حسابرسی و یا بازرسی اداره کل بهداشت و ایمنی در م حل کار (OSHA).
۲. جلسات کارآمدتر با جلسه خلاصه
جلسات خلاصه (Shift huddle) به رهبری سرپرستان، روشی موثر برای تکرار مفاهیم مهم آموزشی و قرار گرفتن همه در یک سطح است. همچنین فرصت ارزشمندی برای رویارویی با زمان است و به سرپرستان این امکان را می دهد تا گروه را خطاب قرار داده و به سوالات سریعا پاسخ دهند. با این حال، جلسات خلاصه بسته به سرپرست، ممکن است متفاوت باشد. هر سرپرست در جلسات رهبری یا مدیریت زمان مهارت ندارد.
بسیاری از شرکتهای پیشرو با استفاده از «راهنماییهای» جلسات خلاصه که از پیش تعیین شدهاند؛ موفقیت کسب کردهاند. آنها نه تنها با دادن برنامهای به سرپرستان در وقت صرفهجویی میکنند؛ بلکه به جلسات کمک میکنند تا در مسیر درست باشند و رسالت را ثابت نگه دارند. برای دسترسی بیشتر، میتوان از راهنماهای چند زبانه برای دستیابی به همه افراد در تیمهای مختلف استفاده کرد. به یاد داشته باشید که در فرایندهای ارتباطی باید تفاوت در زبان، فرهنگ و سواد را به حساب آورد.
۳. تقویت و تکرار برای دستیابی به بهترین نتیجه
مطالعات نشان میدهد که تا ۸۰ درصد از موارد آموزشی در۳۰ روز اول فراموش میشوند؛ مگر اینکه آن آموزش تقویت شده باشد. کارکنان به احتمال زیاد اطلاعات را به طور مداوم و با روش سریع و کارآمد حفظ میکنند. بهترین راه برای ارائه سریع اطلاعات، یادگیری «انفجاری» و یا دروس کوتاهی است که مفاهیم اصلی معرفی شده در آموزش را تقویت میکنند. نه تنها هضم تمرینات کوتاهتر آسانتر است؛ بلکه میتوان آنها را به سرعت و اغلب در حین کار انجام داد. از آنجا که در تولید هر دقیقه اهمیت دارد؛ استفاده از «زمان استراحت» برای ارائه آموزشهای کوچک میتواند کارایی برنامه آموزشی شما را به حداکثر برساند.
یک روش موفق دیگر برای تقویت آموزش، برنامههای مبتنی بر رفتار است که در آن کارکنان یکدیگر را در حین کار مشاهده و مربیگری میکنند و نمونههایی از رفتار مناسب و فرصتهای اصلاح را مستندسازی میکنند.
۴. مربیگری یک به یک
موثرترین آموزش شامل سطح مربیگری یک به یک است که به صورت ایدهآل در سطح پایین انجام میشود. بسیاری از آییننامهها نیاز به مشاهدات رسمی دارند. با این حال، پیدا کردن زمان و نگه داشتن سوابق خوب میتواند چالشبرانگیز باشد. برخی از شرکتها با استفاده از برنامههای تلفن همراه که ضبط و تایید صحت شیوههای درست را انجام میدهند و اقدامات اصلاحی در فضای ذخیره سازی ابری را ردیابی و مدیریت میکنند. با آمادگی برای اندازهگیری اثربخشی و حسابرسی ۲۴ ساعته، مربی خود شوید.
۵. ایجاد یک سیستم برای تبدیل کارمندان اصلی به رهبران
در حالی که بهبود برنامههای آموزشی برای کارکنان جدید و فعلی ضروری است؛ مدیریت باید برنامههایی ایجاد کند تا کارکنان اصلی را برای رهبری آماده کند. همیشه برنامههای جانشین را در نظر داشته باشید و مطمئن شوید که افراد ارشد شما دانش سخت به دست آمده خود را به افراد جدید منتقل میکنند تا در نهایت آنها جایشان را بگیرند.
اغلب اوقات ما بهترین کارکنان اصلی خود را به سرپرستی و پستهای مدیریتی ارتقا میدهیم؛ اما آنها بعد از هفتهها کار در شغل جدید، با کارهای ناآشنا مثل مدیریت همکاران سابق و برخورد با تشریفات اداری، دستپاچه میشوند. هنگامی که ناامیدی افزایش مییابد، زیر فشار میروند و کار خود را متوقف میکنند و مدیریت را ترک میکنند تا جایگزینی پیدا کنند. دقت کنید که در آموزش رسمی و با کیفیت بالا برای رهبران جدید خود سرمایهگذاری کنید.
همانطور که نسلهای مسنتر بازنشسته میشوند و نسل بعدی کارکنان برای پر کردن نقشهای خالی باقی میمانند؛ ضروری است که رهبری جدید را از قبل آماده کنیم. آنچه بسیاری از این سرپرستان جدید به زودی کشف خواهند کرد این است که ممکن است در اجرای عملیات سطح پایین به خوبی مهارت داشته باشند؛ اما مهارتهای لازم برای رهبری تیمهای موفق را ندارند.
سرپرستان قوی باید بدانند که چگونه میتوانند ارتباط برقرار کنند و اعتماد به نفس خود را ابراز کنند تا باعث اعتماد در تیم های خود شوند. الزامات ارتباطی، شامل ایجاد انگیزه بیشتر در کارکنان، تشویق کار تیمی موثر، برخورد با مسائل شخصی روزانه است که ممکن است مطرح شود. هنگام کار روی برنامههای توسعه خود، به تفاوت بین مدیریت و رهبری توجه داشته باشید. ما امور را مدیریت کرده و افراد را هدایت میکنیم. دو کتاب خوب برای کمک به شما در تهیه یک برنامه آموزش رهبری، قدرتمندترین اصل رهبری جهان: چگونه رهبری خادم شویم؟ (The World’s Most Powerful Leadership Principle: How to Become a Servant Leader) نوشته جیمز سی هانتر (James C Humnter) و رهبری: قدرت هوش هیجانی (Leadership: The Power of Emotional Intelligence) نوشته دنیل گلمن (Daneil Goleman) هستند.
چگونگی تناسب میان آموزش موثر در جهت دستیابی به اهداف تولید برای توسعه تیم
شرکتها میتوانند با تمرکز منابع کافی روی توسعه نسل بعدی رهبران، از مشکلات بعدی که ممکن است ناشی از نرخ بالای گردش مالی باشد، اجتناب کنند. برنامهای آموزشی که به سرپرستان مهارتهای نرم را آموزش میدهد و به مدیران میآموزد که چگونه تیمهای موفق را هدایت کنند؛ مثلا استراتژیهای ارتباطی موثر، میتواند تفاوت محسوسی از زمین تا آسمان ایجاد کند و این یکی از راهکارهای توسعه تیم است.
اهداف تولید و زمانبندی دقیق، زمان گذاشتن برای آموزش توسعه رهبری را دشوار میسازد. چالش واقعی، ابداع راهی برای متناسبسازی آموزش رهبری مؤثر، در کنار پشتیبانی از اهداف تولید است. موفقیت نه تنها به محتوایی که تحویل داده میشود، بلکه به نحوه تحویل آن نیز بستگی دارد؛ مثلا، کی و چه مدت؟
ماژولهای کوتاه آموزش آنلاین که میتوانند به سرعت و بدون توقف در تولید تحویل داده شوند، بهترین گزینه هستند. دورههای الکترونیکی به سرپرستان این امکان را میدهند تا آموزش را در زمان بیکاری، بدون مسافرت انجام دهند و بیشترین انعطافپذیری را در بخشها و برنامههای مختلف ارائه دهند.
همچنین محتوای آموزشی موثر نیز باید برای اجتناب از حواسپرتی و ترکیب تمرینات تعاملی، مورد استفاده قرار گیرد. مطالعات نشان میدهد که وقتی شاگردان پاسخ سوالات را پیشبینی میکنند؛ احتمال بیشتری دارد که بر دانش تمرکز بیشتری داشته و آن را حفظ کنند. در نهایت، آموزش باید برای هدایت رهبران آینده به صورت یک به یک، با استفاده از آخرین تکنولوژی موجود، مانند برنامههای آموزشی تلفن همراه، باشد.
در حالی که بسیاری از برنامههای مدیریتی که در حال حاضر در بازار هستند، معمولا برای کارمندان دفتری در محیطهای سازمانی طراحی شدهاند؛ نه کارکنان اصلی در خط تولید؛ یا به عنوان سمینارهای آخر هفته ارائه میشوند که آنها هم به بودجه و مسافرت نیاز دارند. در حال حاضر برنامههای آموزش رهبری آنلاین وجود دارند که به طور خاص برای توسعه سرپرستان در دنیای منحصر به فرد تولید، طراحی شدهاند. این برنامهها به عنوان بخشی از کتابخانهای از راهکارهای آموزشی بوده و آماده بررسی هستند؛ مانند آموزش الکترونیکی برای کارکنان که فقط برای خودشان باشد.
راهکارهای زیادی برای تقویت آموزش ایمنی کلی و توسعه رهبری و توسعه تیم وجود دارد و همه آنها به منابع، بودجه و فرهنگ بستگی دارند. راهکارهای توسعه تیم ارائه شده ممکن است در اغلب مواقع با هر امکاناتی برای بهبود فوری تعامل کارکنان اجرا شود که مرحله موفقیت آینده را تعیین میکند.
