جلسات تیمی برای حفظ پویایی و مشارکت اعضای تیم ضروری است و فرقی نمی‌کند که این اعضا در کنار هم حضور داشته باشند یا نه، اما جلسات تیمی باید برگزار شوند. به عنوان یک رهبر یا یک مدیر این وظیفه شماست که از برگزاری جلسات تیمی در مواقع نیاز اطمینان حاصل کنید و همه اعضا را به شرکت در آن تشویق کنید. اما با توجه به اینکه اعضای یک تیم دورکار نمی‌توانند در جلسات فیزیکی حضور داشته باشند، بهتر است که جلسات آنلاین و مجازی داشته باشید. در ادامه همراه باشید تا تمام آنچه که برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی نیاز دارید را به شما بگوییم.
بر اساس مطالعات کارمندان از راه دور بیشتر از کارمندان حضوری در جلسات شرکت می‌کنند. ۱۴ درصد از کارمندان دورکار در هفته در بیش از ۱۰ جلسه شرکت می‌کنند، درحالی‌که تنها ۳ درصد از کارمندان حضوری در هفته در بیش از ۱۰ جلسه حاضر می‌شوند.
جلسات تیمی بهترین گزینه برای تقویت ارتباطات، مشارکت، انتقال اطلاعات و آشنایی تیم با سازمان است. اما در جلسات آنلاین و مجازی چطور می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که یک جلسه تیمی و کارآمد داریم و برای همه اعضا موثر است؟
جلسه از راه دور چیست؟
جلسه از راه دور که به جلسه آنلاین و مجازی هم شناخته می‌شود، برای افرادی کاربرد دارد که موقعیت‌های مکانی متفاوتی هستند و با کمک ویدیو کنفرانس یا تماس تلفنی آنلاین با یکدیگر صحبت می‌کنند. این جلسات از راه دور هم برای اعضای درون سازمانی تیم و هم برای گفتگو با شرکا یا مشتریان استفاده می‌شود.
ابزارهای رایج برگزاری جلسه آنلاین و مجازی
- نرم‌افزارهای ویدیو کنفرانس
- سخت‌افزارهای ویدیو کنفرانس
- مانیتور و نمایش‌دهنده صفحه
- کامپیوتر یا لپ‌تاپ
چگونه یک جلسه آنلاین و مجازی موثر داشته باشیم؟
پیش از برگزاری جلسات
۱. انتخاب نرم‌افزار مناسب
نرم‌افزارهای بسیاری برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی وجود دارند که بعضی از آنها رایگان و بعضی دیگر اشتراکی هستند. برای مثال نرم‌افزار Zoom برای برگزاری جلسات از راه دور بسیار مفید است. انتخاب نوع نرم‌افزار به شما بستگی دارد، آنها را ارزیابی کرده و مناسب‌ترین آن را برای تیم دورکار خود انتخاب کنید.
۳. انتخاب سخت‌افزار مناسب
در کنار انتخاب نرم‌افزار، شما باید سخت‌افزار مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی را هم انتخاب کنید. چرا که اتصال ضعیف و نامناسب ابزارهای صوتی و تصویری می‌تواند روی کیفیت جلسات شما اثرگذار باشد. دوربین فیلمبرداری، میکروفون، بلندگو و سایر سخت‌افزارهای لازم برای برگزاری جلسات از راه دور را باید بررسی و انتخاب کنید.
۳. دعوت از اعضای تیم برای مشارکت در جلسات آنلاین
برنامه‌ریزی برای برگزاری جلسات آنلاین و از راه دور را نباید فراموش کنید. بهتر است که جلسات آنلاین و مجازی بیشتر از یک ساعت طول نکشد، نگر اینکه زمان کاری برای آن مشخص کرده باشد. بعضی شرکت‌ها حتی روزهایی را با عنوان «امروز بدون جلسه» نام‌گذاری کرده‌اند تا افراد بیش از حد درگیر جلسات نشوند.
برگزاری جلسات زیاد می‌تواند روی میزان بهره‌وری و زمان کاری اعضای تیم تاثیر منفی بگذارد. به همین دلیل پیش از برگزاری جلسات آنلاین و مجازی، بهتر است که برنامه کاری تک‌تک اعضا را بررسی کرده و یک زمان مشخص برای جلسات تعیین کنید.
اعضای تیم شما ممکن است که در موقعیت‌های زمانی متفاوتی باشند، به همین دلیل باید بتوانید که یک زمان مشترک میان تمام اعضا پیدا کنید و برای این زمان مشترک برنامه‌ریزی کنید. فراموش نکنید که جلسات آنلاین خود را زود به پایان برسانید تا خیلی طولانی نباشد.
۴. نوشتن دستورالعمل جلسات
پیش از برگزاری جلسات آنلاین و مجازی، اهداف جلسات را مشخص کنید و دستورالعمل آن را بنویسید. در دستورالعمل جلسه، موضوع‌هایی که می‌خواهید درباره آن بحث کنید را بنویسید و پیش از برگزاری جلسه به دست اعضای تیم برسانید. به اعضای تیم زمان کافی بدهید تا موضوعات و اهداف مطرح در دستورالعمل جلسه را بررسی کنند تا بتوانند با آمادگی کافی در جلسات حاضر شوند.
۵. انتخاب تسهیلگر برای جلسات
برای جلسات خود یک فرد را به عنوان تسهیلگر انتخاب کنید. این تسهیلگر موظف است که مطمئن شود تمامی اعضای تیم در جلسه حضور داشته و فرصت یکسانی برای مشارکت دارند. یکی از مهم‌ترین چالش‌های جلسات آنلاین، در میان صحبت پریدن اعضای تیم است. تسهیلگر باید این موارد را کنترل کند و اجازه ندهد که صحبت اعضا نیمه کاره بماند.
همچنین او باید نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی را کنترل کند و از صحت کارایی آنها اطمینان حاصل کند.
در زمان برگزاری جلسات
۶. تعیین زمان برای آشنایی در جلسات
معمولا شناخت و مشارکت بین اعضای یک تیم دورکار به سختی پیش می‌آید و ارتباط با همکاران از چالش‌های تیم‌های دورکار است. به همین دلیل در ابتدای شروع جلسات زمان کوتاهی را تعیین کند تا افراد با یکدیگر آشنا شده و گفتگو‌های غیررسمی داشته باشند. اجازه دهید تا افراد خود را معرفی کنند و ارتباط دوستانه‌ای با همکاران دورکار خود ایجاد کنند.
۷. رعایت آداب معاشرت
اولین قانون مشارکت در جلسات از راه دور، حضور به موقع در جلسه آنلاین است. از پاسخ دادن به پیام‌ها و ایمیل‌های خود در حین برگزاری جلسات آنلاین و مجازی خودداری کنید. همزمان صحبت نکنید و اجازه دهید تا ابتدا همکارتان صحبتش تمام شود. با رعایت آداب معاشرت می‌توانید بهره‌وری جلسات خود را افزایش دهید.
پس از برگزاری جلسات
۸. نوشتن صورت‌جلسه
پس از اتمام جلسه، صورت‌جلسه آن را بنویسید و تمام کارها و اهدافی که باید پیگیری شود را مشخص کنید. سپس این صورت‌جلسه را برای تمام اعضای تیم ارسال کنید و مشخص کنید که هر کس مسئول اجرای کدام وظیفه است.
۹. ارسال ویدیو ضبط شده از جلسه
اگر بعضی از اعضای تیم به هر دلیلی نتوانستند در جلسه شرکت کنند، برای آنها ویدیو یا صدای ضبط شده از جلسه را ارسال کنید و مطمئن شوید که آنها را گوش داده و فعالیت‌های خود را پیگیری می‌کنند.
انواع جلسه از راه دور چگونه است؟
۱. جلسات دایمی روزانه یا هفتگی
زمان تقریبی: ۱۵ تا ۳۰ دقیقه
جلسات دایمی روزانه یا هفتگی بهترین روش برای اطمینان از حضور و مشارکت تمامی اعضای تیم و پیگیری فعالیت‌هاست. در چنین جلساتی معمولا به هر عضو حدود ۲ تا ۵ دقیقه زمان داده می‌شود تا کارهای هفته یا روز گذشته خود را شرح دهد.
در این جلسات می‌توانید از هر چیزی که به آن نیاز دارید یا از ایده‌ها و خلاقیت‌ها برای پیشبرد کارها صحبت کنید. این جلسات برای تیم‌های از راه دور که اعضا در کنار هم حضور ندارند و نمی‌توانند روزانه درباره کارها و پروژه‌ها با یکدیگر صحبت کنند بسیار مفید است. همچنین به افزایش مشارکت و ارتباطات اعضای تیم کمک می‌کند. بااین‌حال جلسات را خلاصه نگه دارید و از پرداختن به جزییات خودداری کنید.
۲. جلسات ماهانه یا سه ماهه گزارش پیشرفت تیم
زمان تقریبی: ۴۵ تا ۶۰ دقیقه
جلسات ماهانه یا سه ماهه گزارش پیشرفت تیم بهترین راه برای صحبت کردن درباره اهداف پروژه برای مثال فروش، هزینه‌ها و بازاریابی است. نوشتن دستورالعمل و ارسال آن پیش از این جلسات بسیار ضروری است. به هر یک از اعضا حدود ۵ دقیقه زمان بدهید تا از پیشرفت پروژه، شکست‌ها یا موفقیت‌های آن صحبت کند.
در انتهای جلسات هم حدود ۱۵ دقیقه زمان بگذارید تا به سوال‌های افراد پاسخ داده شود و همچنین اهداف و فعالیت‌ها را برای آینده شفاف‌سازی کنید.
۳. جلسات طوفان فکری مجازی
زمان تقریبی: ۱۵ تا ۳۰ دقیقه
جلسات طوفان فکری برای جمع‌آوری سریع ایده‌ها در جهت اهداف پروژه بسیار موثر است. افراد را به بیان ایده‌هایشان تشویق کرده و تمامی ایده‌ها را یادداشت کنید. از اشتراک‌گذاری صفحه نمایش استفاده کنید تا تمامی افراد ایده‌های نوشته شده را ببینند.
۴. جلسات کاری بهره‌ور
زمان تقریبی: ۶۰ تا ۱۲۰ دقیقه
جلسات کاری بهره‌ور برای فعالیت‌ها و پروژه‌های بزرگ استفاده می‌شود که نیروهای بسیاری با مشارکت بالا در آنها فعالیت دارند. در این جلسات افراد در کنار هم کار می‌کنند و تفاوتی با ساعت اداری و کاری آنها ندارد. ممکن است با افراد در طول هفته از طریق جلسات طوفان فکری یا جلسات روزانه در ارتباط بوده باشید، اما در این جلسات بهره‌ور می‌توانید بر سر مسائل با جزییات بیشتری صحبت کنید و در کنار هم روی پروژه‌ها کار کنید.
برای برگزاری این جلسات مطمئن شوید که تمامی اعضا به ابزارهای برگزاری جلسات آنلاین دسترسی داشته باشند. چون زمان جلسه طولانی است از افراد بخواهید که با خود نوشیدنی یا خوراکی دیگری به همراه داشته باشند تا جلسه از حالت رسمی هم خارج شود.
این جلسات می‌تواند برای فعالیت‌های زیر استفاده شود:
- به‌روزرسانی یا بهینه کردن مطالب وبلاگ
- تولید محتوا
- بررسی کدهای وب‌سایت
- استخدام اعضای جدید
۵. جلسات همکاری بین تیمی
زمان تقریبی: ۳۰ تا ۴۵ دقیقه
جلسات همکاری بین تیمی برای برقراری ارتباط بین دو یا چند تیم کاربرد دارد تا بتوانند اهداف و پروژه‌های خود را با یکدیگر همگام‌سازی کنند. برای مثال تیم محصول و تیم بازاریابی برای فروش و برنامه ارائه محصول می‌توانند جلسات آنلاین و مجازی برای همکاری بین تیمی برگزار کنند.
اهداف و دستورالعمل این جلسات باید از قبل مشخص باشد تا تیم‌ها بدانند که درباره چه موضوعاتی قرار است صحبت کنند. در این جلسات فقط اطلاعات بین تیمی را به اشتراک نگذارید بلکه اهدافی برای همکاری مشترک و پیشبرد پروژه‌ها تعیین کنید تا درباره آنها صحبت کنید.
شما برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی بهره‌ور و کارآمد چه پیشنهادی می‌کنید؟
