هر سازمانی بعد از بروز مشکلات می‌تواند به نحوی بهبود یابد. اولین گامی برای بهبود باید برداشته شود این است که فرصت‌های بهبود شناسایی شود. بیشتر سازمان‌ها با مسائلی روبرو هستند که در یکی از سه حوزه کلی هدایت سازمان، دارایی‌های سازمانی و اجرا قرار می‌گیرند. هدایت شامل اهداف، سیاست‌ها، فرایندها، رویه‌ها و معیارها می‌شود. دارایی‌ها هم مقوله‌هایی مثل کارکنان، تامین مالی، ابزارها، تجهیزات، تاسیسات، نرم‌افزار، مواد خام و غیره هستند که سازمان برای ارائه محصولات یا خدمات به آنها نیاز دارد. اجرا به انجام رساندن هدایت با استفاده از دارایی‌های در دسترس است. ترکیب هدایت کنونی و دارایی‌های کنونی الزاماتی را به‌وجود می‌آورند که باید رعایت شوند. اجرا با رهبری به‌دست می‌آید و با شفافیت، کیفیت و کمیت اهداف، هدایت و دارایی‌های در دسترس محدود می‌شود. رهبران سازمان و برنامه پرورش رهبری نیز اجرا را محدود می‌کنند. وقتی ارزیابی انجام می‌دهیم، اغلب مشاهده می‌کنیم که ابهام‌ها، خلاها و هم‌پوشانی‌ها بزرگ‌ترین مشکلات سازمانی هستند. گاهی اوقات درک واحدی از اهداف سازمانی وجود ندارد. ابهام در هدایت، زمانی به وجود می‌آید که سیاست‌ها، فرایندها یا رویه‌ها با جزئیات کافی تشریح نشده‌اند. خلا در هدایت هم زمانی پیش می‌آید که تصمیم‌ها یا فعالیت‌های مهمی پوشش داده نشده‌اند. هم‌پوشانی در هدایت هم هنگامی اتفاق می‌افتد که هدف، سیاست، فرایند یا رویه‌ای در تعارض با دیگری است. اما چطور می‌توان با عارضه یابی سازمانی مشکلات سازمان‌ها را حل کرد؟
در مورد دارایی‌ها هم ممکن است ابهام، خلا و هم‌پوشانی وجود داشته باشد. ابهام در دارایی‌ها زمانی به‌وجود می‌آید که دارایی‌های مورد نیاز به‌روشنی مشخص نشده‌اند. خلا در دارایی زمانی پیش می‌آید که هدایت، دارایی‌های مورد نیاز را شناسایی می‌کند، اما آن دارایی‌ها در دسترس نیستند. هم‌پوشانی زمانی اتفاق می‌افتد که تقاضا برای دارایی‌ها بیشتر از دارایی‌های در دسترس است.
وقتی نقص‌هایی در اهداف، هدایت و دارایی‌ها وجود دارد، سرپرست‌ها و مدیران از عناصر زیربنایی مورد نیاز برای موفقیت برخوردار نیستند. همه سازمان‌ها باید با برقراری سیستمی اهداف، هدایت و دارایی‌های مورد نیاز را ایجاد یا به‌روزرسانی کنند. این سیستم باید به موارد زیر رسیدگی کند:
- الزامات جدید: وقتی نیاز یا هدف جدیدی شناسایی و ارزیابی می‌شود. ممکن است تغییرات در اهداف سازمانی در نظر گرفته شوند یا ممکن است نیاز به افزایش ظرفیت، بهره‌برداری از فناوری جدید یا عرضه محصول یا خدمت جدیدی وجود داشته باشد. همه الزامات جدید بالقوه باید از نظر تناسب ارزیابی و به‌نحوی تعریف شوند تا تغییرات احتمالی در هدایت و دارایی‌ها را بتوان تایید یا رد کرد.
- فعالیت‌های روزمره: اجرای الزامات جاری. هر بخش سازمان فعالیت‌های روزمره خودش را دارد که شامل عملیات‌ها، تعمیر و نگهداری، تدارکات، فروش، بازاریابی و غیره می‌شود. هر بخش شامل بخش برای هدایت می‌شود که به همه اطلاع می‌دهد باید با دارایی‌های مورد نیاز چه کارهایی انجام دهند تا هدایت طبق تعریف اجرا شود. بعد رهبران الزامات جاری را اجرا و داده تولید می‌کنند. از داده‌ها برای ارزیابی نتایج و تعریف بهبودها استفاده می‌شود.
- الزامات بهبود یافته: حلقه بهبود پیوسته. فعالیت‌های الزامات جدید و الزامات بهبودیافته فرایند تقریبا یکسانی دارند. تفاوت آنها این است که منشا الزامات جدید اغلب خارج از سازمان اما منشا بهبود الزامات اغلب داخل سازمان است.
برای عارضه یابی مشکلات سازمانی ابتدا فعالیت‌های روزمره را ارزیابی کنید. ببینید آیا مشکلی در اهداف وجود دارد و آیا ابهام، خلا یا هم‌پوشانی در هدایت یا دارایی‌ها وجود دارد یا خیر. اگر در هدایت یا دارایی‌ها مشکلاتی وجود دارد، احتمالا سیستم بررسی و پیاده‌سازی الزامات جدید یا بهبودیافته ناکارآمد است. سیستم کارآمد معمولا شامل روشی استاندارد برای ترسیم فلوچارت، ماتریس‌های واگذاری مسئولیت و توصیفی تشریحی از هر فرایند یا رویه می‌شود.
حوزه دوم برای بهبود توانایی‌ها رهبری هر کدام از رهبران است. همه سازمان‌ها نباید به آموزش مهارت‌های رهبری اکتفا کنند و باید برنامه پرورش رهبری داشته باشند. رهبران باید بدانند چطور مقدار زمان مناسب را به کارهای فنی و اداری و همچنین مربی‌گری، تفکر سیستمی و برنامه‌ریزی برای آینده اختصاص دهند. رهبران باید ویژگی‌های رهبری را درک کنند، باید نامتناقض، حواس جمع، مودب، انگیزه‌بخش و قاطع باشند.
رهبران برای اجرای مناسب به اهداف، هدایت و دارایی‌ها نیاز دارند. ابهام، خلا و هم‌پوشانی مانع اجرا می‌شود. پرورش ناکافی رهبر هم می‌تواند مانعی در این راه باشد.
عارضه یابی سازمانی چیست و چطور آن را انجام دهیم؟
بسیاری از کارآفرینان مشکلات را فقط وقتی حاد می‌شوند، برطرف می‌کنند. احساس هم می‌کنند مشکلات را حل کرده‌اند، اما با گذشت زمان حجم مشکلات فقط بیشتر می‌شود. دلیل این اتفاق این است که کسب‌وکار پیش از تلاش برای حل مشکلات باید عارضه یابی شود. اگر مدیر پیش از اجرا بداند کجا باید تمرکز کند، برای او مفید خواهد بود.
عارضه یابی کسب‌وکار چیست؟
عارضه یابی سازمانی روشی برای ارزیابی شرکت است که امکان تحلیل موشکافانه حوزه‌های اصلی مدیریت کسب‌وکار را فراهم می‌کند. وقتی درک عمیق‌تری از سازمان وجود داشته باشد، می‌توان مسائل را واقع‌بینانه‌تر حل کرد و بدون صرف وقت برای مسائل کم‌اهمیت به مسائل واقعا مهم پرداخت.
ما برای ارزیابی پنج حوزه اصلی هر کسب‌وکار یعنی استراتژی، مالی، بازاریابی، منابع انسانی و عملیات‌ها از روشی شامل پرسش‌ها، پاسخ‌ها و بازخوردها استفاده می‌کنیم.
حتی وقتی بدانید عارضه یابی کسب‌وکار چیست، ممکن است ندانید چطور این روش واقعا به شما کمک می‌کند.
مزیت‌های عارضه یابی سازمانی
به همین دلیل می‌خواهیم مزیت‌ها و نتایج اصلی پیاده‌سازی این روش در فعالیت‌های روزمره کسب‌وکار را معرفی کنیم. عارضه یابی به‌طور کلی به شما کمک می‌کند به اهداف زیر دست یابید:
- می‌فهمید کدام حوزه‌ها بیش از همه برای کسب‌وکار شما مهم هستند. همه متوجه این مسئله نیستند که هر شرکتی حوزه‌های مهم‌تر منحصربه‌فردی دارد و برنامه‌های اجرایی و استراتژی‌ها را باید بر اساس مهم‌ترین حوزه‌ها تدوین کند.
- عملکرد کنونی‌تان را مقایسه می‌کنید. با این کار معمولا می‌توانید دو نوع مقایسه مفید، با حداقل عملکرد پیشنهادی و حداقل دلخواه‌تان، انجام دهید. ایدئال این است که همیشه عملکردی بهتر از هر دو حالت داشته باشید، اما آگاهی از هر کدام از این سطوح می‌تواند به شما کمک کند بفهمید چه حوزه‌هایی به توجه بیشتر نیاز دارند و به کدام حوزه‌ها می‌توانید بعدا رسیدگی کنید.
- میزان بلوغ شرکت‌تان را می‌فهمید. می‌فهمید هنوز تازه‌وارد به شمار می‌آیید یا آن‌قدر به بلوغ رسیده‌اید که اهداف جدیدی را دنبال کنید. این درک می‌تواند در تبیین استراتژی‌ها و هدف کسب‌وکار بسیار مفید باشد.
- می‌فهمید چه کارهایی در چه حوزه‌هایی باید انجام شود. آگاهی از عملکرد کلی شرکت کافی نیست، با عارضه یابی می‌توانید بفهمید در چه حوزه‌هایی خطا وجود دارد و شرکت‌تان در چه زمینه‌هایی ناموفق است تا به سطح مدیریتی جدیدی برسید.
اما پرسشی که هنگام فکر کردن به همه این مزیت‌ها ممکن است مطرح شود این است که چطور می‌توان تحلیلی انجام داد که تا حد ممکن به واقعیت کسب‌وکار شما نزدیک باشد؟
در عارضه یابی کسب‌وکار چه مواردی تحلیل می‌شوند؟
پاسخ این سوال در مورد هر کسب‌وکاری متفاوت است، اما به‌طور کلی مواردی هستند که در هر کسب‌وکار یا شرایطی باید تحلیل شوند چون بخشی از پنج حوزه اصلی مدیریت هستند. حوزه‌های اصلی و زیرگروه‌هایی که باید در عارضه یابی به تفکی بررسی شوند شامل:
- استراتژی
کوتاه مدت
میان مدت
بلند مدت
تحلیل محیطی
- مالی
کنترل مالی
برنامه‌ریزی مالی
حاشیه فروش و سودآوری
شاخص‌های مالی
- بازاریابی
برنامه‌ریزی بازاریابی
رسانه‌های آنلاین
رسانه‌های آفلاین
ارتباط با مشتریان
- منابع انسانی
استخدام و گزینش
آموزش و توسعه
حفظ استعدادها
- عملیات‌ها
فرایندها
کیفیت
لجستیک
برای هر کدام از موارد ساختاری هم باید پرسش‌ها، پاسخ‌ها و بازخوردهای استانداردی به‌کار گرفته شود که برای هر کدام از چهار پاسخ احتمالی تدوین شده است.
برای مثال در حوزه مالی، زیرگروه برنامه‌ریزی مالی این پرسش باید پرسیده شود: «آیا شرکت برنامه‌ریزی و کنترل بودجه دارد؟» وقتی پاسخ منفی باشد و شرکت برنامه‌ای نداشته باشد، کاربرگ عارضه یابی کسب‌وکار بازخورد می‌دهد و این نکته را به کل نکته‌های آن حوزه اضافه می‌کند.
در عمل چطور عارضه یابی سازمانی انجام دهیم؟
حال که سازوکارها و کارکرد عارضه یابی سازمانی را درک کردیم، می‌توانیم گام‌های کلیدی عارضه یابی را صرف‌نظر از ابزار مورد استفاده به شرح زیر فهرست کنیم:
- گام اول: بر اساس واقعیت کسب‌وکارتان پرسش‌های مناسب بپرسید. یکی از مزیت‌های استفاده از کاربرگ آماده عارضه یابی کسب‌وکار همین است، نیازی نیست به کل ساختار پرسش‌ها و حوزه‌ها فکر کنید.
- گام دوم: پرسش‌ها را به صادقانه‌ترین شکل ممکن پاسخ بدهید. کاغذ و صفحه گسترده هر پاسخی که بدهید، می‌پذیرد. هرچه واقع‌گراتر باشید، برای تحلیل‌تان و برنامه‌های اجرایی حاصل از آن بهتر خواهد بود.
- گام سوم: نتایج را تحلیل کنید. مهم‌ترین حوزه‌ها را بررسی کنید، مقایسه مناسبی بین امتیاز کنونی، حداقل پیشنهادی و امتیاز مطلوب‌تان انجام دهید.
- گام چهارم: استراتژی‌ها و برنامه‌های اجرایی را تدوین کنید. این کار را با هدف بهینه‌سازی حوزه‌ها و زیرگروه‌هایی انجام دهید که به توجه بیشتری نیاز دارند (فوری‌تر هستند) و عملکردشان ضعیف‌تر است.
منابع: luz.vc و plantservices.com
سلام
با مطالعه متن بالا بیشتر بیشتر به عارضه یابی در سازمان خود اعتقاد پیدا کردم