۳۳ درصد از افراد تازه استخدام شده در ۶ ماه اول بعد از استخدام به‌دلیل تجربه ضعیف پذیرش سازمانی، جست‌وجو برای شغلی جدید را شروع می‌کنند. از طرف دیگر پژوهش BambooHR نشان می‌دهد که کارمندانی که احساس می‌کنند تجربه پذیرش سازمانی‌شان نتیجه بخش بوده است، بیش از ۲۹ برابر بیشتر از شغل‌شان رضایت دارند. پذیرش سازمانی فرایندی است که در آن کارکنان جدید دانش، مهارت و رفتار لازم را برای این که اعضای موثری در سازمان شوند به دست می‌آورند.
اگر کارفرماها می‌خواهند افراد تازه استخدام شده را حفظ کنند و شرایط موفقیت‌شان را فراهم کنند، باید علاوه بر برنامه‌ریزی برای تجربه پذیرش سازمانی بر شخصی‌سازی این تجربه برای هر فردی که به تازگی استخدام شده است هم تاکید کنند.
برای ایجاد بهترین تجربه پذیرش سازمانی باید موارد زیر را بررسی کنید:
- تعیین اهداف پذیرش سازمانی
- چه افرادی و در چه زمانی باید در این تجربه مشارکت داشته باشند
- فرایند پذیرش سازمانی افراد تازه استخدام شده چگونه باشد
تعیین اهداف پذیرش سازمانی
در این مرحله همه ذی‌نفعان باید تصمیم بگیرند که موفقیت در زمینه تجربه پذیرش سازمانی به چه معنا است. امیدوارید سازمان و فرد تازه استخدام شده چه دستاوردی از این تجربه داشته باشند؟ اینکه چه تصمیمی بگیرید، تعیین می‌کند که طرح پذیرش سازمانی را چطور باید برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و اجرا کنید.
بعضی از اهداف رایج پذیرش سازمانی به شرح زیر هستند:
- آماده‌سازی سریع و بهره‌ور فرد تازه استخدام شده
- فراهم کردن تجربه یادگیری مثبتی که احساس تعلق خاطر را در همه افراد تازه استخدام شده پرورش دهد
- ایجاد شرایط موفقیت برای فرد تازه استخدام شده و محول کردن پروژه‌هایی که سریع به موفقیت می‌رسند و به افزایش اعتمادبه‌نفس فرد کمک می‌کنند
- فرد تازه استخدام شده بعد از اتمام دوره پذیرش سازمانی در نقش جدیدش احساس راحتی کند
- تجربه پذیرش سازمانی برای همه افراد راحت و بی‌دردسر باشد
هر هدفی را انتخاب می‌کنید، حتما به این موضوع توجه کنید که فرد تازه استخدام شده باید محور تجربه پذیرش سازمانی شما باشد. به یاد داشته باشید که هر فرد به کمک عواملی مثل ماموریت شرکت و سطح تجربه نگاه متفاوتی به پذیرش سازمانی دارد.
چه افرادی و در چه زمانی باید در این تجربه مشارکت داشته باشند
مدیر منابع انسانی و مدیر مستقیم فرد تازه استخدام شده (معمولا مدیر استخدام) باید حداقل در این تجربه پذیرش سازمانی شرکت داشته باشند. این دو نفر احتمالا بیش از همه برای فرد تازه استخدام شده آشنا هستند و بیش از همه مسئول رشد و رضایت کلی فرد در سازمان هستند. افراد دیگری که می‌توانند مشارکت داشته باشند، تیم و ذی‌نفعان کلیدی فرد تازه استخدام شده هستند.
منابع انسانی
منابع انسانی معمولا مسئولیت تجربه پذیرش را به‌صورت کلی بر عهده می‌گیرد و روی کارهایی تمرکز می‌کند که در مورد همه افراد تازه استخدام شده باید انجام شوند. این کارها شامل همه کارهای اداری مثل امضا کردن فرم‌ها و قرار دادن آنها روی پورتال‌های شرکت و غیره می‌شود (که معمولا پیش از اولین روز کاری افراد انجام می‌شود).
- منابع انسانی در چه مقاطعی باید مشارکت داشته باشد؟
در مورد هر سازمانی شرکت منابع انسانی در فرایند پذیرش سازمانی فرق می‌کند. با این حال پیشنهاد می‌کنیم منابع انسانی در مقاطع زیر مشارکت داشته باشد:
۱. برنامه‌ریزی تجربه پذیرش سازمانی: منابع انسانی در پذیرش سازمانی همه بخش‌های سازمان باید مشارکت دارد. در نتیجه بهتر از همه بخش‌ها درک می‌کند که در مورد هر فرد تازه استخدام شده و به‌صورت جزئی‌تر در مورد هر بخش بهترین اقدام چیست.
۲. جمع‌آوری داده‌های کیفی و کمی: این کار می‌تواند شامل نظرسنجی برای درک بهتر تجربه پذیرش سازمانی افراد و نحوه بهبود بخشیدن آن و برگزاری جلسه دو نفره برای بحث در مورد احساس کلی افراد نسبت به این موضوع باشد. همچنین شامل سر زدن دوره‌ای به افراد تازه استخدام شده در مقاطع مشخصی از اولین سال حضورشان (برای مثال ۳ ماه، ۶ ماه و ۱ سال) می‌شود.
در شرکت‌های کوچک‌تر ممکن است بعضی از مدیران منابع انسانی کارهایی را انجام دهند که در شرکت‌های دیگر بر عهده مدیر افراد، مدیر فرهنگ سازمانی یا امور اداری باشد. بنابراین در بعضی از سازمان‌ها ممکن است کارهایی مثل امور اداری را منابع انسانی انجام دهد.
مدیر استخدام
مدیر استخدام اطمینان حاصل می‌کند که تجربه پذیرش بدون مشکل و دردسر باشد و همه ابزارها، دسترسی و اطلاعات مورد نیاز فرد تازه استخدام شده برای موفقیت در اختیارش قرار گیرد. مدیر استخدام به‌صورت مستقیم مسئول رشد، دلبستگی و مشارکت کلی افراد تازه استخدام شده است.
- مدیر استخدام در چه مقاطعی باید مشارکت داشته باشد؟
باز هم مانند منابع انسانی در مورد هر سازمانی فرق می‌کند. پیشنهاد ما این است:
۱. برای ۳ تا ۶ ماه اول پروژه‌ها و وظایفی را برای فرد تازه استخدام شده برنامه‌ریزی کند. به‌ویژه در شروع کار باید کارهایی را به فرد محول کند که به‌راحتی در آنها به موفقیت برسد تا همزمان که بیشتر با محصول، فرایند و افراد سازمان آشنا می‌شود، اعتمادبه‌نفس هم در او ایجاد شود.
۲. جلساتی را با ذی‌نفعان برگزار کند. این ذی‌نفعان می‌توانند افرادی باشند که فرد تازه استخدام شده هر روز با آنها تعامل دارد و همچنین افرادی که مدیر استخدام فکر می‌کند در موفقیتش نقش موثری خواهند داشت.
۳. با فرد تازه استخدام شده جلسات تکرارشونده و دو نفره برگزار کند.
قالب پذیرش سازمانی فرد تازه استخدام شده چگونه باشد
در این چک‌لیست پذیرش سازمانی کارهایی را می‌بینید که برای منابع انسانی، مدیر استخدام و ذی‌نفعان کلیدی دیگر مشخص کرده است که باید از پیش از شروع کار فرد تازه استخدام شده تا انتهای تجربه پذیرش و بعد از آن چه کارهایی را انجام دهند.
داشتن تجربه این پذیرش اگر بی‌دردسر و مثبت باشد، می‌تواند روی کسب‌وکار هم اثر مثبتی بگذارد. زمان بگذارید و اهداف‌تان را مشخص کنید، برنامه‌تان را تدوین کنید و فرد تازه استخدام شده را برای بهترین تجربه پذیرش سازمانی عمرش آماده کنید. با این کار از شغلش رضایت خواهد داشت و روی درآمدتان هم تاثیر می‌گذارد.
