مدل تعالی سازمانی EFQM چیست و چقدر برای شما مفید است؟

اگر در جایگاه صاحب یک کسب‌وکار دوست دارید عملکردی عالی داشته باشید، لازم است که تغییراتی را در روند کارتان ایجاد کنید. اما گاهی پیش می‌آید که تغییرات موردنیاز با آرمان‌های شما هم‌راستا نباشند؛ به همین دلیل است که رسیدن به تعالی سازمانی کار دشواری به نظر می‌آید. اما اگر شما بتوانید به آن دست پیدا کنید، می‌توانید به بالاترین سطح از کیفیت برسید.
یکی از کاربردی‌ترین راهکارهایی که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به تعالی سازمانی برسند، مدل EFQM است. در ادامه با ما همراه باشید تا درباره جدیدترین نسخه مدل تعالی سازمانی EFQM که از معروف‌ترین مدل‌های تعالی سازمانی به شمار می‌آید و فوایدی که استفاده از آن برای شما دارد، بیشتر بگوییم.

مدل تعالی سازمانی EFQM چیست؟

در سال ۱۹۹۰ بنیاد مدیریت کیفیت اروپا با هدف کمک به سازمان‌ها برای توسعه و بهبود عملکردشان مدل تعالی سازمانی EFQM را خلق کرد. این مدل محبوب‌ترین ابزار مدیریت کیفیت در اروپا محسوب می‌شود و بیش از سی‌سال است که هزاران شرکت در سراسر جهان از آن استفاده می‌کنند.
واژه EFQM مخفف عبارت «European Foundation for Quality Management» به معنای بنیاد مدیریت کیفیت اروپا است.
مدل efqm 2020 تازه‌ترین نسخه این مدل به شمار می‌رود که با قوانین جدید تطابق پیدا کرده و با مدل تعالی سازمانی efqm 2013 تفاوت‌های اساسی دارد. مدل EFQM 2020 بر اساس سه سؤال طراحی شده است:

• چرا؟: «چرا» این سازمان وجود دارد؟ (مسیریابی)
• چگونه؟:«چگونه» قصد دارد به هدف و استراتژی خود برسد؟ (اجرا)
• چه چیزی؟: «چه چیزی» تا به امروز به دست آورده است؟ در آینده قصد دارد به چه چیزی برسد؟ (نتیجه)

اما مدل تعالی سازمانی efqm 2013 به شرح زیر است:

• مفاهیم بنیادین تعالی: 8 مفهوم تعالی وجود دارد که نمایی جامع از این مدل ارائه می‌دهند.
• مدل 9 چارچوب: 32 معیار وجود دارد که در 9 چارچوب دسته‌بندی شده‌اند و برای درک جزئیات سازمان استفاده می‌شوند.
• رادار (مخفف نتایج، رویکردها، پیاده‌سازی، ارزیابی و اصلاح): از این بخش برای ارزیابی امتیاز در فرایند ارزیابی بر مبنای چرخه پیوسته یادگیری و بهبود استفاده می‌شود.

ساختار ۹ چارچوب عنصر محوری و بنیادین مدل تعالی سازمانی EFQM ۲۰۱۳ است. پنج چارچوب سمت چپ «عامل» خوانده می‌شوند و از آن‌ها برای سنجش فعالیت‌هایی در سازمان مثل استراتژی‌ها، سیاست‌ها و فرایندها و افراد دخیل در انجام آن‌ها استفاده می‌شود. در سمت راست چهار «نتایج» یا حاصل کار «عامل‌ها» قرار دارند.

مدل تعالی سازمانی EFQM به افراد این امکان را می‌دهد که روابط علت و معلولی بین کاری که سازمانشان انجام می‌دهد (عامل‌ها) و نتایج به ‌دست آمده را درک کنند.

این مدل ساده به سازمان‌ها این توانایی را می‌دهد که فرمول موفقیت سطح بالایی را در فرایندهای‌شان تعبیه کنند، در صورت نیاز تغییر ‌کرده و همچنین نتایج را اندازه‌گیری کنند.

معیارهای مدل تعالی سازمانی ۲۰۲۰ (efqm)

این سه بخش کلیدی چارچوب جدید مدل EFQM 2020 را هدایت می‌کنند: مسیریابی، اجرا و نتیجه. هر یک از این بخش‌ها توسط دو یا سه معیار پشتیبانی می‌شوند که در ادامه آن‌ها را به شما توضیح می‌دهیم.

مسیریابی (Direction)

معیار ۱: هدف، چشم‌انداز و استراتژی

یک سازمان برجسته با هدفی تعریف می‌شود که الهام‌بخش است و استراتژی مخصوص خود را دارد.

معیار ۲: فرهنگ سازمانی و رهبری

فرهنگ سازمانی به مجموعه‌ای از ارزش‌ها و هنجارهایی می‌گویند که افراد و گروه‌های درون سازمان آن را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند. این ارزش‌ها و هنجارها در طول زمان بر نحوه رفتار آن‌ها با یکدیگر و با سهام‌داران کلیدی خارج از سازمان تاثیر می‌گذارد.
رهبری سازمانی به‌جای یک فرد یا تیمی که از بالا دیگران را هدایت می‌کند، به کل سازمان مربوط می‌شود. یعنی سازمانی که همه اعضای آن همچون یک رهبر عمل می‌کنند، نه مثل مدل سنتی آن که یک تیم برتر کل سازمان را مدیریت می‌کند.

اجرا (Execution)

معیار ۳: درگیر کردن سهام‌داران

تصمیم‌گیری اینکه کدام سهام‌داران برای سازمان مهم هستند و نقش کلیدی را ایفا می‌کنند، بسیار مهم است.

معیار ۴: ایجاد ارزش پایدار

یک سازمان برجسته تشخیص می‌دهد که ایجاد یک ارزش پایدار برای موفقیت بلندمدت و کسب درآمد بیشتر نقش حیاتی دارد.

معیار ۵: عملکرد و تحول

یک سازمان در حال حاضر و در آینده باید بتواند این دو شرط مهم را به طور همزمان برآورده کند تا موفق شود و موفق بماند.

نتیجه (Results)

معیار ۶: توجه به ذی‌نفعان

این معیار بر نتایج مبتنی بر بازخورد سهام‌داران کلیدی در مورد تجربیات شخصی آن‌ها از برخورد با سازمان متمرکز است.

معیار ۷: عملکرد استراتژیک

این معیار بر نتایج مرتبط با عملکرد سازمان از نظر موارد زیر تمرکز دارد:

• توانایی تحقق اهداف
• ارائه استراتژی
• ایجاد ارزش پایدار

هدف مدل 2020 EFQM این است که به سازمان‌ها این فرصت را بدهد که دیدگاهی جامع داشته باشند و متوجه این موضوع باشند که هر سازمان یک سیستم پیچیده اما درعین‌حال سازمان‌یافته است.

ماتریس تعالی کسب‌وکار چیست؟

ماتریس تعالی کسب‌وکار به ‌عنوان یک ابزار خودسنجی توسعه یافته تا به سازمان‌ها این امکان را بدهد که جایگاه فعلی خود را در نسخه 2013 مدل تعالی سازمانی EFQM ارزیابی و نقاط قوت کلیدی و نقاط نیازمند بهبود کلیدی را شناسایی کنند.

این ابزار خودسنجی شیوه‌ای ارزشمند برای دنبال کردن پیشرفت از طریق چارچوب تعالی EFQM فراهم می‌کند و پیشرفت در مراحل اولیه بهبود، شناسایی بخش‌های نیازمند تغییر و مهم‌تر از همه شروع اجرای برنامه‌های بهبود فرایند را آسان‌تر می‌کند.

ماتریس تعالی کسب‌وکار به شرکت‌ها آزادی عمل مطلقی نمی‌دهد تا با انجام کارهای از پیش تعیین‌شده به تعالی برسند بلکه به سازمان‌ها کمک می‌کند به ۵۰۰ امتیاز (از حداکثر ۶۰۰ امتیاز) برسند تا زمانی ‌که رویکردی موشکافانه‌تر ضروری شود. بدین منظور باید از طرفداری ذی‌نفعان کلیدی، دامنه گسترده‌تری از پیاده‌سازی و درک و سیستم مدیریت کسب‌وکار منسجم برخوردار باشید.

همان‌طور که گفتیم بر خلاف مدل EFQM که بیشترین امتیاز آن ۱ هزار است، بیشترین امتیاز در ماتریس تعالی کسب‌وکار ۶۰۰ است. در نتیجه ماتریس تعالی کسب‌وکار ماهیتی مقدماتی دارد و به سازمانتان این امکان را می‌دهد که حوزه‌های نیازمند بهبود را شناسایی کند و شیوه‌های بهبود فرایندی را به‌کار بگیرد که آنقدر باثبات هستند که از ارزیابی خارجی موشکافانه در مورد «سطوح طرح تعالی» سربلند بیرون بیایند.

مراحل دریافت جایزه تعالی EFQM

EFQM مدلش را بر اساس چارچوبی گام‌به‌گام بنا کرده است که با شناسایی شروع و با جایزه تعالی تمام می‌شود. این گام‌ها به شرح زیر هستند:

• خودسنجی: جایگاه فعلی شما را نسبت به مفاهیم بنیادین تعالی تعیین می‌کند.
• پرسشنامه‌ها: توسعه یافته‌اند تا به شما کمک کنند که بر مبنای پرسش‌های طراحی‌شده ویژه به سازمانتان امتیاز دهید.
• بررسی سریع EFQM: ابزاری مبتنی بر اکسل که تعیین می‌کند اجزای سازنده اصلی مفاهیم بنیادین تعالی در جایگاه درستی قرار دارند یا خیر.
• ماتریس تعالی کسب‌وکار EFQM: این ماتریس اولین ابزار خودسنجی است که بر مبنای ماتریس تعالی امتیاز دقیقی ارائه می‌دهد. ابزاری مبتنی بر اکسل است که «عامل‌ها» و نتایج سازمان را ترسیم می‌کند.
• ماتریس تعالی EFQM: همان‌طور که گفتیم سیستم سنجش قدرتمندتری از BEM است و عامل‌ها تا 90 رویکرد را بررسی می‌کنند و نتایج بر اساس معیارها بخش‌بندی می‌شوند.
• شبیه‌سازی بازدید از سایت: خودسنجی در مقیاسی بزرگ‌تر که از تیمی از ارزیاب‌ها استفاده می‌کند تا فرایند ارزیابی جایزه را شبیه‌سازی کند.

همه این گام‌ها طراحی شده‌اند تا مسیر را برای سازمان شما مشخص کنند و بیشترین پشتیبانی را به شما ارائه دهند تا درک کنید دقیقا چه نیازهایی دارید، چطور باید به مقصد برسید و موفقیت چطور اندازه‌گیری می‌شود.

حال که با گام‌ها آشنا شدیم، بیایید روش‌شناسی را بررسی کنیم.

مفاهیم بنیادین تعالی

می‌توانید این مفاهیم را «کلید فرمانروایی» بخوانید چرا که مبنای معیارهای تعالی EFQM دقیقا همین مفاهیم هستند. سازمانی که می‌خواهد در ارزیابی موفق شود باید این 8 مفهوم را در جایگاه ارکان طرح‌های بهبودش قرار دهد.

آیا مدل تعالی سازمانی EFQM واقعا مفید است؟

درک گام‌ها، مفاهیم و روش‌شناسی کامل مدل تعالی به شما کمک می‌کند روی ارزش‌های درستی تمرکز کنید و گام‌های مناسبی را به سمت بهبود بردارید. البته به اشتباه فکر نکنید که می‌توانید از این مدل به ‌تنهایی به ‌عنوان ابزاری جامع برای بهبود استفاده کنید.

مدل EFQM به ‌عنوان ابزار تعالی همه‌ جانبه خیلی خوب است، اما صرفا با استفاده از این مدل هیچ بهبودی عملی نمی‌شود.

«هدف این مدل بهبود است. می‌توان آن را نمونه‌ای عملی از مدیریت کیفیت جامع دانست. اما صرفا با استفاده از این مدل هیچ بهبودی عملی نمی‌شود. در واقع بعد از به‌ کارگیری این مدل به‌ عنوان ابزاری برای شناسایی حوزه‌های نیازمند بهبود، باید اقدام‌های مورد نیاز را انجام دهید تا بهبود عملی شود.» (سینگال Singhal و هندریکس Hendricks)

بهترین روش برای انجام آن اقدام‌ها استفاده از سیستم مدیریتی است که بر اساس بهبود پیوسته شکل گرفته باشد.

در هر صورت در مورد بهبود، ورودی شما خروجی را تعیین می‌کند. به همین دلیل است که اگر حاضر نباشید به‌ اندازه کافی تلاش و کار کنید، داشتن مدل تعالی سازمانی EFQM در کنار سیستم مدیریت کسب‌وکار کافی نخواهد بود. این کارها شامل موارد زیر هستند:

• ترغیب افراد مناسب از حوزه‌های مناسب به تمرکز بر بخشی یکسان برای بهبود
• شناسایی فرصت‌های بهبودتان به‌ عنوان گروه
• مدل‌سازی بهبودها
• اجرای بهبودها
• اصلاح استراتژی مدیریتتان به‌ نحوی که بهبود پیوسته به بخشی محوری از آن تبدیل شود

تنها زمانی به مزیت‌های این رویکرد دست پیدا می‌کنید که ثابت قدم در مسیر بهبود فرایند گام بردارید و افراد مناسبی از سازمانتان را هم مجاب به انجام همین کار کنید.

کلام آخر

باتوجه‌به نکاتی که ذکر شد، می‌توان با اطمینان گفت مدل تعالی سازمانی efqm 2020 مفید است. همان‌طور که «نیناید ساویچ» در مقاله خود در مورد این موضوع می‌گوید: «منطق مدل جدید EFQM (چرا، چگونه، چه چیزی) آن‌قدر واضح است که به بهترین عملکرد شما منجر می‌شود»

خود EFQM مدل 2013 خود را صرفا به‌عنوان یک ابزار ارزیابی به رسمیت شناخته است و تغییرات اساسی‌اش را در مدل 2020 ایجاد کرد. اما نکته مهمی که می‌توان گفت این است که تنها زمانی به مزیت‌های این رویکرد دست پیدا می‌کنید که ثابت‌قدم در مسیر بهبود فرایند گام بردارید و افراد مناسبی از سازمانتان را هم به انجام این کار مجاب کنید.