شرکت‌ها در هر ابعادی که باشند برای مدیریت کارمندانشان از سیستم های مدیریت منابع انسانی (HRMS) و ابزار مدیریت سرمایه انسانی (HCM) از جمله Workday یا SAP Successfactors استفاده می‌کنند. پیگیری و مدیریت همه عملیات منابع انسانی کار دشواری است و با فناوری‌هایی که امروزه در اختیار داریم، بدیهی است که نرم‌افزار بهترین راه‌حلی است که می‌توانیم برای رسیدگی به این مشکل از آن استفاده کنیم. مدیریت بر پایه شایستگی می‌تواند به نیازهای منابع انسانی رسیدگی کند.
از آنجایی که آینده مدیریت نیروی کار در حال تغییر است، مدیریت عملیات منابع انسانی هم پیچیده‌تر شده و بنابراین شرکت‌ها برای تامین و جمع‌آوری سیستمهای منابع انسانی‌شان از نرم‌افزارهای دیگری از جمله نرم‌افزار شایستگی و پیگیری مهارت‌ها نیز استفاده می‌کنند.
نرم‌افزار شایستگی بسیار شبیه به سیستم مدیریت منابع انسانی است و تمام اطلاعات کارمندان از جمله وظایف شغلی، سوابق و مدارک آنها را در بر می‌گیرد. نرم‌افزار مدیریت بر پایه شایستگی نمی‌تواند جایگزین HRMS شود ولی می‌تواند کاربرد آن را افزایش دهد زیرا این نرم‌افزار قادر است با شناسایی مهارت‌ها و صلاحیت‌های لازم برای هر نقش، مکان، نهاد یا گروه (و درنتیجه برآورده‌سازی این مقتضیات)، نیروی کار را ارتقا دهد.
سپس این سیستم شایستگی به مدیران، گردانندگان یا شرکت‌های کوچک و متوسط اجازه می‌دهد کارمندانی را که در مهارت‌های مربوط به هر نقش و گروه تبحر کافی دارند شناسایی کرده و برای آن مشاغل انتخابشان کنند. همچنین، بسته به اینکه سازمان تا چه حد اجازه دسترسی به اطلاعات را به کارمندان بدهد، کارمندان هم می‌توانند بخشی از اطلاعات خودشان را مشاهده کنند.
با اینکه سیستمهای نرم‌افزار شایستگی هنوز در مراحل اولیه پذیرش هستند، امروزه سیستمهای منابع انسانی زیادی در دسترس ما قرار دارند که کاربردهای اولیه بیشتر آنها با هم یکسان است:
- حقوق کارمندان
- مدیریت مهارت‌ها
- خط مشی و سندپردازی
حقوق کارمندان
سیستم مدیریت منابع انسانی در آینده تمام اطلاعات پرداختی کارمندان و همچنین مزایا و برنامه‌های بیمه آنها را در بر خواهد گرفت. بعضی از این سیستم‌ها مانند Bamboo HR برای هر کارمند پروفایل‌هایی شخصی دارند که کارمندان بتوانند اطلاعات خودشان را در آن مشاهده کنند؛ همچنین حساب‌هایی برای مدیران که بتوانند اطلاعات مربوط به کارمندان زیر نظر خودشان را ببینند.
وقتی کارمندان به پروفایل شخصی خودشان دسترسی داشته باشند، می‌توانند خودشان اطلاعات کارت حضور و غیاب خود را وارد کنند و درخواست مرخصی‌شان را در همان‌جا ثبت کنند که این به نوبه خود هزینه‌های مدیریت را کاهش می‌دهد.
یک سیستم شایستگی جامع، سیستمی است که در پروفایل کاربرانش اطلاعات پرداختی آنها را هم جای دهد و تقویمی به قابلیت‌های خود اضافه کند که شخص بتواند آموزش‌ها، حسابرسی‌ها و دیگر فعالیت‌های آتی‌اش را در آن مشاهده کند.
مدیریت مهارت‌ها
سیستمهای نرم‌افزار برای جمع‌آوری اطلاعات مربوط به مهارت‌های کارمندان (در فرایند استخدام) و همچنین برای برنامه جایگزینی و توسعه نیروی کار، گزینه بسیار خوبی به حساب می‌آیند.
مدیران باید بدانند که دقیقا مسئول چه کارمندانی هستند و اینکه این کارمندان چه محدوده اختیارات و مهارت‌هایی دارند.
سیستمهای منابع انسانی از جمله Zenefits به این منظور طراحی شده‌اند که اسناد مربوط به آشناسازی کارمندان جدید (مانند فرم‌های W4 و I9) و همچنین سوابق و داده‌های مربوط به فرایندهای استخدامی را ثبت کنند.
نرم‌افزار پیگیری مهارت‌ها می‌تواند این اسناد و مدارک را در خودش ذخیره کند و تشخیص دهد که هر نقش به چه صلاحیت‌هایی احتیاج دارد. اگر سازمان بخواهد برای نقش‌های مختلف نیرو بگیرد و افراد متفاوتی را در یک زمان واحد استخدام کند، کافی است یک نفر مهارت‌های هر فرد را وارد نرم‌افزار کند تا سیستم به‌صورت خودکار نقشی را برای آن فرد انتخاب کند. مهارت‌های کارمندان را نه تنها در قالب نقش‌های سازمانی بلکه بر اساس شایستگی‌های مربوط به هر مکان، نهاد یا ملاک‌های دیگر نیز می‌توان وارد سیستم کرد.
این نرم‌افزار برای برنامه جایگزینی کارمندان نیز (هم از لحاظ سازمانی و هم ازلحاظ فردی) بسیار مناسب است. بسته به حدودی که هر سازمان تعیین می‌کند، کاربران می‌توانند صلاحیت‌هایشان و همچنین نقش‌های دیگری که می‌توانستند اتخاذ کنند (و فقط یکی دو شایستگی برای پذیرفته شدن در آنها کم دارند) را در پروفایل خود ببینند.
مدیریت با در دست داشتن این اطلاعات می‌تواند گزارشی مبنی بر تحلیل شکاف‌ها تهیه کند و به کمک آن به‌سرعت شکاف‌های بین مهارت‌های افراد مختلف (با نقش‌های مشابه و متفاوت) را شناسایی کند.
حتی اگر نقش یا مهارتی باشد که هیچ شخصی در آن تبحر نداشته باشد، مدیریت می‌تواند نوعی تحلیل شکاف انجام دهد تا ببیند چه کارمندانی از همه بیشتر به این شغل نزدیک هستند و کدام یک شایستگی‌های بیشتری از آن را دارند. به این ترتیب سازمان می‌تواند خیلی سریع تغییراتی روی این فرد انجام دهد تا او معیارهای لازم برای پذیرش آن نقش را به دست آورد.
این قابلیت برای کسب‌وکاری که می‌خواهد عملیات ناب داشته باشد و همیشه کارآمد و موثر باقی بماند، بسیار حیاتی است زیرا به آنها اجازه می‌دهد خیلی سریع کمبود شایستگی‌ها را در نقش‌های مختلف تشخیص دهد.
آخرین فایده این نرم‌افزار این است که وقتی سازمان می‌خواهد افراد جدیدی را استخدام کند، سیستم منابع انسانی به صورت خودکار در سایت‌هایی مانند Simply Hired و Indeed فراخوان دعوت به همکاری می‌گذارد و فرصت‌های شغلی را به همراه شرح وظایف شغلی در آنجا پست می‌کنند.
همچنین سیستم مدیریت بر پایه شایستگی را می‌توان طوری طراحی کرد که با نرم افزار منابع انسانی موجود در سازمان ادغام شود. این سیستم می‌تواند با استفاده از فایل API و CSV یا روش‌های دیگر (براساس نیازهای شرکت) وارد نرم‌افزار منابع انسانی یا از آن خارج شود.
خط مشی و سندپردازی
تمام سازمان‌ها به ازای هر کارمندشان سندپردازی می‌کنند و بسته به صنعتی که در آن فعالیت دارند، قانون ممکن است اسناد مختلفی از آنها درخواست کند. سیستم مدیریت بر پایه شایستگی یا منابع انسانی می‌تواند همه این اسناد موردنیاز را در خودش ذخیره کند؛ از دستورکارها و دستنامه‌های کارمندان گرفته تا مجوزها و گواهینامه‌های مربوط به آموزش‌های ایمنی (که جهت پیروی از قوانین سازمان سلامت و امنیت شغلی و سازمان بین‌المللی استانداردسازی به آن احتیاج دارند).
در آخر، بیشتر سیستمهای جامع می‌توانند برای یادآوری آموزش‌هایی که زیاد تکرار می‌شوند، از تقویم راهنما استفاده کرده و بدین طریق فرایندهای شرکت‌ها را خودکار سازند. همچنین می‌توانند برای کارمندان قابلیت‌های تصدیق خود (مانند امضای الکترونیک) قرار دهند تا وظایف مدیریت را به حداقل برسانند.
آیا مدیریت بر پایه شایستگی برای سازمان‌ها
کافی است از بین قابلیت‌های متنوع منابع انسانی فقط یکی را امتحان کنید تا متوجه می‌شوید که چقدر برای سازمانتان مفید هستند و تا چه حد می‌توانند وظایف مدیریتی (مربوط به توسعه، یادگیری و اطلاعات کارمندان) و فعالیت‌های اداری‌تان را ساده‌تر می‌کنند.
سیستم شایستگی یا مدیریت بر پایه شایستگی می‌تواند با همکاری سیستم HRMS موجود، این بهسازی را ادامه داده و کاربرد مدیریت عملکرد و پیگیری مهارت‌ها را برای صنایع کنترل‌شده و کنترل‌نشده (که نیازی به تبعیت از قوانین ندارند) دوچندان کند.
وقتی کاربردهای منابع انسانی را یک مرحله پیش می‌بریم و به کمک آن ثابت می‌کنیم که کارمندی برای اتخاذ فلان نقش شایستگی دارد، در واقع استانداردهای مربوط به صنایع کنترل‌شده، مانند قوانین سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) و سازمان سلامت و امنیت شغلی (OSHA) را رعایت کرده‌ایم. این کار بررسی‌ها و حسابرسی‌های تکرارشوند را هم تا حد زیادی آسان‌تر می‌کند؛ زیرا همه مجوزهای کارمندان، آموزش‌های قبلی، تحصیلات و مهارت‌هایشان از قبل در سیستم نرم‌افزار ذخیره شده‌اند و می‌توان برای حسابرسی به آنها مراجعه کرد.
برای سازمان‌هایی که می‌خواهند نیروی کارشان را ارتقا دهند، نرم‌افزار مدیریت بر پایه شایستگی این کار را با استانداردسازی مقتضیات و فهرست اسامی انجام می‌دهد.
مدیر شایستگی CABEM
اگر تا اینجا فکر می‌کنید اضافه کردن نرم‌افزار شایستگی به واحد منابع انسانی‌تان کمک زیادی به سازمانتان می‌کند، باید بگویم مدیر شایستگی فناوری‌های CABEM (CMGR) همه این نیازها را برطرف می‌سازد.
این فناوری با در نظر گرفتن سیستمهای کیفی سازمان ISO، سازمان حفاظت از محیط زیست، ایمنی و سلامت (EHS)، سازمان منابع انسانی و صنایع کنترل‌شده دیگر طراحی شده‌است. ما برای ساخت این فناوری از نزدیک با مشاوران کیفی، کارمندان منابع انسانی و مدیران امنیتی همکاری کرده‌ایم تا مطئمن شویم که این سیستم هر آنچه که در شناسایی شایستگی‌های کارمندان و برآورده‌سازی آنها احتیاج دارید را در بر داشته باشد.
CMGR به شما این امکان را می‌دهد که ساختار شرکت را تکرار کرده و در عین حال صلاحیت‌های هر کارمند را (چه با آموزش‌های سنتی از قبیل آزمون‌سازی و چه با متدهای پیشرفته‌تری مانند شاخص‌های ارزیابی عملکرد) توسعه بخشید، اثبات کنید یا حفظ کنید.
