امروزه با وجود سیستم‌های ابری، دیگر نیازی نیست همه کارمندان در دفتر حضور داشته باشند و به این ترتیب بخشی از کارمندان می‌توانند از راه دور به انجام کارهای محوله خود بپردازند. کار از راه دور یا دورکاری می‌تواند به نفع سازمان و کارمندان باشد اما نکته مهم نحوه مدیریت افرادی است که هدایت تیم‌ها از راه دور را بر عهده دارند. آنها باید با چگونگی توسعه مهارت‌ها و شایستگی‌های جدید آشنایی کامل داشته باشند. اما شایستگی های کلیدی برای مدیریت کارمندان دورکار چیست و شامل چه شایستگی‌های است؟
هنگامی که ملیسا مایر سرپرستی یاهو را در سال 2012 به دست گرفت، یکی از اولین تغییراتی که در سیاست شرکت داد، ممنوعیت کار در خانه بود. واکنشی که به این تغییر در داخل شرکت و دنیای خارج شد، متفاوت و بسیار غیر قابل پیش‌بینی بود.
برخی از افراد اظهار داشتند كه كار از راه دور باعث از بین رفتن بهره‌وری و تضعیف فرهنگ محیط كار می‌شود، در حالی كه برخی دیگر اصرار داشتند كه تصمیم مایر نشانگر تفكری كوتاه و دیدگاه تعصب‌آمیز به كار از راه دور یا دورکاری است.
در حالی که هنوز هم مشخص نشده که ممنوعیت اعمال شده یک اقدام موفقیت آمیز بوده یا نه؛ اخیرا این شرکت قصد دارد تا 15 درصد از نیروی کار خود را اخراج کند. مطمئنا بعد از اعمال این تعدیل نیرو مجددا پدیده دورکاری به صفحه اول اخبار دنیا برخواهد گشت.
طی یک دهه گذشته تعداد کارمندان از راه دور افزایش یافته است. طبق گزارش GlobalWorkplaceAnalytics.com، تعداد کارمندانی که از سال 2005 در ایالات متحده به طور مرتب در منزل کار می‌کنند، 103 درصد افزایش یافته است.
امروزه 3.7 میلیون کارمند (2.8 درصد از نیروی کار) حداقل نیمی از زمان کار خود را در خانه انجام می‌دهند.
مزایای دورکاری
با وجود نگرانی‌هایی که مایر، سرپرست یاهو، نسبت به دورکای داشت باید گفت که دورکاری مزایای جذاب زیادی، هم برای سازمان و هم برای فرد دورکار دارد.
این مزایا شامل ایجاد یک محل کار جذاب‌تر، شغل شادتر و سالم‌تر با کارآمدی بیشتر و صرفه‌جویی قابل توجه در هزینه‌ها می‌شود. به عنوان مثال، GlobalWorkplaceAnalytics تخمین زده است که یک کارمند معمولی با دورکاری می‌تواند در هر سال تقریبا 11 هزار دلار پس انداز داشته باشد و این مساله در حالی است که همان کارمند برای انجام بهینه کار خود به نصف وقت کاری که در محل کار برای انجام وظیفه‌ش باید اختصاص می‌داد، نیاز دارد.
شرکت‌هایی که دورکاری را به عنوان یکی از روش‌های کاری خود انتخاب می‌کنند می‌توانند به طور چشم‌گیری از کاهش هزینه‌های حقوق خود بهره ببرند. در یک نظرسنجی که توسط FlexJobs بر روی هزار و 500 کارجو انجام شد، مشخص شده که از هر پنج نفر متقاضی کار، یک نفر به داشتن کاری با انعطاف ذیری بالا تمایل دارند. به این ترتیب با دورکاری 10 درصد هزینه‌های مربوط به بیکاری هم کاهش می‌یابد.
سازمان‌هایی که تمایل دارند 100 درصد کارمندان خود را دورکار کنند این شانس را دارند که بهترین استعدادها را در سطح جهانی در کنار خود داشته باشند.
دورکاری برای برخی از کارها باعث افزایش بهره‌وری می‌شود، به خصوص کارهایی که نیاز به کار زیاد با کمترین وقفه دارند. براساس داده‌های شرکت Inc، کارمندان دورکار در هنگام انجام کارهای خلاقانه 11 تا 20 درصد بازدهی بیشتری نسبت به بقیه کارمندان دارند بنابراین اینجاست که باید مدیریت کارمندان دورکار را جدی گرفت.
دورکاری به کارمندان این امکان را می‌دهد که بتوانند بین کار و زندگی خود تعادل را حفظ کنند و زمان بیشتری را با خانواده سپری کنند و همچنین از سبک زندگی سالم‌تری برخوردار باشند. نظرسنجی FlexJobs نشان داده که بیش از سه کارجو از هر چهار کارجو (یعنی 76 درصد) برای رسیدن به کارشان روزانه باید بیش از یک ساعت در مسیر باشند و از این تعداد، 21 درصد باید بیش از سه ساعت را در رفتوآمد روزانه باشند.
GlobalWorkplaceAnalytics تخمین زده است که کارمندان با دورکاری می‌توانند بین دو هزار دلار تا هفت هزار دلار در هزینه‌های رفتوآمد خود صرفه جویی کنند.
چالش‌های دورکاری
اما دورکاری نقاط ضعفی هم دارد. هنگامی که کارمندان یک شرکت همگی در یک مکان فیزیکی جمع می‌شوند، پویایی بسیار متفاوتی بین آنها ایجاد می‌شود. جلسات چهره به چهره، مکالمات گاه به گاه در راهروها و معاشرت در فضای اتاق همه افراد را به روش‌های منحصر به فردی دور هم جمع می‌کند اما وقتی کارمندان دیگر در یک محل کار مشترک نباشند، از این تجربیات مشترک بین آنها به وجود نخواهد آمد.
این به این معنا نیست که فرهنگ سازمانی، پویایی تیم و سطح درگیری کارکنان باید کم شود، اما متخصصان و مدیران منابع انسانی برای یافتن این مزایای محل کار از طریق کانال‌های مختلف باید راه‌های جدیدی پیدا کنند.
سه نکته برای بهره‌وری دورکاری
در ادامه 3 روش برای ایجاد بهره‌وری و حفظ پویایی در هنگام دورکاری یا پاره وقت ارائه می‌شود.
1- قوانین و انتظارات خود از نیروهای دورکار را تنظیم کنید
وقتی کارمندان «دور از چشم» مدیران خود هستند، نباید این حس را داشته باشند که دیده نمی‌شوند. کارمندان باید همواره حس کنند که کار آنها مهم است و تلاش‌های آنها برای موفقیت سازمان اهمیت دارد. کارهای یک کارمند هرگز نباید با میزان زمانی که او پشت میزش است سنجیده شود بلکه وقتی فردی از خانه کار می‌کند باید عملکردش از نظر انجام مسئولیت‌ها، اهداف و تحویل به موقع کارها اندازه‌گیری شود.
برای این که کارمندان دقیقا بدانند چه کاری وظیفه آنهاست باید انتظارات واضح و برنامه‌های قابل پیش‌بینی را در حدود زمانی معین برای مشتری یا سایر اعضای تیم در دسترس آنها قرار دهیم و برنامه‌های منظمی را ترتیب دهیم تا آنها بتوانند پیشرفت خود را گزارش دهند. با همین تعبیر، مدیران باید همیشه نسبت به تشویق کارمندان دورکار خود اهمیت قائل شوند و مدیریت کارمندان دورکار را در اولویت خود قرار دهند.
هنگامی که جلسات حضوری با ایمیل یا کنفرانس‌های تلفنی جایگزین می‌شوند، ارتباطات کاری بیشتر به انجام کار و بررسی محولات کارمندان متمرکز می‌شود. برای همین ارسال ایمیلی عمومی برای همه اعضا و قدردانی از عضو یا اعضای دورکار کمک شایانی به کارمند دورکار خواهد کرد تا او با انگیزه‌تر شده و حس قدردانی داشته باشد. این یکی از کارهایی است که باید برای مدیریت کارمندان دورکار به آن دقت شود.
شایستگی‌هایی که از این رویکرد پشتیبانی می‌کند:
- اطمینان از پاسخگویی و مدیریت درست برای ایجاد ساختارهای جدید پاسخگویی و شناخت
- برنامه‌ریزی و سازماندهی برای اطمینان از برنامه‌های پیش بینی شده و بررسی‌های منظم
2- تیم سازی را اولویت قرار دهید
وقتی افراد در فضای مشترکی قرار ندارند، امکان ایجاد فرصتی برای تعامل غیررسمی کمتر می‌شود. در واقع بهترین فرصت‌های گپ زدن معمولا در اتاق ناهار شرکت یا هنگام مراجعه به شخصی برای انجام کاری در کنار میز کاری او با یک سلام ساده شروع می‌شود اما این روش برای کارمندانی که دورکار هستند امکان‌پذیر نیست.
برخی سازمان‌ها برای ایجاد معاشرت و طوفان مغزی برنامه‌های سالانه خود را هم به عقب می‌اندازند تا همه حتی نیروهای دورکار هم بتوانند در آن شرکت کنند. برخی دیگر از فناوری‌های آنلاین برای ایجاد فضاهای غیررسمی استفاده می‌کنند که در آن کارمندان در کنار هم جمع می‌شوند و خوش می‌گذرانند.
در نهایت در محیط کاری که بخشی از کارمندان دورکار هستند، مدیران و پرسنل HR باید در ایجاد فضاها و فرایندهایی که انزوا را کم کند ابتکار عمل به خرج دهند و حامی همکاری و تعامل کارمندان با هم باشند و به این ترتیب مدیریت کارمندان دورکار را به بهترین نحو انجام دهند.
شایستگی‌هایی که از این رویکرد پشتیبانی می‌کند:
- تقویت ارتباطات برای ایجاد کانال‌های ارتباطی رسمی و غیر رسمی جدید
- پذیرش تنوع با همدلی و دلسوزی برای جمع کردن کارمندان از فرهنگ‌ها، مناطق و رشته‌های کاری مختلف
3- از نرم افزارهای مناسب به عنوان اهرمی برای مدیریت دورکاری استفاده کنید
با ظهور نوآوری بود که امکان دورکاری فراهم شد بنابراین پیشرفت فناوری به پیشرفت تجربه کار از راه دور کمک شایان می‌کند. حمایت از نیروی کار از راه دور با فناوری‌های مناسب می‌تواند حتی با وجود تفاوت‌هایی که افراد دورکار دارند به بهره‌وری و احساس آنها نسبت به سازمان حس خوبی ایجاد کند.
استفاده از وسایل ارتباطی از جمله ایمیل و تلفن برای همکاران دورکار این امکان را فراهم می‌سازد که با همه در ارتباط باشند اما نرم افزاری جدیدتری مثل Basecamp و Jell هم ابزارهای یکپارچه‌تری را ارائه می‌دهند که تیم‌ها به صورت همگام و پیگیرانه کار کنند.
شبکه‌های اجتماعی مثل Sqwiggle و Yammer می‌توانند به ایجاد تعامل غیر رسمی برای کارمندان دورکار بسیار کارایی داشته باشند و سیستم عامل‌های کنفرانس مانند GoToMeeting و Webex کارمندان دورکار را قادر می‌سازد بتوانند با دیگران با وب کنفرانس با هم ارتباط بگیرند و در عین حال هم بتواننند صفحات خود را به اشتراک بگذارند.
نکته مهم این است که همزمان با به روز شدن فناوری‌های جدید، مدیریان و کارمندان هم باید به روز شوند و همیشه به خاطر داشته باشند که نرم افزارهای مناسب دورکاری با هدف پاسخگویی نیاز نیروی دورکار و دورکاری به بازار عرضه می‌شوند.
شایستگی‌هایی که از این رویکرد پشتیبانی می‌کنند:
- سازگاری و استفاده از فناوری اطلاعات برای سازگار بودن با فناوری‌ها و فرآیندهای جدید
