نوشته: کیت فرازی
مرجع: hbr.org
کیت فرازی بنیانگذار و رئیس شرکت Ferrazzi Greenlight است که مربی تیم‌ها و هیئت مدیره‌ها در زمینه افزایش سازگاری و همکاری در دستیابی به فرصت‌های رشد غیرمنتظره و جلوگیری از خطر غیرقابل پیش بینی است.

اعضای هیئت مدیره شرکت‌ها هم مثل دیگران باید به خاطر شیوع کووید-19 راه‌های جدیدی برای انجام کارها پیدا می‌کردند. شوک اقتصادی غیرمعمولی که به وجود آمد نیازمند تصمیمات استراتژیک مهمی بود اما امکان برگزاری جلسات به صورت حضوری وجود نداشت. اعضای هیئت مدیره برای محافظت از سازمان در برابر هرگونه فاجعه احتمالی، باید با جلسات مجازی بیشتر آشنا می‌شدند و به سمت برگزاری جلسات مجازی هیئت مدیره سوق داده می‌شدند.

در حالی که هیئت مدیره بعضی شرکت‌ها هنوز در حال آشنا شدن با جلسات مجازی هستند، شرکت‌هایی که توانسته‌اند خودشان را سریع‌تر با آن وفق بدهند به این نتیجه رسیده‌اند که جلسات مجازی از جلسات حضوری بهترند.

علاوه بر این که در این جلسات نیاز به رفت‌وآمد وجود ندارد و افراد بیشتری در جلسه حاضر می‌شوند، هیئت مدیره می‌تواند از مدیریت بهتر و صورت‌جلسه‌های کوتاه‌تر، سخنرانی‌های هدفمندتر، گفتگوهای فراگیرتر و ارتباط گسترده‌تر با مدیران مهم و متخصصان بیرون از شرکت بهره ببرد.

جیم سیترین که وظیفه رهبری شعبه Spencer Stuart در آمریکای شمالی را بر عهده دارد و یکی از اعضای مهم هیئت مدیره این شرکت است، می‌گوید: «تعداد زیادی از مدیرعامل‌ها و اعضای هیئت مدیره به من می‌گویند که دیگر تمایلی به برگزاری جلسات حضوری ندارند و جلسات مجازی هیئت مدیره مزایای زیادی به همراه دارد».

او می‌گوید یکی از مزایای شگفت‌انگیز جلسات مجازی هیئت مدیره، پویایی بیشتر شرکت‌کنندگان است. «تجربه نشستن دور یک میز بزرگ، بسته به اینکه در چه فاصله‌ای از سخنران‌های اصلی نشسته‌اید می‌تواند بسیار متفاوت باشد. با Zoom می‌توانید همزمان به همه افراد نگاه کنید. این کار روی تمرکز، ارتباط و در نهایت تصمیم‌گیری تاثیر زیادی دارد».

اخیرا eBay بخشی از فرایند جستجوی CEO خود را کاملا آنلاین انجام داد و توانست خیلی سریع‌تر و موثرتر از جستجوی حضوری شش ماهه به نتیجه برسد.

تام تیرنی، رئیس هیئت مدیره می‌گوید: «وقتی قرار شد کارها را به صورت مجازی انجام بدهیم، اول خیلی مضطرب بودم که می‌توانیم کاندیدها را درست ارزیابی کنیم و با آن‌ها به توافق برسیم یا نه. این موضوع موقع انتخاب CEO و به موفقیت رساندن او خیلی مهم است. اما وقتی پروسه به پایان رسید، مزایای آن کاملا مشخص بود. همه ما می‌‌توانستیم روی کاندیدها تمرکز کنیم و با آن‌ها آشنا شویم. به این ترتیب سریع با این فرم کاری کنار آمدیم و کار تیمی ما به نتیجه رسید».

ران شوگر، رئیس هیئت مدیره Uber و عضو هیئت مدیره Apple، Amgen و Chevron می‌گوید: «سال‌های سال اعضای هیئت مدیره نسبت به برگزاری جلسات مجازی بی‌میل بودند. با اینکه نمی‌توان این جلسات را جایگزین کاملی برای جلسات حضوری در نظر گرفت، برقراری ارتباط به صورت مجازی اغلب تاثیر زیادی در کارایی هیئت مدیره دارد».

در ادامه بهترین نکاتی را که به کمک متخصصان، روسای باتجربه و تجربه خودمان از جلسات مجازی به دست آورده‌ایم عنوان می‌کنیم. هشت نکته که برای داشتن جلسات مجازی بی‌عیب‌ونقص باید به آن‌ها توجه کنید از این قرارند:

8 نکته مهم برای داشتن جلسات مجازی هیئت مدیره

  1. روی آمادگی قبل از جلسه تاکید کنید.

ممکن است اعضای هیئت مدیره بخواهند روش آمادگی خود را تغییر دهند. اعضا را تشویق کنید علاوه بر ازپیش‌خواندن مطالب، با استفاده از سرویس‌های به‌اشتراک‌گذاری فایل و پیامرسان‌ها قبل از جلسه با یکدیگر تبادل نظر کنند. این کار امکان ارزیابی بهتر را برای اعضا فراهم می‌کند و کمک می‌کند جلسه کوتاه‌تر و هدفمندتر باشد و به نتایج بهتری ختم شود.

  1. صورت‌جلسه را کوتاه‌تر و قوی‌تر تنظیم کنید.

حذف کردن مواردی که به تبادل نظر و همکاری نیاز ندارند می‌تواند باعث هدفمندتر شدن جلسه و صرفه‌جویی در وقت شود.

جیمز اسکینر، رئیس هیئت مدیره Walgreens Boots Alliance می‌گوید: «به نظر من جلسات مجازی باید روی مسئولیت‌های مهم و تصمیمات مرتبط تمرکز کنند. این کار باعث کوتاه‌تر شدن جلسات می‌شود و باعث می‌شود اعضا روی تصمیمات و وظایف مهم تمرکز کنند». اطلاعات اضافی را می‌توان از طریق ایمیل ارسال کرد.

جلسات مجازی خیلی زود خسته‌کننده می‌شوند به همین دلیل توصیه می‌کنیم برای صورت‌جلسه مجازی 15 دقیقه زمان در نظر گرفته شود. دوران پاورپوینت‌های 45 دقیقه‌ای به سر رسیده است. اعضای هیئت مدیره وظیفه رسیدگی به موضوعات را دارند و اعضای تیم اجرایی وظیفه دارند حوصله آن‌ها را سر نبرند.

پس از هر 90 دقیقه، 15 دقیقه زمان استراحت در نظر بگیرید و «زمان گردش» را تعیین کنید که اعضای هیئت مدیره بتوانند با یکدیگر صحبت کنند. مطالعات نشان داده که برگزاری جلسات مجازی در فضای آزاد می‌تواند به حل مساله خلاقانه کمک کند. (اگر قرار است زمان گردش تعیین کنید، از قبل به اعضا اطلاع دهید تا لباس و کفش مناسب بپوشند.)

  1. جلسات را طی یک یا دو هفته برگزار کنید.

شلیه آرکامبو، رئیس شرکت‌های مختلفی از جمله Nordstorm و Verizon با توجه به جلسات اخیر خود می‌گوید: «ما در حالت عادی جلسات استراتژیک را سه‌روزه برگزار می‌کنیم. در شرایط فعلی آن را به یک جلسه یک ونیم ساعته تا دو ساعته در هفته (به مدت چهار هفته) تقسیم کرده‌ایم. این کار باعث شده مشارکت بیشتری صورت بگیرد و جلسات کارایی بیشتری داشته باشند».

با تقسیم کردن صورت‌جلسه، رئیس هیئت مدیره می‌تواند سوالات استراتژیک مهم را در جلسه اول مطرح کند و از فاصله زمانی موجود استفاده کرده و قبل از جلسه هفته بعد، اطلاعات مورد نیاز برای پیشبرد گفتگو را جمع‌آوری کرده و در مورد آن فکر کند.

  1. اعتمادسازی کنید.

یکی از پیش‌نیازهای مدیریت موفق این است که بین مدیران اعتماد و آشنایی برقرار شود. آلفرد آزبورن، مدیر دانشکده UCLA Anderson و از اعضای هیئت مدیره Time Mirror، Nordstorm، Wedbush و Kaiser Aluminum می‌گوید: «اعضای هیئت مدیره باید سنجیده تصمیم بگیرند. اگر با همکاران خود آشنا باشید بهتر می‌توانید این کار را انجام دهید زیرا به نکات ظریف ارتباطی توجه می‌کنید».

اعضای هیئت مدیره معمولا هنگام صرف نهار یا قهوه رابطه خوبی با هم پیدا می‌کنند. در فضای مجازی باید برای این لحظات برنامه‌ریزی صورت بگیرد.

فرازی گرین‌لایت روش‌هایی را طراحی کرده است که 100 شرکت برتر ایالات متحده به شکل موفقیت‌آمیزی از آن استفاده کرده‌اند. برای مثال در رویکرد «ترش و شیرین»، هر یک از شرکت‌کنندگان به نوبت در مورد یک چیز «شیرین» که بابت آن خوشحال هستند و یک چیز «ترش» که در زندگی شخصی یا حرفه‌ای خود با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند، حرف می‌زنند. این کار را با یکی از اعضا شروع کنید که بیشتر از دیگران حاضر باشد احساس خود را به اشتراک بگذارد. همچنین از یک میانجی استفاده کنید که به پیشبرد فعالیت گروه کمک کند و مدیران را تشویق کند پس از جلسه به صورت آفلاین گفتگوهای خود را ادامه بدهند.

شکل عمیق‌تری از این رویکرد به نام «بررسی حرفه‌ای شخصی» وجود دارد که امکان نزدیک شدن بیشتر را فراهم می‌کند. در این روش از اعضای هیئت مدیره درخواست می‌شود تا 10 دقیقه در مورد مشکلات شخصی و حرفه‌ای خود صحبت کنند. با ورود اعضای جدید به هیئت مدیره، این کار باید یک یا دو بار در سال انجام شود. می‌توانید هر جلسه سوال متفاوتی مطرح کنید مثلا «کدام یک از تجربیات گذشته‌تان تاثیر زیادی در دید فعلی شما نسبت به جهان گذاشته است؟» یا «دوست دارید چه میراثی از خود به جا بگذارید؟».

در این رویکرد ایجاد جو مناسب اهمیت ویژه‌ای دارد. می‌توانید از قبل سوالات را در اختیار اعضا قرار دهید. هدف از انجام این کار به وجود آوردن تعهد و اعتماد در تیم است. این تکنیک‌ها در سازمان‌های معتبر زیادی استفاده می‌شوند و کسانی که در طول دوران استرس‌زای قرنطینه از آن استفاده کرده‌اند عنوان می‌کنند که افراد بیشتر از قبل حاضرند احساسات خود را به اشتراک بگذارند.

  1. از اتاق‌های جانبی به شکل موثری استفاده کنید.

اتاق‌های جانبی برای گفتگوهایی مناسب است که به رک‌گویی نیاز دارند و این آزادی را به افراد می‌دهد که ایده‌های مختلف را راحت‌تر بررسی کنند و گفتگو را به چالش بکشانند. سوالات کلیدی که در اتاق‌های جانبی می‌توان مطرح کرد از این قرارند: این ایده چه مخاطراتی به همراه دارد؟ چه منابع یا کمک‌هایی را می‌توانیم ارائه کنیم؟ یا اینکه چه حرف نگفته‌ای باید گفته شود؟

توصیه ما این است که این گروه‌ها کوچک باشند (حداکثر سه نفر) و برای گفتگو 10 تا 30 دقیقه زمان در نظر گرفته شود. در گروه کوچک‌تر مشارکت بیشتری دیده می‌شود و همه در بحث شرکت می‌کنند.

مکسین ویلیامز، از اعضای هیئت مدیره فیس‌بوک و مدیر Massy Group می‌گوید: «در اتاق‌های جانبی ایده همه افراد شنیده می‌شود. بعد از گفتگو در اتاق جانبی، هیئت مدیره باید گزارش‌ها را بررسی کند. یکی دیگر از مزایای گفتگو در گروه‌های کوچک این است که از ارائه گزارش‌های دل‌خوش‌کنک و بی‌پایه‌واساس اجتناب می‌شود. اگر نتیجه‌گیری اعضا در گروه‌های کوچک بی‌اهمیت جلوه داده شود باعث می‌شود احساس کنند به آن‌ها خیانت شده است.

  1. «زمان آزاد» تعیین کنید.

اگر برنامه زمانی به شما اجازه نمی‌دهد برای هر موضوعی اتاق‌های جانبی در نظر بگیرید، زمانی را برای دریافت اطلاعات کنار بگذارید.

مت مولن‌وگ، بنیانگذار وردپرس و شرکت Automattic (که کارکنان آن در 62 کشور جهان به صورت دورکاری مشغول به کار هستند) می‌گوید: «در جلسات حضوری، می‌توان بر اساس جو جلسه احساس کرد که یکی از اعضای گروه حرفی برای گفتن دارد. توجه به چنین مواردی در محیط مجازی دشوارتر است». او از سال 2014 جلسات هیئت مدیره را به صورت مجازی برگزار می‌کرده است.

پیشنهاد ما این است که زمان کوتاهی را در دستور کار بگنجانید که اعضا بتوانند فکر کنند و ببینند چه مطالب ناگفته‌ای وجود دارد.

  1. تجربه نهار دسته‌ جمعی را بازسازی کنید.

برقراری ارتباط شخصی در هنگام نهار کاری است که نمی‌توان به صورت آنلاین انجام داد، اما برای ارتباط مدیران با تیم اجرایی، به دست آوردن اطلاعات بیشتر در مورد کسب‌وکار و گفتگو درباره افرادی که کاندید جانشین شدن هستند هنوز هم راه‌هایی وجود دارد.

برای مثال، دو نفر از اعضای هیئت مدیره می‌توانند طی چت‌های گردشی با یکی از مدیران اجرایی 25 دقیقه ویدئوچت داشته باشند. پس از 25 دقیقه، مدیر اجرایی وارد «اتاق انتظار» می‌شود و اعضای هیئت مدیره در مورد اطلاعات جدیدی که به دست آورده‌اند با یکدیگر صحبت می‌کنند. پس از یک استراحت کوتاه، این چرخه با یکی دیگر از مدیران اجرایی ادامه پیدا می‌کند. می‌توان این کار را طی یک جلسه کامل انجام داد تا اعضای هیئت مدیره با اعضای تیم اجرایی گفتگوی غیررسمی داشته باشند؛ درست مانند گفتگویی که در حالت عادی هنگام نهار انجام می‌شد. این کار باعث می‌شود دیدگاه جدیدی نسبت به مخاطرات و جریان کاری شرکت به وجود بیاید.

  1. مهمان دعوت کنید.

سهولت پیوستن به جلسات مجازی فرصت را فراهم می‌کند تا افراد جدیدی در جلسات هیئت مدیره شرکت کنند. می‌توان متخصصانی را از سراسر جهان به جلسه دعوت کرد تا به مدت 5 الی 10 دقیقه تخصص خودشان را در اختیار اعضا قرار دهند. به این ترتیب می‌توان افکار و دیدگاه‌های مختلف را وارد جلسه کرد که از تفکر گروهی و بی‌توجهی به نقاط کور جلوگیری می‌کند. به راحتی می‌توان افرادی را به عنوان مهمان به جلسه دعوت کرد زیرا این کار به برنامه‌ریزی، سفر یا وقت زیاد نیازی ندارد.

ممکن است بعضی از کارکنان نیز بتوانند از این مزیت استفاده کنند و برای مدت کوتاهی به جلسه بپیوندند تا به پرسشی پاسخ بدهند؛ این کار کمک می‌کند اعضای هیئت مدیره سریع‌تر و آگاهانه‌تر تصمیم‌گیری کنند.

بالاخره فاصله‌گذاری اجتماعی هم کنار می‌رود و غریزه طبیعی ما جلسات حضوری را ترجیح می‌دهد. اما این کار اشتباه است. به نظر ما جلسات مجازی در سال‌های آینده به یکی از خصوصیات ثابت سازمان‌ها تبدیل می‌شوند. سیترین می‌گوید: «بیشتر شرکت‌ها به این سمت حرکت می‌کنند که در طول سال یک جلسه حضوری و چندین جلسه آنلاین برگزار کنند».

پیش‌تر دیدیم که اعضای هیئت مدیره تغییر را پذیرفته و به سرعت و مشتاقانه جلسات مجازی را به عنوان رویکردی بلندمدت پذیرفته‌اند. این فرصت ارزشمند را از دست ندهید و ببینید برای بهبود کارایی هیئت مدیره در مدیریت جلسات چه کارهایی می‌توان انجام داد. با آماده‌سازی دقیق، تعهد به صداقت و استفاده از تخصص دیگران، جلسات مجازی می‌تواند پایه‌واساس مدیریت موثر و رویکردهای رهبری نوآورانه قرار بگیرد.

مواردی که باید برای برگزاری یک جلسه مجازی هیئت مدیره بی‌عیب‌ونقص در نظر گرفت

انتظارات باید مشخص شود: رئیس هیئت مدیره باید انتظارات و دستورالعمل‌های اولیه را عنوان کند مثلاً همزمان کار دیگری انجام ندهید، لباس رسمی بپوشید، در محیط ساکت و خصوصی قرار بگیرید.

اعضا باید قبل از شروع جلسه آموزش ببینند: از یکی از اعضای تیم IT درخواست کنید نحوه استفاده از پلتفرم ویدئوکنفرانس و دیگر نرم‌افزارهای لازم را قبل از جلسه به شرکت‌کنندگان آموزش دهد. لیز هوبر، یکی از اعضای هیئت مدیره REI و Blue Apron می‌گوید: «قبل از برگزاری جلسه ماه مه باید دستورالعمل‌هایی اجرایی شود که مشخص شود فردی که سوال دارد چطور باید سوالش را بپرسد».

اعضای هیئت مدیره باید بر حسب نیاز تجهیز شوند: پس از بررسی موارد لازم، سخت‌افزار مورد نیاز (مانند هدست) را برای اعضا ارسال کنید یا استفاده از نرم‌افزارهای نویزگیر (مانند krisp.ai) را برای بهبود کیفیت صدا پیشنهاد کنید.

استانداردهای قانونی باید مورد توجه قرار بگیرند: اطمینان حاصل کنید که جلسه مجازی شما استانداردهای قانونی را رعایت می‌کند (پایگاه‌های داده قضایی را بررسی کنید و با تیم حقوقی خود مشورت کنید). مطمئن شوید که پلتفرم گفتگو و اشتراک فایلی که از آن استفاده می‌کنید شرایط ایمنی را دارد.

برنامه‌ریزی آنلاین: از یک ابزار برنامه‌ریزی آنلاین استفاده کنید تا از دقیق و مناسب بودن ساعت‌های جهانی مطمئن شوید.

استفاده از وبکم: شرکت‌کنندگان را تشویق کنید برای مشارکت بهتر و شفافیت بیشتر وبکم خود را روشن کنند. هوبرت جالی، مدیر اجرایی Best Buy می‌گوید: «این کار باعث می‌شود ارتباط بهتری برقرار شود و اعضای هیئت مدیره درک بهتری از عملکرد تیم مدیریت پیدا کنند. همچنین همه سعی می‌کنند تمرکز بیشتری داشته باشند و هیچ کس خودش را پنهان نمی‌کند!».

پشتیبانی و دسترسی: در هنگام برگزاری جلسه، یکی از کارکنان باید در دسترس باشد تا هرگونه مشکل فنی را برطرف کند. به عنوان نقشه پشتیبان، یک شماره تلفن در نظر بگیرید که اعضا بتوانند با آن تماس بگیرند و جلسه را ادامه بدهند.

استفاده از میانجی: شخص میانجی می‌تواند از تمام موارد بالا اطمینان حاصل کند و کمک کند جلسه بدون هیچ مشکلی برگزار شود. این شخص می‌تواند به ایجاد یک گفتگوی کارآمد و موثر کمک کند و در صورت نیاز یک اتاق جانبی برای گفتگو ایجاد کند. مولن‌وگ، از شرکت Automattic سال‌ها است که جلسات آنلاین برگزار می‌کند و استفاده از میانجی را به شدت پیشنهاد می‌کند.

پروتکل بازخورد: فردای جلسه هیئت مدیره، یک جلسه برای مطرح کردن بازخوردها برنامه‌ریزی کنید. از اعضای هیئت مدیره بخواهید افکار و مشاهدات خود را به سرعت گردآوری کنند.

می‌توان شرکت‌کنندگان را به گروه‌های کوچک‌تر تقسیم کرد تا در مورد میزان تاثیر راهکارها و راه‌حل‌های جدید بحث کرده و نتیجه را گزارش کنند. می‌توان از طریق رأی‌گیری ناشناس بازخوردها را جمع‌آوری کرد، اما پیشنهاد ما این است که شرایط را به گونه‌ای فراهم کنید که اعضا با خیال راحت و به شکل مستقیم بازخورد خود را عنوان کنند.

دیدگاهی بنویسید.

شرکت مشاوره مدیریت همرو

ارائه راه‌کار برای حل مسائل سازمانی در سطوح مختلف.

 

با ما در ارتباط باشید

آدرس: تهران- خ ولیعصر- بالاتر از میدان ونک- کوچه خلیل‌زاده- پلاک ۲۸

تلفن: ۸۷۶۳۴۸۵۴-۰۲۱
ایمیل: hi@hamro.org