هیات مدیره کارآمد و موثر در سازمان، هیات مدیره‌ای است که از اعضای مختلفی تشکیل شده و هر یک از آنها استعدادهای متنوعی داشته باشند. یک هیات مدیره کارآمد معمولا عملکرد تک‌تک افراد را ارزیابی می‌کند و اعضای آن برای انجام وظایف خود محدودیت زمانی دارند. بنابراین یکی از مهم‌ترین عوامل برای حفظ کارایی هیات مدیره، استخدام اعضای جدید با توانایی‌ها و تخصص‌های جدید است. همچنین باید حداقل یک‌بار در سال جلسه‌ای برای برنامه‌ریزی فعالیت‌های هیات مدیره داشته باشید و از اعضای هیات بخواهید با توجه به ماموریت و بینش سازمان، در این جلسه به برنامه‌ریزی استراتژیک بپردازند. در ادامه نحوه تشکیل هیات مدیره کارآمد را بررسی می‌کنیم تا ببینیم که چگونه می‌توان یک هیات مدیره کارآمد و موثر در سازمان داشت.
اعضای هیات مدیره با توانایی‌های متنوع
در دنیای کسب‌وکار فعلی، هیات‌ها از هر زمان دیگری بیشتر با مشکل مواجه شده و این مشکلات روز‌به‌روز بیشتر می‌شوند. در چنین شرایطی وقتی اعضای هیات مدیره دارای توانایی‌های متنوعی باشند، سازمان می‌تواند به دیدگاه‌های متفاوت و گسترده‌تری دسترسی داشته باشد. اگر افراد متفاوتی را در جمع اعضای هیات خود قرار دهید، باعث می‌شود تا اعضای تیم راحت‌تر بتوانند به مشکلات پیش‌رو رسیدگی کنند. از مهم‌ترین نمونه‌های تنوع‌بخشی به اعضای تیم، حضور فعال‌تر زنان در ساختار هیات مدیره‌ها است چراکه هیات‌ها به مهارت‌های آنان پی برده و سعی می‌کنند از تخصص آنها استفاده کنند.
علاوه بر تنوع در حوزه‌های تخصصی، تنوع در جنسیت و گروه سنی هم می‌تواند برای اعضای هیات نفع داشته باشد. واحدهای نامگذاری، حاکمیت یا منابع انسانی هم باید به دنبال افرادی باشند که از نظر جغرافیایی با هم تفاوت دارند. وقتی اعضای هیات را از گروه‌های مختلف انتخاب کنید (افرادی با مذهب‌ها، دیدگاه‌های سیاسی یا حتی توانایی‌های مختلف)، می‌توانید ماموریت سازمان را به خوبی نشان دهید. بنابراین نحوه تشکیل هیات مدیره کارآمد کاملا به ترکیب اعضای هیات بستگی دارد؛ نباید اعضای هیات مدیره خود را فقط از یک قشر خاص انتخاب کنید، بلکه بهتر است استعدادها و توانایی‌های متفاوت را در کنار هم قرار دهید و آنها را با هم ادغام کنید.
عملکرد اعضای تیم و کل هیات مدیره
هیات مدیره باید به صورت سالانه عملکرد مدیرعامل را بررسی کند. همچنین آنها باید بتوانند عملکرد خودشان را هم به‌صورت تکی و هم به‌صورت کلی بازبینی کنند. معمولا واحد مدیران یا واحد منابع انسانی هیات وظیفه نظارت بر عملکرد اعضای هیات را بر عهده می‌گیرند.
واحد موردنظر ممکن است مهارت‌های زیر را برای ارزیابی اعضا بسنجد:
- تجربیات حقوقی
- تخصص در حسابداری یا مدیریت مالی
- مهارت‌های بازاریابی
- تخصص برنامه مربوط به سازمان
- مهارت‌های برنامه‌ریزی بلند‌مدت
- مهارت‌های ارتباطی
- مهارت‌های رهبری
این واحد ممکن است قابلیت‌های ارتباطی اعضای هیات (مثل دسترسی به نهادها، شرکت‌ها یا ارتباطات مهم دیگر) را هم در نظر بگیرد. همچنین واحدهای مختلف قبل از اینکه کل هیات مدیره را ارزیابی کنند، ابتدا به ارزیابی خودشان و افرادشان می‌پردازند. نتایج مربوط به این ارزیابی‌ها باید در جلسه سالانه واحد اجرایی یا ملاقات‌ها با مدیر اجرایی در میان گذاشته شود. وقتی واحد اجرایی نتایج را بررسی کند، می‌توان آنها را با باقی اعضای گروه به اشتراک گذاشت.
استخدام اعضای هیات مدیره
هیات مدیره قبل از استخدام اعضا باید اقداماتی را انجام دهد. واحد منابع انسانی باید رزومه و سوابق داوطلب (شامل تمام مهارت‌ها، حوزه‌های تاثیرگذاری و اطلاعات تماس) او را دریافت و بررسی کند.
همچنین واحد منابع انسانی لازم است هر سال با اعضای هیات ملاقات کرده و به آنها کمک کند تا بهترین اعضای ممکن را برای آینده پیدا کنند. وظیفه ریاست واحد منابع انسانی همیشه به قدرتمندترین فرد هیات محول می‌شود. سایر اعضای منابع انسانی هم باید همگی عضو هیات مدیره باشند. اولین گامی که منابع انسانی باید بردارد، این است که نقاط ضعف و قوت هیات موجود را بررسی کند. یکی دیگر از وظایف این واحد تعریف جایگاه‌های مختلف است تا داوطلبان بدانند که در هر جایگاهی دقیقا چه کارهایی باید انجام دهند و چه انتظاراتی از آنها می‌رود.
این واحد باید اعضای هیات را با توجه به تفاوت‌ها، مهارت‌ها و شبکه ارتباطاتشان دسته‌بندی کند. با در نظر گرفتن تاریخ اتمام قرارداد اعضای تیم باید شکاف‌های موجود در استعداد و تنوع اعضا را شناسایی کرده تا در آینده آنها را برطرف کند. به همین دلیل حضور منابع انسانی می‌تواند روی نحوه تشکیل هیات مدیره کارآمد اثرگذار باشد.
منابع انسانی بسته به نیازهای هیات، داوطلبان مناسب را بررسی می‌کند و فهرستی از داوطبان منتخب به هیات مدیره ارائه می‌کند. در صورت تایید مدیران اجرایی و هیات مدیره، کمیته باید فرم استخدامی را آماده کند که اطلاعات مربوط به سازمان و جایگاه مربوطه در آن نوشته شده باشد و سپس آن را به داوطلبان ارائه کند. مثلا اگر سازمان از اعضای هیات می‌خواهند که در رویدادهای سالانه شرکت کنند، این اطلاعات باید داخل فرم درج شده باشد. در این مرحله، منابع انسانی فهرستی از داوطلبان را به اعضای هیات می‌دهد تا به هر یک از آنها رای بدهند و بهترین‌ها را انتخاب کنند. سپس، بعد از رای‌گیری منتخبان نهایی را به جلسه بعدی هیات مدیره دعوت می‌کنند.
اعضای هیات مدیره نباید مسئولیت استخدام داوطلبان را بر عهده بگیرند چراکه این کار بر عهده واحد منابع انسانی است.
برنامه‌ریزی استراتژیک و بینش هیات مدیره
هیات مدیره‌ها باید حداقل یک جلسه در سال برگزار کنند که در آن با توجه به ماموریت سازمان، برنامه‌ریزی استراتژیک انجام دهند. بهترین راه برای این کار، برنامه‌ریزی جلسههای سالانه است تا بتوانند در آن به بازبینی سال گذشته و برنامه‌ریزی سال آینده (و فراتر از آن) بپردازند.
جلسات هیات مدیره کارآمد
وقتی محیط جلسه فضایی آرامش‌بخش داشته و با جلسات معمولی فرق داشته باشد، جلسههای هیات موثرتر و کارآمدتر خواهند بود. جلسات سالانه هیات گاهی بسیار طولانی هستند و می‌توانند یک روز کامل یا کل آخر هفته را شامل شوند. همه اعضای هیات موظف‌اند که در این جلسات شرکت کنند. با شوخی کردن در ابتدای جلسات می‌توانید جلسات را از حالت رسمی خارج کرده و کمک کنید تا اعضا با هم آشنا شده و ارتباط بهتری با هم قرار کنند. جلسه هیات گاهی توسط مدیر اجرایی و گاهی به کمک یک تسهیلگر مستقل هدایت می‌شود.
موانع تاثیرگذاری هیات مدیره‌ها
یک هیات مدیره کارآمد باید بایدها و نبایدهای خود را بداند. وقتی در جلسات هیات مدیره، چالش‌های زیر وجود داشته باشد، هیات تاثیرگذاری خود را از دست می‌دهد:
- مدیریت خرد موضوعاتی که از اهمیت زیادی برخوردار نیستند
- داشتن کمیته نامگذاری ناکارآمد
- عدم آموزش و جابه‌جایی اعضای هیات
- کوچک بودن بیش از حد هیات مدیره
- حفظ اعضای ناکارآمد هیات
- نداشتن برنامه استراتژیک قوی
- عملکرد ضعیف واحدهای سازمانی
- عدم تعیین موقعیت برای اعضای جدید
همه اعضای هیات وظیفه دارند تا رهبری را توسعه دهند و به این ترتیب سازمان را یک قدم به موفقیت نزدیک‌تر کنند. این یعنی همه اعضا باید بررسی کنند که آیا اعضای هیات آنقدر متنوع هستند که بتوانند به نمایندگی از سازمان، مشتریان و شبکه ارتباطات آن تصمیم بگیرند؟ همچنین اعضای هیات باید از عملکرد مناسب خود اطمینان حاصل کنند. محوریت اعضا، استخدام مدیران جدید و توسعه هیات باید از اساسی‌ترین و حیاتی‌ترین فعالیت‌های هیات مدیره قرار بگیرد. همچنین هیات‌های کارآمد با برگزاری مراسم‌های سالانه، روحیه و پیوستگی اعضای هیات را تقویت کرده و بر بینش سازمان تمرکز می‌کنند.
به نظر شما نحوه تشکیل هیات مدیره کارآمد چگونه است و برای داشتن یک هیات موثر باید به چه عواملی توجه کرد؟
