هر سازمانی بدون استثنا به مدیریت نیاز دارد. مدیریت از ابتدای تاریخ، احتمالا از زمان سومری‌ها تا امروز همیشه همراه بشر بوده است. به همین دلیل توضیحات و تعریف‌های بسیاری از مدیریت و وظایف مدیر در سازمان‌‌ها ارائه شده است. اما واقعا یک مدیر چه وظایفی دارد؟ و وظایف اصلی مدیریت کدام است؟
پیتر دراکر در سال ۱۹۵۴ در کتابی به اسم «تمرین مدیریت» برای اولین بار از مدیریت به عنوان یک نقش حرفه‌ای و منحصربه‌فرد در سازمان یاد کرد. او از برجسته‌ترین نظریه‌پردازان مدیریت در جهان است که کتاب او منبع اصلی یادگیری برای دانشجویان مدیریت و حتی مدیران دارای تجربه است. [crp]
از نظر پیتر دراکر مدیر عامل پویایی و عنصر حیاتی هر سازمانی است که با ترکیب و برنامه‌ریزی درست منابع می‌تواند به اهداف سازمانی مثل تولید محصولات دست پیدا کند. بدون رهبری مدیر، سازمان توان استفاده از منابع خود را نخواهد داشت و متحمل هزینه‌های بسیاری می‌شود.
پیتر دراکر در کتابش وظیفه اصلی مدیران را ایجاد و افزایش «بهره‌وری در افراد» بیان می‌کند. او معتقد است که یک مدیر برای رسیدن به این هدف باید پنج کار زیر را انجام دهد:
- تدوین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت برای کارمندان
- سازماندهی وظایف، تخصیص منابع و واگذاری نقش‌های مناسب برای افراد
- ایجاد انگیزه و تعاملات در کارمندان برای افزایش مشارکت تیم‌ها و انتقال درست اطلاعات
- تنظیم اهداف قابل اندازه‌گیری و بررسی نتایج آنها برای بهبود عملکرد سازمان
- جذب نیروی انسانی متخصص و آموزش و پروش آنها به عنوان یکی از مهم‌ترین منابع سازمان
هرچند دراکر و سایر کارشناسان نظرات مختلفی درباره وظایف اصلی مدیریت بیان کرده‌اند و کتاب‌های بسیاری هم در این زمینه منتشر شده است اما در نهایت اغلب کارشناسان حوزه مدیریت بر سر پنج اصل بر اساس نگاه دراکر به توافق رسیده‌اند، این پنج اصل با عنوان «اصول پنج‌گانه مدیریت» شناخته می‌شود:
اصول پنج‌گانه مدیریت (وظایف اصلی مدیریت)
۱. برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی اولین اصل از اصول پنج‌گانه مدیریت است که شامل پیش‌بینی عملیات‌های سازمان، تعیین روش‌های دست‌یابی به آنها و اجرای آنها در جهت رسیدن به اهداف سازمان است. اگر مدیران اهداف و برنامه‌ریزی مشخصی نداشته باشند، ممکن است با هر اتفاقی مسیر فعالیت خود را تغییر دهند و نتوانند در یک جهت حرکت کنند.
یک مدیر در ابتدا باید بتواند تا اهداف سازمانی را مشخص کند و برای آن برنامه‌ریزی کلان کند. سپس این برنامه‌ریزی را برای واحدهای مختلف خرد کرده و به اهداف و برنامه‌های کوتاه‌مدت تبدیل کند. در نهایت همگی آنها در جهت رسیدن به هدف کلی و برنامه‌ریزی کلان سازمان است.
۲. سازماندهی
در سازماندهی مدیریت وظیفه دارد که با توجه به اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت، منابع در دسترس سازمان مثل نیروی انسانی، منابع مالی، ماشین‌آلات و تجهیزات را سازماندهی کند. این سازماندهی به معنای تخصیص درست این منابع برای رسیدن به اهداف سازمان است.
برای سازماندهی یک مدیر باید بتواند فعالیت‌های مختلف سازمان را تشخیص دهد، تیم‌های اجرایی را دسته‌بندی کند، برای هر کدام از فعالیت‌ها پست سازمانی تدوین کند و شرح شغلی و وظایف آنها را هم بنویسد و در نهایت نحوه ارتباطات این پست‌ها و تیم‌ها را مشخص کند. تهیه چارت سازمانی، تفویض اختیار، تخصیص منابع و … از فعالیت‌های اصلی مربوط به سازماندهی هستند.
۳. استخدام (یا به کار گماردن)
هر سازمانی برای اینکه بتواند به اهداف خود دست پیدا کند باید بتواند تا نیروهای انسانی مناسبی را برای نقش‌های خالی در سازمانش استخدام کند. هزینه اسختدام اشتباه کارمندان بسیار زیاد است، به همین دلیل فرایند استخدام یکی از اصلی‌ترین و احتمالا مهم‌ترین وظایف مدیریت محسوب می‌شود.
اگر یک مدیر بتواند پست‌های سازمانی خود را به خوبی مشخص کند و شرح وظایف و نیازمندی‌های آنها را تدوین کند، می‌تواند فرد مناسبی را برای پر کردن موقعیت شغلی موجود انتخاب کند. فردی که بتواند سازمان را در رسیدن به اهدافش یاری کند.
۴. رهبری
برای مفهوم رهبری در سازمان تعاریف بسیاری وجود دارد. رهبری به معنای تاثیرگذاری بر افراد است تا آنها بتوانند فعالیت‌های خود را به بهترین حالت ممکن انجام دهند. مدیر در نقش رهبر به کارمندان کمک می‌کند تا کاملا از روی علاقه و با ذهن و عاطفه خود، کارها را انجام دهند و از روی اجبار در سازمان کار نکنند.
یک مدیر باید بتواند در کارمندان خود انگیزه ایجاد کند، ارتباطات آنها را تقویت کند، به آنها اهمیت بدهد و همچنین دارای ابتکار، پشتکار کافی، بینش و تمرکز باشد.
۵. کنترل
کنترل اصل نهایی این اصول پنج‌گانه و از وظایف اصلی مدیریت است. کنترل به مدیر کمک می‌کند تا فرایندها و عملیات‌ها را بررسی کند، خطاها را شناسایی کند و از تخصیص درست منابع، برنامه‌ریزی صحیح و … اطمینان حاصل کند. ابزار کنترل باید روی تمامی منابع سازمانی از مالی تا نیروی انسانی اجرا شود.
اصول جدید مدیریت ( شش اصل مدیریت)
بعضی از کارشناسان به جای این پنج اصل، به اصول دیگری باور دارند و از آن با عنوان «شش اصل مدیریت» یا «اصول جدید مدیریت» یاد می‌کنند. این اصول در چهار اصل برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل با اصول پنج‌گانه مدیریت یکسان است اما دو اصل دیگر آن برقراری ارتباط و تصمیم‌گیری متفاوت است:
۱. برقراری ارتباط
یکی از مهم‌ترین و حیاتی‌ترین وظایف اصلی مدیریت، برقراری ارتباط در ساختار سازمان است تا تاروپود و وحدت آن حفظ شود. مدیر وظیفه دارد تا ارتباط موثر و مفیدی بین واحدهای مختلف سازمان و در تمامی سطوح ایجاد کند.
۲. تصمیم‌گیری
مدیر وظیفه دارد که در موقعیت‌های مختلف به بررسی راه‌حل‌های ممکن بپردازد و بهترین و منطقی‌ترین راه‌حل را انتخاب کند. وظیفه تصمیم‌گیری برای رسیدن به بهترین نتیجه بر عهده مدیر است.
۳. برنامه‌ریزی
۴. سازماندهی
۵. رهبری
۶. کنترل
درست است که وظایف اصلی مدیریت توسط بسیاری از کارشناسان بیان شده است اما با این‌حال بسیاری از مدیران همچنان نمی‌دانند که به عنوان یک مدیر باید چه نقش‌هایی را بر عهده بگیرند و چگونه رفتار کنند. هنور خیلی از مدیران این موقعیت را متفاوت از سایر موقعیت‌های شغلی نمی‌دانند. به طور کلی یک مدیر باید بتواند:
- افرادی با توانایی‌های عالی و مناسب برای سازمان استخدام کند.
- عملکرد کارکنان را مدیریت کند و پس از ارزیابی به آنها بازخورد دهد.
- بتواند تیم‌های درون سازمانی را برای پیش‌برد اهداف ایجاد و توسعه دهد.
- اهداف و مسیر دست‌یابی به آنها را برای سازمان مشخص کند.
- خودش را به عنوان عضوی از تیم بداند و در میان افراد فعال باشد و با آنها مشارکت و همکاری کند.
- به وظایفش عمل کند و به خاطر مدیر بودن از انجام آنها فرار نکند.
- منابع سازمانی را برای استفاده و بهره‌برداری مدیریت کند و به بهترین صورت آنها را تخصیص دهد.
- فرایندهای سازمانی و کیفیت آنها را بهبود ببخشد.
- به دنبال توسعه فردی خود باشد.
- به عنوان یک رهبر در سازمان بین افراد و واحدهای مختلف ارتباط برقرار کند.
