اعضای هیئت مدیره، امانتداران و متولیانی هستند که با اتخاذ سیاست‌های مدیریت مالی، نظارت اخلاقی و قانونی مناسب با اطمینان از وجود منابع کافی در شرکت برای پیشبرد رسالت‌شان، سازمان را به سمت آینده‌ای پایدار هدایت می‌کنند. اما نقش و وظایف هیئت مدیره چیست؟
یکی از مهمترین وظایف هیئت مدیره، استخدام و تعیین حقوق مدیر اجرایی و انتخاب مدیرعامل خوب و مستعد برای انجام امور مدیریتی روزانه سازمان است.
اعضای هیئت مدیره به سایر افراد شرکت نظارت می‌کنند، بینش و آینده نگری را آموزش می‌دهند. اعضای هیئت مدیره را باید کلاغی در آشیانه تصور کرد که آسمان را می‌پایند تا نشانه طوفان یا رنگین کمان را ببینند، شاید هم در انتهای کار، کوزه‌ای پر از طلا نصیب‌شان شود.
بله، شما در نقش اعضای هیئت مدیره به عنوان ناظران و مدیران شرکت‌های غیرانتفاعی باید به فکر تأمین سرمایه هم باشید.
آیا می‌دانستید که؟
- اکثر اعضای هیئت مدیره موسسات خیریه غیرانتفاعی بدون هیچ‌گونه حقوق و دستمزدی به صورت داوطلبانه کار می‌کنند.
- مهمترین سیاستی که یک هیئت مدیره می‌تواند اتخاذ کند، بدون تردید سیاستی است که به تعارض و تضاد منافع می‌پردازد.
- سؤال متداولی که وجود دارد: آیا مدیرعامل یک سازمان غیرانتفاعی می‌تواند عضو هیئت مدیره هم باشد؟ بله، BoardSource، به عنوان یک مجموعه رهبر در روش‌های نظارت غیرانتفاعی، عنوان می‌کند که «نتیجه و ورودی که مدیر اجرایی در جلسات هیئت مدیره عرضه می‌کند برای اتخاذ تصمیمات آگاهانه، بسیار مفید و ارزشمند است. هر چند برای اجتناب از تضاد منافع واقعی یا ادراک شده، سؤالات مربوط به مسئولیت‌پذیری، یا از بین‌بردن مرز بین نظارت و اجرا، مدیران اجرایی نباید حق رأی در هیئت مدیره را داشته باشند، مگر آنکه قانون مجاز دانسته باشد».
- تفاوت بین «هیات مدیره‌ها» و «متولیان» چیست؟
مبانی و اصول اولیه وظایف هیئت مدیره
هیات مدیره‌های یک شرکت غیرانتفاعی چه نقش و وظیفه‌ای دارند؟
درست همانند هر شرکت دیگری، هیئت مدیره سازمان‌های غیرانتفاعی هم سه وظیفه قانونی اصلی دارند که عبارتند از «وظیفه مراقبت»، «وظیفه وفاداری» و «وظیفه اطاعت».
- وظیفه مراقبت: مراقبت از موسسه غیرانتفاعی با تضمین استفاده مناسب و با احتیاط از تمام دارایی‌ها از جمله تاسیسات، افراد و سرقفلی [crp]
- وظیفه وفاداری: تضمین اینکه فعالیت‌ها و معاملات پیش از هر چیزی در راستای پیشبرد رسالت سازمان هستند؛ شناسایی و برطرف کردن تضاد منافع؛ تصمیم‌گیری به نفع شرکت؛ نه به نفع یکی از اعضای هیئت مدیره
- وظیفه اطاعت: تضمین اینکه از مقررات و قوانین قابل اجرا اطاعت می‌کند؛ از قوانین و مقررات داخلی خود اطاعت می‌کند؛ و تضمین اینکه که مطابق با اهداف و رسالت شرکت عمل می‌کند.
هیئت مدیره‌ها صرفاً برای انجام وظایف قانونی و عمل کردن به عنوان متولی و امانتدار دارایی‌های سازمان نیستند.
اعضای هیئت مدیره با تاثیرگذاری بر فرهنگ سازمانی، هدف استراتژیک، اثربخشی، و پایداری مالی، نقش معنادار و بسیار مهمی در هدایت موسسات غیرانتفاعی داشته و همانند سفرا و حامیان سازمان عمل می‌کنند. اعضای هیئت مدیره علاوه بر انجام وظایف قانونی، منبع مهمی هم برای سازمان محسوب می‌شوند.
چند پیشنهاد برای استفاده بهینه از توانمندی‌های اعضای هیئت مدیره مجموعه‌های غیر انتفاعی
- همان ابتدای کار با برنامه مشخص شده‌ای سراغ اعضای جدید هیئت مدیره بروید؛ برنامه‌ای که وظایف و مسئولیت‌های اولیه آنها به عنوان عضو هیئت مدیره، موسسه غیرانتفاعی را به خوبی شرح می‌دهد. حتماً دقت داشته باشید مسائل خاص مرتبط با رسالت موسسه غیرانتفاعی را هم در این برنامه گنجانده شده باشند به علاوه اینکه اطلاعاتی درباره سیاست‌های نظارت، روش‌های مسئولیت‌پذیری، مسئولیت استخدام، بازبینی عملکرد مدیر اجرایی و تصویب حقوق سالانه هم از دیگر مواردی هستند که باید همان ابتدای کار در برنامه مشخص شوند.
- بهتر است «برنامه کاری» براساس تقویم سالیانه برای هیئت مدیره‌تان داشته باشید. اینکه هیئت مدیره معمولاً چه ماهی، پرداختی‌های مدیر اجرایی را بررسی می‌کند؟ چه ماهی بودجه مصوب می‌شود؟ اعضای جدید هیات مدیره کی انتخاب شوند؟
- از اعضای هیئت مدیره بخواهید که در کمیته‌های مختلفی عضو شوند که برنامه‌ریزی هوشمندانه دارند.
- حتماً پس از استخدام و جذب اعضای هیئت مدیره، با آنها قرارداد ببندید تا همه متوجه جریان شوند و به خاطر داشته باشید که از اعضای هیئت مدیره انتظار می‌رود که بتوانند تأمین سرمایه و کمک‌های شخصی داشته باشند.
- وظایف و انتظارات شغلی را برای هیئت مدیره به صورت کامل و شفاف توضیح دهید، چرا که این توضیحات به اعضای هیئت مدیره کمک کرده تا به عنوان مدیر یک شرکت غیرانتفاعی، با وظایف و شغلش راحت ارتباط برقرار کنند.
- سعی کنید برای صرفه‌جویی در وقت در طول جلسات، از دستورجلسه رضایتمندی استفاده شود، و روی مسائل مهمی در هیئت مدیره متمرکز شوید که به کار بیایند و مهم باشند. بیشتر کارشناسان و متخصصان نظارت پیشنهاد می‌دهند که بهتر است ابتدا مسائل مهم مطرح شوند تا وقت کافی برای بحث کامل درباره‌شان باشد.
- ارزیابی عملکرد مدیر اجرایی یکی از کارهایی است که باید از انجام آن خودداری کنید اما یکی از مهمترین نقش‌هایی است که هیئت مدیره در حمایت از پایداری شرکت غیرانتفاعی ایفا می‌کند.
آموزش و تحصیلات اعضای هیئت مدیره
همه از نقش‌ها و وظایف هیئت مدیره شرکت‌های غیرانتفاعی خیریه خبر ندارند، خوشبختانه برنامه‌های آموزشی زیادی برای اعضای هیئت مدیره وجود دارد تا این کمبود برطرف شود. مسئله سخت‌تر این است که از داوطلبان خواسته شود زمانی را صرف یادگیری وظایف‌شان کنند و بفهمند که چطور به یک عضو خوب برای هیئت مدیره تبدیل شوند.
خوشبختانه دنیای تکنولوژی محور امروز، تقریباً آموزش و یادگیری را راحت کرده و در کنار آموزش‌های حضوری می‌توانید از انواع برنامه‌های آموزشی کامپیوتری برای ارتقای مهارت‌ها و دانش خود استفاده کنید.
- بیشتر انجمن‌های دولتی غیرانتفاعی برنامه‌های خاصی برای اعضای هیئت مدیره از طریق وبینارها، یا دوره‌های حضوری در حوزه موضوعات نظارتی از جمله وظایف و مسئولیت‌های اولیه دارند.
- می‌توانید از هیئت مدیره شرکت غیرانتفاعی دیگری بخواهید، سخنرانی برای هیئت مدیره شما داشته باشد. یادگیری نظیر به نظیر ابزار بسیار قدرتمندی در حوزه آموزش محسوب می‌شود.
- مطالعه درباره مسائل سیاسی مهم و تاثیرگذار بر خیریه‌های غیرانتفاعی‌های بسیار مؤثر خواهد بود.
