نوشته: Joy Folkedal

گاهی اوقات که بحرانی در زندگی ما پیش می‌آید؛ هیجان زده شده و به صورت خاص روی برخورد با آن موضوع خاص متمرکز می‌شویم. از بعضی جهات، سازنده‌تر شده و با هم همکاری بهتری خواهیم داشت؛ چون هدف مشابهی داریم و آن هم غلبه بر این چالش با همکاری یکدیگر است. اکنون بیش از همیشه به هیئت مدیره استثنایی نیاز داریم.

هرچند، می‌فهمیم که عادت‌های معمول خودمان را کنار گذاشته‌ایم تا فقط از این شرایط عبور کنیم. بسیاری از ما، از جمله خود من، وقتی حین کار فشار زیاد می‌شود یا وقتی عزیزی را از دست می‌دهیم؛ ورزش روزانه خود را کنار می‌گذاریم. چند نفر از ما در طول همه‌گیری کرونا فقط استراحت کردیم و به پخت‌وپز و خوردن شیرینی مشغول شدیم؟ این رفتار، واکنشی طبیعی است؛ اما همیشه بهترین چیز برای ما نیست. در هر حال، الان بیش از هر زمان دیگری به کارهای روزمره، ورزش و عادت‌های غذایی سالم نیاز داریم.

برای سازمان‌های غیرانتفاعی نیز شرایط همین است. افراد سازمان‌های غیرانتفاعی بیشتر از همیشه به هیئت مدیره خوب نیاز دارند و هیئت مدیره‌های ما به شیوه‌های خوب مدیریت آن‌ها نیاز دارند تا به جوامع ما کمک کنند تا از وضعیت همه‌گیری خارج شوند. در حالی که ممکن است هیئت مدیره‌های غیرانتفاعی ما وسوسه شوند تا برای رسیدگی به وضعیت کووید ۱۹ عادات معمول خود را کنار بگذارند؛ من شما را تشویق می‌کنم که در برابر هیئت مدیره خود قوی و هدفمند بوده و در عوض از این زمان برای رسیدن به حاکمیتی استثنایی استفاده کنید.

در سال ۲۰۰۵، BoardSource منبعی برای الهام بخشیدن به هیئت مدیره‌های غیرانتفاعی در بالاترین سطح استفاده بهینه از ظرفیت جمعی آن‌ها، منتشر کرد. این منبع دوازده اصل حاکمیت خوب را توسط هیئت مدیره‌های استثنایی ارائه داده است. این اصول در طول همهگیری کووید ۱۹ از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ پس به نظرم یادآوری کردم که چگونه از این اصول استفاده کنیم تا سازمان‌های خود را بهبود بخشیم و از همکاری خوب هیئت مدیره خود استفاده کنیم.

۱. مشارکت سازنده

هیئت مدیره‌های استثنایی با مدیرعامل خود مشارکتی سازنده دارند و نشان می‌دهند که اثربخشی هیئت مدیره و مدیر عامل به یکدیگر وابسته است.

هیئت مدیره و مدیرعامل در چنین شرایطی وابسته به سازمان شما و برای آن ضروری هستند. اگر قبلا عادات ارتباطی خوب و گفتگوی آزاد را ایجاد نکرده‌اید؛ اکنون زمان آن است تا بتوانید با چالش‌های اجتناب‌ناپذیری که در این مدت به وجود می‌آیند مقابله کنید.

۲. ماموریت محور

هیئت مدیره‌های استثنایی ماموریت را شکل داده و از آن حمایت می‌کنند؛ چشم‌انداز قانع‌کننده‌ای ارائه می‌دهند و هماهنگی بین تصمیمات و ارزش‌های اصلی را تضمین می‌کنند.

مدیرعاملان و هیئت مدیره‌ها باید سخت‌ترین تصمیمات شغلی/ دوره‌ای را بگیرند و تمام اعضای هیئت مدیره باید درک روشنی از ماموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های اصلی داشته باشند. می‌توانید هر یک از این موارد را در جلسه مجازی آینده خود دوباره مرور کنید.

۳. تفکر استراتژیک

هیئت مدیره‌های استثنایی زمانی را برای آنچه مهم است اختصاص می‌دهند و به طور مداوم درگیر تفکر استراتژیک می‌شوند تا جهت سازمان را اصلاح کنند.

در حال حاضر هیئت مدیره‌ها و مدیرعاملان درگیر انواع تفکر استراتژیک در مورد برنامه‌ها و فرایندها هستند و برای اطمینان از عملی شدن ماموریت خود تلاش می‌کنند. همچنین آن‌ها باید از این زمان به عنوان فرصتی استفاده کنند تا برنامه‌هایی که باید ادامه یابند، آن‌هایی که باید قطع شوند و برنامه‌های جدیدی که ممکن است در طول همه‌گیری کرونا و بعد از آن ایجاد شوند را مشخص کنند.

۴. فرهنگ تحقیق

هیئت مدیره‌های استثنایی فرهنگ تحقیق، احترام متقابل و بحث‌های سازنده را نهادینه کرده و منجر به تصمیم‌گیری سالم و مشترک می‌شوند.

برای یادگیری چگونگی اعتماد، به اشتراک‌گذاری اطلاعات، کار تیمی و گفتگو، گسترش فرهنگ تحقیق ،مطلب هفته گذشته همین سایت را بررسی کنید. این مطلب به هیئت مدیره در تصمیم‌گیری برای آینده سازمان کمک خواهد کرد.

۵. ذهن مستقل

هیئت مدیره‌های استثنایی ذهنی مستقل دارند. اعضای هیئت مدیره هنگام تصمیم‌گیری، منافع سازمان را بیش از هر چیز دیگری مد نظر قرار می‌دهند. 

در حال حاضر، از اعضای هیئت مدیره خواسته می‌شود تا  همچنان که نگران سلامت خود هستند، در مورد شرکت‌های غیرانتفاعی خود نیز فکر کنند. نشستن بر صندلی هیئت مدیره و فکر در مورد نیازهای سازمان و ذی‌نفعان آن، بسیار مهم بوده و بخشی از وظیفه قانونی آن‌ها است. این بدان معناست که  متوجه این واقعیت باشید که ممکن است برنامه و خدمات مورد علاقه شما قطع شود و شما نباید با آن مشکلی داشته باشید؛ زیرا این کار برای سازمان بهترین چیز است.

۶. مشخصه‌های شفافیت

هیئت مدیره‌های استثنایی با اطمینان از اینکه اهداکنندگان، ذی‌نفعان و افراد علاقه‌مند اجتماع به اطلاعات مناسب و دقیق امور مالی، عملیات‌ها و نتایج دسترسی داشته باشند؛ مشخصه‌های شفافیت را ارتقا می‌بخشند. 

 هیئت مدیره‌ها در بهترین زمان‌ها باید بین نیاز به محرمانه بودن و شفافیت تعادل برقرار کنند. در حال حاضر ذی‌نفعان، مردم و سرمایه‌گذاران نیاز دارند تا هیئت مدیره‌ها در مورد برنامه سازمانشان برای حفظ امنیت سلامت ذی‌نفعان و کارکنان و نحوه استفاده از اجرای بودجه برای به نتیجه رساندن برنامه‌ها و خدماتشان در طول همه‌گیری، شفاف باشند. همچنین این کار به این معناست که گزارشات مالی و اسناد حقوقی شما به روز هستند؛ ارتباطات شما با اعضا و مردم به موقع و روشن است و سازمان شما تعهدات خودش را دنبال می‌کند.

۷. انطباق با یکپارچگی

هیئت مدیره‌های استثنایی با ایجاد مکانیزم‌های مناسب برای نظارت فعال، ارزش‌های اخلاقی و رعایت  انطباق را ترویج می‌کنند. 

همان طور که بسیاری از کارهای ما به فضای مجازی منتقل می‌شود یا در خط مقدم با افزایش چالش‌ها قرار دارد؛ هیئت مدیره‌ها باید همچنان اطمینان حاصل کنند که سازمانشان دارای کنترل‌های درونی قوی بوده و مدیریت ریسک داشته باشد. همچنین هیئت مدیره‌ها باید اطمینان حاصل کنند که سازمان قوانین و آیین‌نامه‌ها را نادیده نمی‌گیرد و بیمه‌نامه‌هایشان به روز هستند. این امر به خصوص برای سازمان‌هایی که در صنایع بهداشت و مراقبت از کودکان کار می‌کنند بسیار مهم است.

۸. منابع پایدار

هیئت مدیره‌های استثنایی چشم‌اندازهای جسورانه و برنامه‌های بلندپروازانه را به پشتیبانی مالی، تخصص و شبکه‌های نفوذ پیوند می‌دهند. 

اکنون به طور قطع زمان آن رسیده که اعضای هیئت مدیره برای توسعه منابع جسورانه رفتار کنند. اگر تا الان شرکت غیرانتفاعی خود را به عنوان یکی از اولویت‌های مهم خود قرار نداده‌اید؛ اکنون این کار را انجام دهید. اگر درباره پرسیدن از شبکه خود برای پشتیبانی سازمان‌تان راحت نیستید یا در جمع‌آوری کمک‌های غیرانتفاعی مشارکت نکرده‌اید؛ اکنون زمان آن رسیده است. از مدیرعاملتان بپرسید که چگونه می‌توانید کمک کنید و به یاد داشته باشید که یکی از اصلی‌ترین دلایلی که افراد به سازمان کمک نمی‌کنند این است که از آن‌ها چنین چیزی خواسته نشده است. همچنین می‌توانید از ارتباطات خود برای حمایت از سازمان و بخش غیرانتفاعی استفاده کنید.

۹. نتیجه گرا

هیئت مدیره‌های استثنایی نتیجه گرا هستند. آن‌ها پیشرفت سازمان به سمت ماموریت را سنجیده و عملکرد برنامه‌ها و خدمات اصلی را ارزیابی می‌کنند.

هیئت مدیره‌های استثنایی عملکرد سازمان، کارایی کلی و تاثیر نهایی را با دقت بررسی می‌کنند. یک گزارش داشبورد می‌تواند به هیئت مدیره کمک کند تا پیشرفت سازمان به سمت اهداف را کنترل کند؛ بنابراین می‌تواند (با همکاری مدیر عامل) اصلاحات میان دوره‌ای را در طول این بیماری همه‌گیر انجام دهد. ممکن است بفهمید که نشانگرهای کلیدی جدیدی برای افزودن به داشبورد خود دارید که مستقیما با پاسخ شما به بیماری کرونا مرتبط است. همچنین می‌توانید برای پیگیری عملکرد صفحه خود، از یک داشبورد استفاده کنید.

۱۰. تمرینات تعمدی هیئت مدیره

هیئت مدیره‌های استثنایی تعمدا خود را برای انجام وظایف اساسی حاکمیت و حمایت از اولویت‌های سازمانی ساختار می‌دهند.

اگر هیئت مدیره شما در مورد ساختارها و شیوه‌های مدیریتی خود دانسته عمل نمی‌کرده است؛ اکنون زمان آن است که روی چگونگی بهبود آن تمرکز کند. آیا هیئت مدیره و کمیته‌هایی دارید که جلساتشان به راحتی و با حضور اعضای هیئت مدیره که مطالب را از قبل خوانده و آماده تصمیم‌گیری‌های خوب برای سازمان هستند، آغاز می‌شود؟ آیا ساختار کمیته‌ای دارید که انعطاف‌پذیر و روان باشد؟ اگر اینطور نیست ببینید که آیا شما هنوز هم به همه کمیته‌ها نیاز دارید یا اینکه برخی از آن‌ها می‌توانند به صورت کارگروه عمل کنند. اکنون زمان آن است که ساختارها و فرایندهای خود را ساده‌تر کنید؛ از برنامه‌های رضایتمندی و جلسات اجرایی عاقلانه استفاده کنید تا از اعضای هیئت مدیره خود به صورتی کارآمد بهره ببرید. 

۱۱. یادگیری مداوم

هیات مدیره‌های استثنایی پذیرای ویژگی‌های سازمانی با یادگیری مداوم، ارزیابی عملکرد آن‌ها و ارزیابی ارزش افزوده آن‌ها به سازمان، هستند.

حتی در این زمان جلسات مجازی و تماس‌های تلفنی بین جلسات، فرصت بسیار خوبی است که می‌توانید لحظاتی آموزشی را ما بین جلسات هیئت مدیره خود قرار دهید. ۳۰ دقیقه از جلسه بعدی خود را به کمک برای آموزش هیئت مدیره در مورد موضوع حاکمیت یا نحوه برخورد سازمان با چالش‌های مربوط به ذی‌نفعان و ماموریت‌ها، اختصاص دهید. همچنین حالا که بسیاری از آزمون‌ها می‌توانند به صورت آنلاین برگزار شوند؛ زمان بسیار خوبی برای این است که هیئت مدیره خود را مورد ارزیابی قرار دهید. مانند برخی از ما که به دنبال تاثیر خود در زندگی و اینکه چگونه می‌توانیم پیشرفت کنیم هستیم؛ اعضای هیئت مدیره نیز ممکن است از این زمان استفاده کنند تا در مورد عملکردشان که می‌خواهند در کجا پیشرفت کنند که بهترین هیئت مدیره برای سازمانشان باشند و بتوانند بر چالش‌ها فائق آیند، تامل کنند.

۱۲. تجدید حیات

هیئت مدیره‌های استثنایی از طریق جابجایی‌های برنامه‌ریزی شده، استخدام هوشمندانه و فراگیر بودن، به خود انرژی می‌دهند.

ممکن است تمرکز روی اضافه کردن افراد هیئت مدیره در موارد ناشناخته در سازمان‌های ما عجیب به نظر برسد؛ اما هیئت مدیره همیشه باید روی ساخت استخری از داوطلبان بالقوه کار کند. در دوره‌ای که همه چیز مجازی شده است؛ ممکن است از طریق رسانه‌های اجتماعی یا جلسات مجازی با مخاطبانی جدید ارتباط برقرار کنید. مراقبت از استعدادهای نو ظهور و ذی‌نفعان جامعه که به سازمان شما اهمیت می‌دهند؛ راه دیگری است که هیئت مدیره می‌تواند استثنایی بوده و به جذب داوطلبان بالقوه جدید، کمک کند. الان ممکن است زمان مناسبی برای برخی مصاحبه‌های تلفنی یا مجازی با داوطلبان احتمالی باشد.

از آنجا که همه ما می‌خواهیم که جزئی از جامعه‌مان باشیم؛ الان بیشتر از زمان دیگری، در جلسه بعدی هیئت مدیره خود وقت بگذارید و بپرسید که هرکس چه کاری می‌تواند انجام دهد تا هیئت مدیره را فراگیرتر سازد. همچنین ممکن است به قانون طلایی که در Upswell 2019 شنیدم، اشاره کنید: نه تنها به روشی که با دیگران رفتار می‌کنید فکر کنید؛ بلکه به روشی که می‌خواهند با آن‌ها رفتار کنید نیز بیندیشید؛ زیرا همه ما نیازهای متفاوتی داریم که ممکن است بدون پرسیدن آن‌ها را نفهمیم. در نهایت، اگر عضوی از هیئت‌مدیره هستید ولی مشارکتی ندارید؛ به این فکر کنید که کنار بکشید و جا را برای کسی که انرژی و اشتیاق دارد، باز کنید.

امیدوارم این ۱۲ اصل به همان اندازه که برای من الهام بخش بوده‌اند، برای شما نیز باشند. من شما و هیئت مدیره‌تان را تشویق می‌کنم که با شیوه‌های خوب مدیریت خود را حفظ کنید؛ کسانی که به خوبی کار نمی‌کنند را رها کنید و باقی را تقویت کنید.

دیدگاهی بنویسید.

شرکت توسعه سازمانی همرو

به این پرسش‌ها فکر کنید:
– چگونه نسل بعدی مدیران در سازمان خود را شناسایی می‌کنید و ارتقاء می‌دهید؟
– چگونه نقش رهبری را در سازمان گسترش می‌دهید؟
– چگونه مشارکت افراد را بالا می‌برید و آنها را در جهت طراحی راه‌کار همراه می‌کنید؟
– چگونه تجربه اعضای سازمان و مشتریان خود را می‌سنجید و تغییرات نوآورانه ایجاد می‌کنید؟

 

با ما در ارتباط باشید

آدرس: تهران- خ ولیعصر- بالاتر از میدان ونک- کوچه خلیل‌زاده- پلاک ۲۸

تلفن: ۸۷۶۳۴۸۵۴-۰۲۱
ایمیل: hi@hamro.org