هدف از نوشتن الگوی صورت جلسه هیئت مدیره این است که از تاثیرگذاری و کارایی جلسه‌ها اطمینان پیدا کنند. صورت جلسه تضمین می‌کند که جلسه طبق ساختاری خاص پیش می‌رود. همچنین داشتن الگویی شفاف و از پیش تعیین‌شده باعث می‌شود اعضای هیئت مدیره بتوانند جلسه قبلی را بازبینی کنند، در حین جلسه کنونی به اطلاعات دسترسی داشته باشد و از لحاظ ذهنی برای جلسه بعدی آماده شوند.

یک صورت جلسه خوب باید همه مسائل مهم موجود در سازمان را در بر بگیرد و طوری بحث را پیش ببرد که در آن به همه مشکلات موجود رسیدگی شده و همه اعضای هیئت مدیره بتوانند آزادانه در بحث شرکت کنند.

آماده‌ سازی صورت جلسه هیئت مدیره

الگوی صورت جلسه باید همیشه توسط رئیس هیئت مدیره و به کمک سردبیر هیئت مدیره آماده شود. بعد از اینکه الگو نوشته شد، باقی اعضا باید آن را بازبینی و تایید کنند. این کار باعث می‌شود اطمینان حاصل کنید که صورت جلسه، همه عناصر مربوط به سازمان را در بر می‌گیرد و به همه اعضای هیئت مدیره فرصتی می‌دهد تا در طراحی صورت جلسه سهمی داشته باشند. این مسئله به شرکت کردن اعضا در مباحث هم کمک زیادی می‌کند.

عناصر اولیه صورت جلسه هیئت مدیره

با اینکه هر کدام از هیئت‌ مدیره‌ها در هر زمانی موضوعات و اهداف مختلفی دارند، عناصر اولیه صورتجلسه همیشه باید در همه جلسه‌ها ثابت بماند.

همه صورت جلسه‌ها باید گزینه‌های زیر را در بر بگیرند:

  1. تاریخ و زمان دقیق آغاز جلسه و زمان مورد انتظار برای خاتمه آن؛ سردبیر باید زمان دقیق خاتمه را در دستور جلسه یادداشت کند.
  2. مکان جلسه
  3. فهرست اسامی اعضایی که به جلسه دعوت شده‌اند.
  4. موضوعاتی که قرار است در جلسه به بحث گذاشته شود (در بهترین حالت این موضوعات باید براساس اینکه کدام‌ یک از اعضا آن‌ها را ارائه می‌کنند، به چند گروه مختلف تقسیم شوند)
  5. اگر هر یک از اعضای هیئت مدیره به دلایلی نمی‌تواند در جلسه شرکت کند، باید در قالب یک یادداشت آن را در صورت جلسه بنویسید. این کار باعث می‌شود تصمیماتی که به تایید اعضای غایب نیاز دارد را به تعویق بیندازید و به شرکت‌کنندگان اطلاع دهید که به دلیل غیبت بعضی از اعضا، نظارت‌های کمی در جلسه خواهید داشت.
  6. بعضی از سازمان‌ها با نوشتن یک شماره ارجاع خاص در بالای دستور جلسه، جلسات مختلف را از هم متمایز می‌کنند اما معمولا درج تاریخ دقیق جلسه کافی است.
هفت قانون برای برگزاری جلسه موثر
بیشتر بخوانید

بهترین روش‌های تدوین صورت جلسه

بهترین صورت جلسه، دستور جلسه کاملی است که همه مشکلات مربوط و همچنین نتایج مورد انتظار از مباحث (مثلا رای‌گیری از اعضا) را در خود جای دهد. سپس در قسمت شرح جلسه، باید شهادت‍نامه‌ای رسمی از موضوعاتی که به هیئت مدیره ارائه شده قرار دهید؛ این قسمت تحت عنوان «یادداشت» نوشته می‌شود.

یکی دیگر از ترفندهای مناسب این است که برای جلسه یک جدول زمانی تهیه کرده و به هر یک از موضوع‌هایی که در جلسه بحث می‌شود، یک رنگ یا کد مشخص اختصاص دهید. این کار از اینکه اعضا فقط پیرامون یکی یا دو تا از موضوعات برجسته بحث کنند جلوگیری می‌کند و کمک می‌کند موضوعات کلیدی دیگر هم (هر چند خیلی متداول نباشند) مد نظر قرار بگیرند. به یاد داشته باشید که اگر جلسات به‌ موقع شروع شوند، به‌ موقع خاتمه یابند و کارآمد باشند، پیوسته اعضای بیشتری در آن شرکت می‌کنند.

موضوعات بحث را به صورت موثر ترتیب‌بندی کنید. اول از همه تصمیم بگیرید که در هر جلسه به کدام‌ یک از مسائل کلیدی باید رسیدگی کنید. برای اینکه موضوعات به صورت موثر و متعادل به بحث گذاشته شوند، اعضا باید در یک زمان مشخص فقط بر چند موضوع مهم تمرکز کنند.

به محض اینکه تصمیم گرفتید در جلسه درباره چه مسائلی مذاکره کنید، موضوعات را به ترتیب اهمیت بنویسید.

جلسه‌ها گاهی طبق زمان‌بندی پیش نمی‌روند و اگر بیش از حد طولانی شوند، بعضی از اعضا آنجا را ترک می‌کنند. به همین خاطر، بهتر است تصمیماتی که از اهمیت کمی برخوردار هستند و به نظرات اعضای کمتری احتیاج دارند را به انتهای جلسه موکول کنید.

جذب افراد بااستعداد در هیات مدیره سازمان
بیشتر بخوانید

یادداشت صورت جلسه

معمولا سردبیر هیئت مدیره، گزارشی از فعالیت‌های جلسه تهیه می‌کند و آن را در قالب یادداشت جلسه می‌نویسد. در بهترین حالت سردبیر این یادداشت‌ها را با صورت جلسه هیئت مدیره یکی کرده و به صورت یک صورتجلسه «اجرا شده» به ایمیل اعضای هیئت مدیره ارسال می‌کند یا اینکه در انتهای جلسه آن را در قسمت رویداد تقویم می‌گذارد.

موضوعات عملی

هدف از برگزاری جلسات هیئت مدیره این است که تصمیم‌گیری و سپس اقدام انجام شود. جلسه جایی نیست که فقط باید در مورد نگرانی‌ها حرف بزنید و پیرامون مسائل مختلف بحث کنید. در جلسه باید مسائل را به صورت قابل‌ اجرا معرفی کنید. همچنین مدیر باید با آمادگی قبلی در جلسه حاضر شود تا بتواند تصمصیم‌گیری کند و جلسه را پیش ببرد.

موفقیت‌های بیشتر

حتی اگر در حال حاضر دستورجلسه‌ای عالی نداشته باشید، همین که اعضای هیئت مدیره‌تان بتوانند به طور مؤثر با هم صحبت کنند، به‌ موقع جلسه را شروع و تمام کنند و در نهایت تصمیماتی قابل‌اجرا بگیرند، به احتمال زیاد به موفقیت‌های خوبی دست پیدا خواهید کرد.

برای رسیدن به موفقیت نه تنها باید سازمان را به‌ آرامی پیش ببرید، بلکه باید بتوانید جلساتی پیوسته برگزار کنید که اعضای هیئت مدیره مرتب در آن حضور پیدا کنند.

منبع

دیدگاهی بنویسید.

شرکت مشاوره مدیریت همرو

ارائه راه‌کار برای حل مسائل سازمانی در سطوح مختلف.

 

با ما در ارتباط باشید

آدرس: تهران- خ ولیعصر- بالاتر از میدان ونک- کوچه خلیل‌زاده- پلاک ۲۸

تلفن: ۸۷۶۳۴۸۵۴-۰۲۱
ایمیل: hi@hamro.org