به نظر شما مدیران اجرایی در سازمان‌ها از اعضای هیات مدیره چه توقعی دارند؟ همه می‌دانیم که رهبران سازمان‌های غیرانتفاعی برای کمک‌های مالی به هیئت مدیره‌هایشان نیاز دارند. اما این نیاز فقط مالی نیست بلکه کمک کردن اعضای هیات مدیره روش‌های گوناگونی خواهد داشت و اعضای هیات مدیره در رابطه به مسائل غیرمالی نیز می‌توانند کمک‌های زیادی به رهبرانشان و مدیران اجرایی بکنند. فکر می‌کنید از نظر رهبران چه کمک‌هایی از همه بیشتر اهمیت دارند؟
در ادامه آلن سایمون، رئیس سابق انجمن Union Settlement، یکی از بزرگ‌ترین سازمان‌های غیرانتفاعی هارلمز در صد سال اخیر، به این سوالات پاسخ می‌دهد تا بدانید به عنوان عضوی از یک هیئت مدیره چگونه می‌توانید به رهبر و سازمان خود کمک کنید.
روش‌های کمک کردن اعضای هیات مدیره به مدیر اجرایی کدامند؟
-
زمانتان را داوطلبانه در اختیار آنها قرار دهید
اگر زمان آزاد دارید، می‌توانید بخشی از آن برای کمک به فعالیت‌های داوطلبانه در سازمان اختصاص دهید. از داستان خواندن برای بچه‌ها گرفته تا پر کردن فرم‌های مالیاتی، همگی می‌توانند کمک‌های مفیدی محسوب شوند. اگر آخرهفته‌ها هیچ فعالیت داوطلبانه‌ای ندارید که بتوانید در آن همکاری کنید، زمانتان را برای تمیزکاری، باغبانی و کارهای دیگر در سازمان اختصاص دهید.
-
در یکی از کمیته‌های هیئت مدیره فعالیت کنید
بیشتر هیئت مدیره ها یک کمیته مالی و همچنین یک کمیته تأمین مالی دارند اما بیشتر آنها کمیته رسانه اجتماعی یا کمیته بازاریابی ندارند. اگر فکر می‌کنید سازمانتان به چنین کمیته‌ای احتیاج دارد و شما هم در این زمینه توانایی دارید، به سازمان پیشنهاد دهید تا چنین کمیته‌ای تشکیل دهد و خودتان هم در آن فعالیت کنید.
-
با مدیر اجرایی صحبت کنید
با مدیر اجرایی در سازمان صحبت کنید و ببینید او چه خواسته‌ها و نیازهایی دارد. از او بپرسید که درصورت داشتن زمان و منابع کافی، چه کارهایی را می‌خواهد که در سازمان انجام بدهد؟ ببینید آیا می‌توانید این نیازها را برآورده کنید و منابع موردنیاز او را در اختیارش قرار دهید تا اهداف خود را عملی کند؟
-
حوزه‌های تخصصی خود را بشناسید
آیا دانشی در رابطه با مسائلی قانونی، فناوری یا منابع انسانی دارید؟ در بسیاری از سازمان‌های غیرانتفاعی، افراد محدودی هستند که در این زمینه‌ها تخصص دارند. مثلا هیچ کارمندی در سازمان The ED وجود ندارد که بتواند در مذاکره برای قراردادها یا پیشنهادات پزشکی به آن کمک کند. او هیچ‌گاه نمی‌توانست امنیت فناوری‌‌هایش را ارزیابی کند یا نمی‌دانست باید از چه نرم‌افزارهایی استفاده کند. به همین دلیل خوب است که شما به عنوان یکی از اعضای هیات مدیره از توانایی‌های خودتان آگاه باشید و ببینید برای شرکت چه کارهایی می‌توانید انجام دهید.
-
در جلسات هیئت مدیره حضور داشته باشید
خیلی از آژانس‌های تأمین مالی برای اینکه تشخیص صلاحیت ارائه وام، حضور در هیئت مدیره را به عنوان یک امتیاز ویژه در نظر می‌گیرند. پس اگر نمی‌توانید به هر دلیلی در جلسات حضور داشته باشید، به صورت آنلاین در جلسات شرکت کنید. ولی در کل بهتر است همیشه در جلسات حاضر و فعال باشید.
-
با دیگر اعضای هیئت مدیره ارتباط برقرار کنید
هیئت مدیره‌ای که اعضایش یکدیگر را می‌شناسند عملکرد بهتری دارد. اگر سعی کنید با اعضای دیگر آشنا شوید، درواقع هم به خودتان و هم به دیگران کمک بزرگی کرده‌اید. این ارتباطات به شما کمک می‌کند تا گروهی دوستانه تشکیل دهید. مثلا در یک روز تعطیل اعضای هیات مدیره را به یک میهمانی دعوت کنید و از آنها بخواهید تا با خود حداقل یک اسباب‌بازی بیاورند. این اسباب‌بازی‌ها را به کودکان نیازمند ببخشید. به این ترتیب می توانید آنها را هم در این کار خیر و داوطلبانه شریک کنید. این دورهمی برای شما دو مزیت خواهد داشت؛ یکی اینکه توانسته‌اید رابطه بهتری با اعضای هیات مدیره خود برقرار کنید و دیگر آنکه برای کودکان نیازمند اسباب‌بازی تهیه کرده‌اید.
ارتباط و پیوستگی افراد بایکدیگر بر روی سازمان شما اثر مثبتی خواهد گذاشت. فرض کنید یکی از اعضای هیات مدیره شما دونده است. با او صحبت کنید و از او بخواهید تا تیمی در سازمان تشکیل دهد و مسابقات سازمانی دوی ماراتن برگزار کنید. سازمان از هر رویداد، خیریه یا مسابقه‌ای که برگزار می‌کنید سود می‌برد چراکه این کار باعث ایجاد حس همبستگی بین اعضای تیم می‌شود.
-
با اعضای جدید هیات مدیره دوست شوید
اعضای جدید را به دیگران معرفی کنید و در جلسات کنار آنها بنشینید. کاری کنید که حس کنند مورد استقبال قرار گرفته‌اند و بخشی از گروه هستند. اگر یادتان باشد که خودتان در ابتدای کار زمان سختی را پشت سر گذاشتید. پس تا جایی که می‌توانید برای تغییر فرهنگ سازمانی خود تلاش کنید تا اعضای جدید دوران سختی رو پشت سر نگذارند و خیلی زود بادیگران ارتباط برقرار کنند و به عضوی فعال در هیئت مدیره تبدیل شوند.
شما چه روش دیگری برای کمک کردن اعضای هیات مدیره به مدیر اجرایی و سازمان می‌شناسید؟ آیا تابحال تجربه چنین همکاری داشته‌اید؟
