تیم چندسالی می‌شود که با رشد عصر دیجیتال، دورکاری در میان سازمان‌ها و شرکت‌ها رواج پیدا کرده است. اما این دورکاری همیشه هم آسان نبوده است و خیلی از سازمان‌ها در دورکاری‌های خود با شکست مواجه شدند. ایجاد کردن یک تیم دورکار بهره‌ور و خوشحال از مهم‌ترین چالش‌های شرکت‌های عصر دیجیتال است. در ادامه به شما می‌گوییم که برای ساختم تیم دورکار باید چه مراحلی را پشت سر بگذارید.
۱۰ قدم برای ساختن تیم دورکار در سال ۲۰۲۰
۱. مدل دورکاری تیم دورکار خود را مشخص کنید
مدل‌های دورکاری و تعامل از راه دور بسیاری وجود دارد. شما باید نسبت به نحوه کار کردن خود و ویژگی‌های کارکنانتان، ابتدا این مدل‌ها را درک کنید و مناسب‌ترین آن را انتخاب کنید.
تیم غیردورکار
در تیم غیردورکار، تمام افراد به صورت حضوری در یک سازمان در کنار هم مشغول به فعالیت هستند.
- مزایا:
۱. همکاری و مشارکت بالا
۲. مدیریت و کنترل آسان‌تر
- معایب:
۱. هزینه‌های سازمانی بالا (حقوق و مزایا و …)
۲. عدم امکان جذب نیروهای با استعداد به صورت جهانی (از هر منطقه جغرافیایی)
تیم‌های چندگانه
زمانی که یک سازمان در مناطق جغرافیایی متنوع برای خود دفاتر و شعبه‌های مختلفی افتتاح می‌کند و در هر کدام از آنها تیم‌ها به صورت حضوری به فعالیت مشغول می‌شوند، تیم‌های چندگانه شکل می‌گیرد.
- مزایا:
۱. امکان حضور تیم‌های مختلف در شعبه‌های مختلف جغرافیایی سازمان
۲. استخدام و نظارت آسان‌تر
- معایب:
۱. هزینه‌های بالا راه‌اندازی
۲. محدودیت دسترسی به نیروهای با استعداد به صورت جهانی (از هر منطقه جغرافیایی)
۳. تقسیم شدن سازمان به دفاتر مختلف در شعبه‌ها (عدم تمرکز)
کارکنان ماهواره‌ای
هنگامی که سازمان علاوه بر داشتن تیم‌ها و افراد حضوری، چند نفر را هم به صورت دورکاری استخدام می‌کند؛ به آن افراد کارکنان ماهواره‌ای گفته می‌شود.
- مزایا:
۱. بهترین راه برای سنجش دورکاری در سازمان‌ها
- معایب:
۱. سخت بودن برقراری مشارکت بین کارکنان ماهواره‌ای (دورکارها) با تیم متمرکز حضوری سازمان
۲. عدم اطمینان در پایداری و دوام طولانی‌مدت
تیم تمام دورکار
در یک تیم تمام دورکار، تمامی افراد به صورت دورکاری از هر منطقه جغرافیایی به کار مشغول هستند و افراد به صورت حضوری با یکدیگر هیچ ارتباطی ندارند.
- مزایا:
۱. راه‌اندازی آسان
۲. جابه‌جایی کمتر
۳. عدم زمان رفت‌وآمد
۴. دسترسی کامل به نیروهای با استعداد جهانی (از هر منطقه جغرافیایی)
- معایب:
۱. جذب و استخدام گزینش شده برای انتخاب افرادی با انگیزه بالا
۲. زمان و هزینه بالا برای ساختن فرهنگ، تعاملات و مشارکت‌های بین تیمی
۲. از روز اول یک فرهنگ سازمانی فراگیر بسازید
نسبت به نوع مدل دورکاری که انتخاب می‌کنید، باید یک فرهنگ سازمانی فراگیر برای تیم خود خلق کنید. برای مثال اگر کارکنان ماهواره‌ای دارید، بین آنها و کارکنان حضوری خود تفاوتی نگذارید. همه افراد تیم شما چه دورکار باشند یا نه باید از یک فرهنگ سازمانی یکسان و فراگیر پیروی کنند:
۱. یکسان بودن روزهای تعطیل، روزهای مرخصی و مراقبت‌های درمانی
۲. یکسان بودن مدیریت عملکرد و فرصت‌های رشد شغلی
۳. یکسان بودن شیوه ارتباطات و تعاملات درون سازمانی
۴. یکسان بوده شیوه‌های کاری مثل توضیح مسائل، جلسات و …
همچنین افرادی که به عنوان دورکار استخدام می‌کنید، ممکن است که دارای فرهنگ‌های مختلفی باشند و به همین دلیل باید با تمامی آنها با احترام برخورد کنید. سعی کنید زمان، مذهب و تعطیلات مخصوص آنها را بشناسید و برنامه‌های کاری خود را با آنها وفق دهید.
یک فرهنگ سازمانی عالی، خود به خود شکل نمی‌گیرد بلکه به زمان، برنامه‌ریزی و تلاش نیاز دارد.
۳. ارتباط برقرار کنید
ارتباط برقرار کردن با تیم‌ها و کارکنان دورکار سخت است. در ارتباطات حضوری شما می‌توانید از زبان بدن، نشانه‌های فرهنگی و … برای تعامل بهتر استفاده کنید اما در ارتباطات مجازی این کار ممکن نیست. برای برطرف کردن این مشکل در ارتباطات مجازی، شما باید برای تیم خود هنجارهای رفتاری مشخص تعریف کنید و با آنها زیاد در ارتباط باشید:
۱. ابزارهای مجازی که برای برقراری ارتباط از آنها استفاده می‌کنید را مشخص کنید.
۲. زمان پاسخگویی به خدمات مشتریان را تعریف کنید.
۳. آداب و رسوم جلسات مجازی را تدوین کنید.
با مشخص کردن هنجارها و شیوه‌های ارتباطی، آنها را ارزیابی کنید و بهترین‌ها را برای تیم خود حفظ کنید.
۴. ابزار مناسب برای کار کردن تیم دورکار خود انتخاب کنید
انتخاب یک ابزار مناسب برای کار کردن به تیم دورکار شما کمک می‌کند که بهتر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و مسئولیت‌ها به درستی اجرا شود. این کار می‌تواند مانع سواستفاده‌ها، کم‌کاری یا نا امیدی اعضای تیم از سازمان شود. در ادامه بهترین نرم‌افزاهای دورکاری را معرفی می‌کنیم:
گفتگو در زمان کاری: Slack
جایگزین:
- ایمیل
ویدیو کنفرانس و جلسات چهره‌به‌چهره: Zoom
جایگزین:
همکاری و مشارکت تیمی: Quip
جایگزین:
- Google Docs برای استفاده از فایل‌های آفیس (ورد، اکسل و …)
- Confluence مناسب برای تیم‌های کوچک و چابک
مدیریت پروژه: Trello
جایگزین:
- Asana مناسب برای تیم‌هایی که فهرست وظایف روزانه دارند
- Pivotal مناسب برای تحویل کارها
- JIRA مناسب برای پیگیری پیشرفت کارها
برنامه‌ریزی جلسات: Inviited
جایگزین:
- Calendly مناسب برای ملاقات چند نفر به صورت همزمان در یک زمان واحد
- Doodle مناسب برای رزرو قرار ملاقات
۵. ارتباطات رسمی و غیررسمی منظم داشته باشید
کار کردن فقط به معنای کار نیست بلکه شامل ارتباطات و تعاملات اجتماعی هم می‌شود. اگر با افراد تیم خود ارتباط صمیمی‌تری برقرار کنید، کار کردن معنادارتر خواهد شد. ایجاد ارتباطات اجتماعی میان اعضای یک تیم خیلی مهم‌تر از برگزاری جلسات کاری است. چرا که افراد پیش از حضور در جلسات، یکدیگر را می‌شناسند و دیگر استرس یا ترس نخواهند داشت.
ارتباطات مجازی ممکن است این حس را در افراد ایجاد کند که فردی که با آن در ارتباط هستند را نمی‌شناسند و به همین دلیل اعتماد کردن واقعا سخت می‌شود. باید این ارتباطات مجازی را درست مانند یک ارتباط واقعی تشکیل دهید، تا افراد بدانند با کسی در ارتباط هستند که درست مانند آنها دارای خشم، ناراحتی، شادی و … است.
برای ایجاد کردن مشارکت‌های غیررسمی و دوستانه سعی کنید تا افراد تیم را برای بازی یا گفتگو دعوت کنید. سعی کنید افراد خود را با تدوین شیوه‌های همکاری، فرهنگ سازمانی و … به مشارکت غیررسمی و ارتباطات اجتماعی تشویق کنید. با ایجاد چنین ارتباطاتی، کارکنان می‌توانند بهتر به مشتریان گوش دهند، سریع‌تر کار کنند و چابک‌تر باشند.
برگزاری جلسات روزانه
کارکنان تیم دورکار شما ممکن است که در زمان‌های منطقه‌ای متفاوتی باشند. به همین دلیل یک زمان یکسان پیدا کنید و جلسات روزانه برگزار کنید.
ارزیابی کارها به صورت هفتگی
افرادی که به صورت دورکاری کار می‌کنند ممکن است که احساس کنند کار آنها دیده نمی‌شود، به همین بهتر است تا به صورت هفتگی زمانی را برای بررسی و ارزیابی کارها اختصاص دهید. میزان پیشرفت کارها را بسنجید و برای هفته آینده خود هدف‌گذاری کنید.
برگزاری رویدادهای اجتماعی ماهانه
ماهانه یک رویداد اجتماعی آنلاین یا حضوری برگزار کنید تا افراد دور هم جمع شوند و ارتباطات اجتماعی و دوستانه خود را پرورش دهند. در این رویدادها می‌توانید داستان‌ها و تجربه‌های خنده‌دار شغلی تعریف کنید، چالش و بازی داشته باشید، مسابقه بگذارید و برنده انتخاب کنید.
برگزاری تعطیلات سالانه
کارکنان خود را سالانه به یک تعطیلات دعوت کنید. آنها را به یک سفر کوتاه ببرید تا به کمک آن رابطه دوستانه و بهره‌وری آنها را افزایش دهید.
۶. برای جلسات خود قوانین تنظیم کنید
پیش از برگزاری جلسات سازمانی خود، حتما برای ملاقات‌های رسمی هدف تعیین کنید. صورت‌جلسه بنویسید و مشخص کنید که بعد از اتمام هر جلسه می‌خواهید به چه چیزی برسید. تصمیمات گرفته شده در جلسات را یادداشت کنید و به هر شخص یک مسئولیت برای اجرا بدهید. برای جلسات خود قوانین تنظیم کنید تا بهره‌وری آنها افزایش پیدا کند. این قوانین فقط برای جلسات حضوری نیست بلکه جلسات آنلاین هم باید دارای قوانین و هدف باشند. برگزاری چنین جلساتی می‌تواند احترام و اعتماد متقابل در تیم شما را افزایش دهد.
۷. پویایی تیم دورکار را حفظ کنید
انگیزه و پویایی در هر تیمی ضروری است. هر تیمی برای موفقیت و انگیزه نیاز به یک تکانه دارد. وجود این تکانه باعث می‌شود تا اعضای تیم با انگیزه و چابکی قدم بردارند و بدانند که عضوی موثر و فعال هستند. به همین دلیل باید اطمینان حاصل کرد که تیم‌ها همیشه در حال حرکت باشند و تاخیری در کارها ایجاد نشود.
۱. در ساعت‌های کاری با یکدیگر در ارتباط باشید. (با کمک نرم‌افزارهایی مثل Slack یا ایمیل)
۲. درخواست‌های برون سازمانی را به درون سازمانی ترجیح دهید تا تاخیرها به حداقل برسد.
۳. به صورت روزانه با افراد تیم در ارتباط باشید و با آنها چت کنید.
۴. فعالیت‌های تیم را ارزیابی کنید تا پویایی اعضای تیم حفظ شود.
۸. بین اعضای تیم دورکار مشارکت ایجاد کنید
مهم‌ترین چالش مدیریت تیم دورکار، نداشتن مشارکت است. فرهنگ‌های مختلف، ارتباطات چهره‌به‌چهره کم و موقعیت‌های زمانی مختلف باعث کاهش مشارکت بین افراد دورکار می‌شود. به عنوان یک رهبر وظیفه شما ساختن و مدیریت تیم دورکار شاد است. معمولا تیم‌هایی که شاد هستند، تیم‌هایی هستند که مشارکت کاری و بهره‌وری بالاتری دارند. هرچقدر کارکنان شادتر باشند، مشتریان هم شادتر می‌شوند.
بر اساس گفته‌های دان پیک، استقلال، دانش و هدف از مهم‌ترین عوامل داشتن انگیزه و عملکرد بالای تیم‌هاست.
استقلال و خودمختاری
- تصمیم‌گیری: اگر نسبت به تیم خود اعتماد داشته باشید، آنها می‌توانند در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت کنند و این اتفاق می‌تواند انگیزه آنها را افزایش دهد.
- پاداش: اگر به تیم خود نسبت به عملکرد آنها پاداش دهید، اعضای تیم شما بیشتر از تیم و سازمان پشتیبانی خواهند کرد.
- تقسیم وظایف: چرخش سازمانی و تقسیم وظایف باعث می‌شود تا افراد نقش‌های مختلفی را در رویدادها بر عهده بگیرند و همین اتفاق رضایت شغلی آنها را افزایش می‌دهد.
دانش و هدف
- یادگیری: برای اعضای تیم خود هزینه‌ای را برای یادگیری اختصاص دهید و اجازه دهید تا دانش خود را افزایش دهند.
- جلسات فردی: جلسات فردی با اعضای تیم خود داشته باشید و درباره مسیر شغلی، اهداف و مهارت‌های آنها صحبت کنید.
- چشم‌انداز: چشم‌انداز و اهداف سازمان را مشخص کنید و آن را با اعضای تیم خود در میان بگذارید.
۹. کوچک شروع کنید و آرام آرام رشد کنید
ساختن یک فرهنگ سازمانی زمان زیادی می‌گیرد و بعد از آن فراهم کردن یک تجربه پذیرش سازمانی هم بسیار زمان‌بر است. به همین دلیل رشد سریع تیم و استخدام اعضای جدید می‌تواند باعث ایجاد چالش در تجربه پذیرش سازمانی شود. سعی کنید افرادی را استخدام کنید که ظرفیت تیم را می‌توانند تا ۱۲۰ درصد افزایش دهند. رشد تیم خود را مطابق با نیازهایتان سازگار کنید.
۱۰. تجربه کنید، یاد بگیرید، بهبود دهید و تفکر کایزن داشته باشید
کایزن یک تفکر ژاپنی به معنای بهبود یا تغییر دائم برای رسیدن به نتیجه‌ای بهتر است. تفکر کایزن را نه تنها باید در فرهنگ سازمانی خود ایجاد کنید بلکه باید آن را به عنوان راهی مستمر برای رشد و پیشرفت هم بپذیرید. ممکن است که در این مسیر دچار اشتباهاتی شوید، آدم‌های اشتباه را استخدام کنید، دورکاری پر چالشی داشته باشید و … اما با تفکر کایزن می‌توانید از آنها درس بگیرید و برای بهبود آنها قدم بردارید.
شما برای ساختن تیم دورکار و مدیریت تیم دورکار چه پیشنهادی دارید؟
سلام. واقعآ ممنون بابت ارائه این مطلب مفید… ضمنآ من یه سایت خیلی خوب در زمینه دورکاری میشناسم به اسم خدمات یاب که تا حالا چند بار واقعآ به دادم رسید و خیلی ازشون راضیم… https://khadamatyab.com/