همه‌گیری کووید ۱۹ زندگی تمامی مدیران اجرایی را بسیار سخت کرده است. برای مدیران اجرایی احساس تنهایی و انزوا در موقعیتشان غیر معمول نیست و برای بسیاری از افراد، جو فعلی این احساسات را وخیم‌تر کرده است. به همین دلیل است که داشتن رابطه خوب با هیئت مدیره‌تان بسیار مهم است. با این حساب، ۸ نکته زیر را برای تعامل با هیئت مدیره هنگام عبور از بحران کرونا در نظر داشته باشید.
۱. با رئیس هیئت مدیره در ارتباط باشید
رئیس هیئت مدیره، نزدیک‌ترین شریک شما در زمان‌های چالش برانگیز است؛ دقیقا مانند زمانی که همه کارها به راحتی انجام می‌شود. در بحران فعلی، به عنوان مدیرعامل، به یک محرم، یک شریک فکری و پلی به بقیه اعضای هیئت مدیره نیاز دارید. این شخص رئیس هیئت مدیره شما است. اگر رئیس هیئت مدیره شما به کرونا مبتلا شده و قادر به همکاری نزدیک با شما نیست؛ انتصاب شخصی برای انجام این وظیفه در مدت زمانی مشخص را مد نظر قرار دهید. این گزینه هم می‌توانند شامل رئیس سابق هیئت مدیره، نایب رئیس یا شخص دیگری از هیئت مدیره باشد.
۲. به تنهایی پیش نروید
احتمالا می‌دانید که چگونه می‌توانید با اکثر موقعیت‌هایی که به عنوان مدیرعامل با آن روبرو هستید مقابله کنید. حداقل، می‌دانید که منابعی دارید تا از آنها مشاوره بگیرید. این وضعیت فرق می‌کند؛ شما هرگز با چنین مسئله پیچیده‌ای روبرو نشده‌اید و واقعیت این است که هیچ‌کس جوابی برای آن ندارد. هیئت مدیره شما، یا زیر مجموعه‌ای از هیئت مدیره، شریک فکری و حاکمیتی شما برای هدایت آینده سازمان شما در کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت است. این می‌تواند نقش مناسبی برای کمیته اجرایی شما باشد.
اگر هیئت مدیره نمی‌تواند به طور منظم تشکیل جلسه دهد؛ از رئیس هیئت مدیره خود بخواهید که اختیار کارگروهی را به شما دهد تا به عنوان ارتباط حاکمیت‌تان، یا شما و تیم رهبری‌تان، فعالیت کند. سپس شروع به گشتن و شناسایی سناریوها و پیشامدهای غیر مترقبه سازمان کنید. زمانی که درباره بهترین اعضای مورد نظر برای افزودن به کارگروه‌ها و کمیته اجرایی فکر می کنید؛ ابتدا تخصص عملکردی، شایستگی‌ها و دیدگاه‌های متنوعی را که برای حرکت در موضوعات پیچیده مورد نظر شما وجود دارد، شناسایی کنید.
۳. وظایف مهم کمیته را برقرار سازید
مشخص کنید که کمیته‌های دائمی برای ادامه در ماه‌های آینده ضروری هستند. کمیته‌های دائمی که مسئولیت نظارت بر امور مالی را دارند، ضروری خواهند بود.
- کدام کمیته‌های دائمی باید زمان پیمایش این وضعیت به ملاقات شما ادامه دهند؟
- چگونه کارهایی که برای حفظ یا تغییر نیاز دارید را دنبال می‌کنید تا به مشکلات ضروری خود رسیدگی کنید؟
- مطمئن شوید آنچه که شما و سازمان از این کمیته نیاز دارید را به اشتراک می‌گذارید.
- به تنهایی به تخصص کارکنان خود نپردازید. داوطلبان، چشم‌انداز حیاتی ما را در مواقع عدم اطمینان فراهم می‌کنند.
- چه نیروهای جدیدی ممکن است برای جهت‌یابی نیازهای در حال ظهور لازم باشد؟ برای مثال، اگر برای کارهایی مانند نیروی انسانی، بیمه، مشوق‌های اقتصادی، ریسک، برنامه‌ریزی مالی و غیره کمیته دائمی ندارید؛ ممکن است برای کمک به اولویت‌های جدید به کار گروهی نیاز داشته باشید.
- برای داشتن تجربه و بینش مورد نیاز، چه تخصص کاربردی، تجربه حرفه‌ای و یا دیدگاه متنوعی ممکن است برای استخدام در این کمیته‌ها نیاز داشته باشید؟ از افراد دعوت کنید تا در صورت لزوم، به خدمت بپردازند. نیازی نیست اعضای فعلی هیئت مدیره در کمیته یا کارگروه خدمت کنند.
۴. اقدامات و تصمیمات هیئت مدیره و کمیته خود را مستند کنید
شرایط ممکن است عادی نباشد؛ اما سیاست‌های تعیین شده و تصمیماتی که هیئت مدیره شما اتخاذ می‌کند، هنوز هم نیاز به داشتن سابقه کتبی در قالب صورت‌جلسه‌های رسمی دارد.
نگهداری دقیقه‌ها در جلسات کمیته مجازی و هیئت مدیره، در صورت عدم رعایت پروتکل‌های اساسی، می‌تواند پیچیده باشد. برخی مواردی که باید رعایت شوند، شامل استفاده از دستور کار ساختاری به ریاست رئیس هیئت مدیره، معرفی اعضا قبل از ثبت یا اعلام حرکت یا پیشنهاد دوم و اعلام استفاده از ابزارهای یادداشت‌برداری برای بحث‌های وایت‌بردی و یا رای دادن به پیشنهادات هستند.
نقش یادداشت‌بردار در اقدامات و تصمیم‌گیری‌ها ضروری است. اگر در جلسه‌های مجازی قرار دارید و تصمیم دارید که جلسه را ضبط کنید تا همه چیز را در اختیار داشته باشید و بعدا متن را رونویسی کنید؛ فقط اقدامات و تصمیمات را در چند دقیقه ضبط کنید.
۵. از آیین‌نامه پیروی کنید
قرار است اساسنامه رعایت شود؛ اما مواقعی وجود دارد (و کووید ۱۹ مطمئنا این فرصت را فراهم کرده است) که برخی از الزامات یا مفاد آیین‌نامه شما به سادگی قابل تحقق نیستند. ممکن است هیئت مدیره شما برای این دوره خاص، یک ماده یا بخشی از آیین‌نامه شما را «تعلیق» کند. الان زمان امتحان و بازنویسی آیین‌نامه نیست؛ همچنین، دیگر زمان نادیده گرفتن مسئولیت‌های حاکمیتی نیست. با ثبت تصمیم در صورت‌جلسه هیئت مدیره، «تعلیق» را رسمی کنید.
ممکن است تعلیق آیین‌نامه تحت هر یک از شرایط زیر ضروری باشد:
- جلسات سالانه برای رای دادن ماموران یا تصویب قطعنامه برگزار نمی‌شود. (به ویژه اگر قرار باشد عضویت عمومی در این اقدام رای دهد)
- آیین‌نامه برای جلسات مجازی، رای‌گیری الکترونیکی یا تمدید شرایط رهبران حساس هیئت مدیره، مانند مامورین مشروط که در دوره‌های افزوده خدمت می‌کنند، در نظر گرفته نمی‌شود.
- سهمیه‌ها برآورده نمی‌شوند.
۶. شامل شدن همه سه حالت حاکمیتی
ممکن است به نظر برسد که اکنون ما فقط در حالت امانی یا محافظتی قرار داریم. اگرچه این حالت مهم است؛ اما کافی نیست. هر بحران بزرگ، مشکلات جدید غیر منتظره‌ای ایجاد می‌کند؛ به موضوعات قدیمی می‌پردازد و فرصت‌های کاملا جدیدی را کشف می کند.
مشارکت هیئت مدیره شما در هر سه حالت وفاداری، استراتژیکی و مولد، حائز اهمیت است. هر سه مورد ضروری هستند؛ به ویژه زمانی که با شرایط غیر قابل پیش‌بینی و فوری روبه‌رو هستید.
| حالت‌های برنامه‌ریزی امانتی و استراتژیک | حالت‌های مولد و تفکر استراتژیک |
| اعضای هیئت مدیره در مورد موارد جایگزین بازخورد می‌دهند و از میان آنها انتخاب می‌کنند | هیئت مدیره‌ها اعضایی دارند که آنقدر درگیر هستند که نتوانند به ایجاد راه‌حل‌های جدید کمک کنند |
| به چالش‌های فنی می‌پردازند | به چالش‌های سازگاری می‌پردازند |
| تصمیم‌گیری می‌کنند | چیزی که نیاز به تصمیم‌گیری دارد را تصمیم‌گیری می‌کنند |
| حل مشکلات | کشف و چارچوب‌بندی مشکلات |
| واقعیت‌ها را در نظر می‌گیرند | بحث قوی، گفت و شنود و مناظره دارند |
| سوالات عملی مطرح می‌کنند | سوالات کاتالیزوری مطرح می‌کنند |
بحران فعلی کووید ۱۹، فرصتی بی‌نظیر برای درگیر کردن اعضای هیئت مدیره شما در هر دو گفتگوی مولد و قالب‌بندی سناریو/احتمالات است که می‌تواند منجر به ایجاد چشم‌اندازی جدید برای سازمان شود. هیئت مدیره خود را در ایجاد برنامه‌هایی برای جایگزین‌های کوتاه مدت، متوسط و بلند مدت که گزینه‌های ممکن را چارچوب‌بندی می‌کند، درگیر کنید تا این سناریو همچنان ادامه یابد.
۷. از ارتباطات اعضای هیئت مدیره در وکالت و نوع دوستی استفاده کنید
در حالی که قطعا صدای کارمندان هنگامی که داستان ما را می‌گویند و به دنبال پشتیبانی هستند اهمیت دارد؛ صدای اعضای هیئت مدیره شما (به عنوان مدافعان، تاثیر گذاران و رابط‌های شما نه تنها با جوامع، بلکه با رهبران محلی، ایالتی و ملی) به راحتی قابل جایگزین کردن نیست.
فرصت پشت سر شما خیلی بزرگ‌تر از گذشته است. در حالی که عده‌ای معتقدند که حمایت و جمع‌آوری کمک‌های مالی کارکرد اصلی کارمندان است؛ ولی در واقع این‌ها مسئولیت‌های بنیادی و ضروری اعضای هیئت مدیره شما است.
پس بپرسید، «اگر الان نه؛ پس کی؟» سوالات خوبی که می‌توانید از خودتان بپرسید عبارتند از:
- از کجا برای برقراری ارتباط با اهداکنندگان اصلی یا ارائه‌دهندگان کمک هزینه، بیشترین مساعدت را داریم؟ به چه پیام‌هایی نیاز داریم؟ آیا ما از آنها درخواستی داریم؟
- چه ارتباطی بین داوطلبان ما، قانونگذاران و رهبران جامعه وجود دارد؟ در صورت نیاز به حمایت آنها برای ابتکار عمل یا لایحه قانونی بعدی، چگونه می‌توانیم از آنها کمک بگیریم؟
مکالمه را باز کنید و در مورد سوال از آنچه که سازمان شما از آنها می‌خواهد نترسید.
۸. روش‌های جایگزین برای جذب اعضا پیدا کنید
این امکان وجود دارد که همه اعضای هیئت مدیره شما به دلیل مشکلات شخصی یا حرفه‌ای، در حال حاضر نتوانند عمیقا درگیر کارهای هیئت مدیره باشند. تصور نکنید که آنها نمی‌خواهند از طرف سازمان مشغول به کار شوند.در مورد راه‌هایی صحبت کنید که اعضای هیئت مدیره نیاز به نقش کمتری دارند. گزینه‌های پیشنهادی خود را ارائه دهید و به گزینه‌های آنها نیز احترام بگذارید. مگر در مواردی که به طور خاص درخواست شود؛ همچنان آنها را در کلیه ارتباطات سازمانی هیئت مدیره بگنجانید. باید در تعامل با هیئت با خیئت مدیره هنگام عبور از بحران کرونا باشید.
