پژوهشی جدید از استراتژی‌های ساده‌ای رونمایی می‌کند که عملکرد تیم های مجازی را بهبود می‌بخشند. ارتباط تیم های مجازی با در نظر گرفتن 5 راه می‌تواند بهبود یابد که در ادامه به آنها اشاره می‌شود.

افزایش فناوری‌های همکاری باعث ایجاد این فرضیه ساده‌انگارانه شده که پیشرفته‌ترین ابزارها موجب ارتباط مجازی کارآمدتر می‌شوند. با این حال پژوهش ما در مورد ارتباط تیم‌ های مجازی در یک سازمان چندملیتی بزرگ نشان می‌دهد که عملکرد نه به خود فناوری‌ها بلکه به نحوه استفاده از آن‌ها وابسته است.

از اعضای تیم‌ های مجازی خواستیم که در مورد رفتارهای ارتباطی جمع‌آوری شده از مجموعه پژوهش‌های مربوط به ارتباط تیم‌ های مجازی به یکدیگر امتیاز بدهند. ارزیابی‌های همتایان روی 5 رفتار متمرکز بودند: انطباق فناوری با وظیفه، شفاف کردن منظور، همگام بودن، پاسخگو و حامی بودن و باز و جامع بودن (شرکت‌کننده‌ها مدتی با هم کار کرده بودند و وظیفه بهبود فرایندهای کلیدی کسب‌وکار به آن‌ها سپرده شده بود). برای محاسبه امتیاز تیم، از امتیازهای افراد میانگین گرفته شد.

وقتی تجربه قبلی افراد در ارتباط تیم‌ های مجازی و سطح پشتیبانی فناوری در دسترس را بررسی کردیم، به این نتیجه رسیدیم که تیم‌هایی که در این 5 رفتار امتیاز بالاتری دارند، رهبران‌شان هم در مورد تولید خروجی‌های باکیفیت، تکمیل به‌ موقع وظایف، همکاری بهره‌ور و رسیدن به اهداف یا عملکردی فراتر از اهداف امتیاز بهتری به آن‌ها داده‌اند.

به‌طور کلی نتایج حاکی از رابطه‌ای خطی بود، به‌ ازای هر 10 درصدی که تیمی در زمینه کارآمدی ارتباط مجازی بیشتر از تیم‌های دیگر امتیاز گرفته بود، در زمینه عملکرد کلی نیز 13 درصد بیشتر امتیاز گرفته بود. اگرچه این پژوهش بر ارتباط تیم‌ های مجازی متمرکز بود، معتقدیم این استراتژی‌ها می‌توانند به ارتباط تیم‌ های غیرمجازی هم که بیش‌ازپیش به همکاری مجازی وابسته شده‌اند، کمک کنند.

بیایید این 5 رفتار را با جزئیات بررسی کنیم. شاید در نگاه اول ساده و مقدماتی به‌نظر برسند اما مشاهدات ما نشان می‌دهند که اغلب نادیده گرفته می‌شوند. تیم‌هایی که در جریان این استراتژی‌های ساده قرار می‌گیرند و گام‌هایی را برای پیاده‌سازی آن‌ها برمی‌دارند، عملکرد بهتری از تیم‌های دیگر دارند.

1) انطباق فناوری با وظیفه

تیم‌ها فناوری‌های ارتباطی زیادی را در اختیار دارند که از ایمیل و پلتفرم‌های چت تا کنفرانس اینترنتی و ویدئو کنفرانس را شامل می‌شود. افراد اغلب ناخودآگاه از ابزاری استفاده می‌کنند که برایشان راحت‌تر یا آشناتر است اما بعضی از فناوری‌ها بیشتر از دیگر فناوری‌ها برای برخی از وظایف مناسب هستند و انتخاب فناوری اشتباه می‌تواند دردسرهایی ایجاد کند.

ابزارهای ارتباطی از چند بعد از جمله غنای اطلاعات (یا ظرفیت انتقال نشانه‌های غیرکلامی و غیره که به افراد در تفسیر معنا کمک می‌کنند) و سطح تعامل بی‌درنگ با یکدیگر تفاوت دارند. به همین ترتیب وظایف ارتباطی تیم ها نیز بسته به نیاز به سازگار کردن دیدگاه‌های متفاوت، ارسال و دریافت بازخورد یا اجتناب از سوءتفاهم‌های بالقوه متفاوت است. هدف ارتباط باید مکانیسم ارسال و دریافت را تعیین کند.

بیشتر بخوانید  عملکرد سازمانی و فرهنگ تیمی: کار سازمانی نوعی کار گروهی است

بنابراین بادقت اهداف‌تان را در نظر بگیرید. هنگام ارسال یک‌طرفه اطلاعات از رسانه‌های مبتنی بر متن مثل ایمیل، چت و تابلوی اعلانات استفاده کنید، برای مثال وقتی می‌خواهید اطلاعات و برنامه‌های روزمره را ارسال کنید، ایده‌ها را به اشتراک بگذارید یا داده‌های نمونه را جمع‌آوری کنید.

کنفرانس اینترنتی و ویدئو کنفرانس ابزارهای غنی‌تر و تعاملی‌تری هستند که برای کارهای پیچیده‌تری مثل حل مسئله و مذاکره مناسب‌ترند که به گردش ایده‌ها و دیدگاه‌های متفاوت نیاز دارند. سعی نکنید مشکلات شخصی بالقوه بحث‌برانگیز را از طریق ایمیل یا چت حل کنید (مثلا وقتی می‌خواهید به فردی بگویید اشتباه کرده است، وظایفش را به‌طور کامل انجام نمی‌دهد یا یکی از هم‌تیمی‌هایش را ناراحت کرده است).

برای پرداختن به مقوله‌های حساس‌تر از ابزارهای غنی‌تر استفاده کنید. به‌طور خلاصه هرچه کاری پیچیده‌تر بود، از ابزارهایی استفاده کنید که به ارتباط حضوری نزدیک‌ترند. در ضمن گاهی اوقات بهترین گزینه ملاقات حضوری است (البته اگر امکان‌پذیر باشد).

2) شفاف کردن منظور

امروزه بیشتر ارتباطات ما مبتنی بر متن هستند. متاسفانه وقتی استفاده از ابزارهای مبتنی بر متن فضای زیادی برای تفسیر باقی می‌گذارند، سوگیری‌ها و فرضیات رایج می‌توانند سوءتفاهم‌ها و تعارض مخربی ایجاد کنند که به عملکرد تیم آسیب می‌زنند.

در این‌گونه ارتباطات منظور به چند دلیل به‌درستی منتقل نمی‌شود:

  • افراد هنگام نوشتن کمتر محتاط و بیشتر منفی‌نگر هستند. وقتی نمی‌توانیم واکنش فرد دریافت‌کننده پیام را ببینیم، حرف‌هایی می‌زنیم که به‌صورت حضوری به‌راحتی نمی‌زنیم. فناوری و فاصله جرات بیشتری برای شکایت، ابراز خشم یا حتی توهین به اعضای تیم می‌دهد و در نتیجه در نوشتن بیشتر از برخورد حضوری احساسات منفی را بروز می‌دهند.
  • منفی‌نگری دوطرفه است. افراد دریافت‌کننده ارتباطات مکتوب نیز اغلب آن را منفی‌تر از منظور ارسال‌کننده تفسیر می‌کنند. احساسات بیشتر از طریق نشانه‌های غیرکلامی ابراز و دریافت می‌شوند که تا حد زیادی در ارتباطات مبتنی بر متن وجود ندارند. پژوهش‌ها نشان می‌دهند که دریافت‌کنندگان ایمیلی که قرار بوده احساسات مثبت را القا کند، اغلب آن پیام را از لحاظ احساسی خنثی تفسیر می‌کنند. به همین ترتیب ایمیلی که کمی لحن منفی دارد، احتمالا به‌شکلی بسیار منفی‌تر از نظر ارسال‌کننده تفسیر می‌شود.
  • افراد متن‌ها را با نگرش‌های متفاوتی می‌خوانند. در پیام‌های مکتوب اغلب فرض می‌کنیم که دیگران روی مسائلی تمرکز می‌کنند که ما فکر می‌کنیم مهم هستند و فکر می‌کنیم بیشتر از آنچه در واقع هست، اولویت‌هایمان را شفاف کرده‌ایم. متاسفانه زیاد اتفاق می‌افتد که اطلاعات حیاتی نادیده گرفته شوند.

برای اینکه اجازه ندهید این سوگیری‌ها در تیم‌تان مشکل ایجاد کنند، اطمینان حاصل کنید که منظورتان را کاملا شفاف اعلام کرده‌اید.

پیش از ارسال پیام‌های مهم، آن‌ها را بازبینی کنید تا مطمئن شوید که لحن مناسبی را به‌کار گرفته‌اید. در مثبت‌گرایی زیاده‌روی کنید یا از شکلک‌ها استفاده کنید تا احساسات را القا کنید و تمایل به تفسیر منفی را کاهش دهید. نهایت سعی‌تان را بکنید که بر اطلاعات مهم تاکید کنید، بخش‌هایی از پیام را برجسته کنید که به توجه نیاز دارند، در خط موضوع از «نیازمند پاسخ» استفاده کنید یا درخواست‌ها را به چند ایمیل تقسیم کنید تا برجستگی هر کدام را افزایش دهید.

بیشتر بخوانید  استخدام چابک در کنار استخدام آبشاری

3) همگام بودن ارتباط تیم های مجازی

وقتی اعضای تیم رو در رو تعامل نمی‌کنند، ریسک درک نکردن شرایط و عبور از خط قرمزها بیشتر می‌شود. این اتفاق به چند دلیل ممکن است بیفتد.

اول اینکه وقتی اعضای تیم‌ها در کنار هم نیستند، تشخیص اینکه پیام دریافت و خوانده شده است، دشوارتر می‌شود مگر اینکه فرد اعلام کند پیام را دریافت کرده است.

دوم اینکه نقص‌های ارتباطی می‌توانند به توزیع نامتوازن اطلاعات بین اعضای تیم منجر شوند. برای مثال ممکن است ایمیلی مهم به اشتباه به افرادی ارسال نشود و ناخواسته ناآگاه بمانند. سوم اینکه فقدان تماس حضوری مداوم می‌تواند اثر «از دل برود، هر آنکه از دیده برفت» داشته باشد و در نتیجه حواس اعضای تیم به نیازها و کارهای ضروری محلی پرت ‌شود و یادشان برود که به هم‌تیمی‌های دورشان اطلاعات بدهند.

وقتی یکی از اعضای تیم سکوت می‌کند، دیگران به حدس و گمان روی می‌آورند. افراد بدون اطلاعات دقیق اغلب بدترین حالت ممکن را فرض می‌کنند.

تیم شما می‌تواند با اولویت دادن به آگاه نگه داشتن همه اعضا بر این چالش‌ها غلبه کند. با اعضای تیم به‌ طور منظم در ارتباط باشید و از دوره‌های بی‌خبری طولانی اجتناب کنید. بدون اینکه کسی بپرسد، اطلاعاتی را درباره شرایط محلی‌تان مثل کارهای ضروری، مهلت‌ها و اولویت‌ها به اشتراک بگذارید.

وقتی پیام مهمی دریافت می‌کنید، حتی اگر نمی‌توانید اقدام فوری‌ای انجام دهید، اعلام کنید که پیام را دریافت کرده‌اید. در مورد افراد پیش‌فرض بد نداشته باشید. پیش از نتیجه‌گیری شتاب‌زده، از افراد بخواهید شفاف‌سازی کنند تا بهتر رفتارها و منظورشان را درک کنید. برای مثال وقتی هم‌تیمی‌تان به پیام دارای حساسیت زمانی شما پاسخ نداده، اول دلیلش را بفهمید، شاید پیام را دریافت نکرده یا کاری اضطراری پیش آمده است.

4) پاسخگو و حامی بودن

تناقض کار تیم های مجازی این است که در این تیم‌ها در مقایسه با تیم‌ های مرسوم، اعتماد برای دستیابی به عملکرد موثر بسیار مهم‌تر است و در عین حال ایجاد کردنش دشوارتر است. اعتماد بین هم‌تیمی‌هایی که در فضای کاری یکسانی کار می‌کنند، تا حد زیادی به آشنایی و علاقه وابسته است، حال آنکه در ارتباط تیم‌ های مجازی، افراد باید قابل اعتماد بودن‌شان را با همکاری با دیگران در کاری خاص نشان دهند.

برای کمک به توسعه اعتماد در تیم‌ های مجازی، همه را تشویق کنید که بدون معطلی به درخواست‌های هم‌تیمی‌هایشان پاسخ بدهند، برای ارائه بازخورد واقعی وقت بگذارند، کنش‌گرایانه راه‌حل‌هایی را برای مسائل پیش‌روی تیم ارا‌ئه کنند و در ارتباطات همواره از لحنی مثبت و حمایتی استفاده کنند.

بیشتر بخوانید  چرا برنامه های توسعه و رشد کارمندان اهمیت دارد؟

5) باز و جامع بودن

احتمال اینکه تیم‌ های مجازی اعضایی با فرهنگ‌ها، پیش‌زمینه‌ها و تجربه‌های متفاوت داشته باشند، بیشتر است. اگرچه تنوع می‌تواند به گوناگونی بیشتر ایده‌ها منجر شود و در نتیجه خلاقیت و عملکرد تیم را تقویت کند، گاهی اوقات ارتباط مجازی اعضای تیم را از اظهار نظر بازمی‌دارد و بهره‌برداری از این مزیت‌ها را چالش‌برانگیز می‌کند.

ابزارهای مجازی نشانه‌های اجتماعی‌ای را کاهش می‌دهند که به دلبستگی اعضا به یکدیگر کمک می‌کنند و این مسئله نیز انگیزه برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و اطلاعات را از بین می‌برد. همچنین وقتی افراد به‌صورت مستقیم واکنش هم‌تیمی‌ها به ایده‌هایشان را نمی‌بینند، ممکن است مشارکت‌شان را متوقف کنند.

علاوه بر این وقتی تیم‌ های مجازی از زیرگروه‌هایی در نقاط مختلف تشکیل می‌شوند، به‌طور طبیعی افراد به‌جای تمام تیم، بیشتر تمایل دارند درون زیرگروه محلی ارتباط برقرار کنند. این مسئله به‌ویژه برای رهبران چالش‌برانگیز است چرا که ممکن است مورد انتقاد قرار بگیرند که غیرمنصفانه بیشتر به اعضای تیم محلی توجه می‌کنند.

برای آنکه از مزیت‌های تنوع تیم مجازی‌تان بهره‌برداری کنید، سعی کنید تا حد ممکن باز و جامع ارتباط برقرار کنید. در ارتباطات و تصمیم‌های مهم همه تیم را دخیل کنید. فعالانه از همه اعضای تیم، به‌ویژه آن‌هایی که در نقاط دیگر هستند، بخواهید دیدگاه‌شان را ارائه کنند تا نشان دهید پذیرای ایده‌ها و رویکردهای متفاوت به کارها هستید. وقتی در پی حل اختلاف نظرها هستید، سعی کنید بهترین ایده‌های تیم را تلفیق کنید.

نقش رهبری در ارتباط تیم های مجازی

فرض نکنید همه اعضای تیم‌تان از مشکلات بالقوه ارتباط مجازی یا ۵ رفتار کلیدی بهبوددهنده عملکرد آگاه هستند. پیشنهاد می‌کنیم منشوری تیمی تدوین کنید که نحوه همکاری اعضا با یکدیگر را توصیف می‌کند. این موارد را مشخص کنید: فناوری‌هایی که تیم برای کارهای متفاوت استفاده می‌کند یا نمی‌کند (از ایمیل برای گفت‌وگو در مورد مسائل شخصی حساس استفاده نکنید)، قالب‌ها و آداب استاندارد برای ارتباطات مکتوب (در ایمیل‌ها مواردی را برجسته یا پررنگ کنید که به اقدام نیاز دارند)، برنامه‌های همگام کردن همه اعضا (اگر تعهد یا موعد سررسیدی را نمی‌توانید رعایت کنید، به تیم اطلاع بدهید)، زمان مورد انتظار برای پاسخگویی به درخواست‌ها (دریافت پیام‌ها را در کمتر از ۲۴ ساعت اعلام کنید) و انواع ارتباطات تیم ها که همیشه باید با همه به اشتراک گذاشته شوند (در موارد مختلف از اعضا بپرسید «آیا می‌خواهند در جریان آن مسئله قرار بگیرند یا خیر؟») یافته‌های ما نشان می‌دهند وقتی هنجارها روشن و شفاف منتقل می‌شوند، واقعا تاثیر مثبتی دارند.

در پژوهش ما همچنین افرادی که در زمینه همکاری مجازی تجربه قبلی داشتند، امتیاز ارتباط مجازی بالاتری کسب کردند. رهبران می‌توانند برای الگوسازی از رفتارهای کارآمد از این اعضا استفاده کنند (و می‌توانند خود این رفتارها را هم الگو کنند) تا تمام گروه را به استانداردی بالاتر ارتقا دهند.

منبع

دیدگاهی بنویسید.

شرکت مشاوره مدیریت همرو

ارائه راه‌کار برای حل مسائل سازمانی در سطوح مختلف.

 

با ما در ارتباط باشید

آدرس: تهران- خ ولیعصر- بالاتر از میدان ونک- کوچه خلیل‌زاده- پلاک ۲۸

تلفن: ۸۷۶۳۴۸۵۴-۰۲۱
ایمیل: hi@hamro.org