به مجموعه رفتارهای مشخصی که یک فرد برای رسیدن به موفقیت در نقشی خاص (یا گروهی از نقش‌ها) باید از خودش نشان دهد، شایستگی گفته می‌شود. برخلف تحلیل شغلی یا شرح وظایف شغلی، که فقط وظایف مربوط به آن جایگاه و مهارت‌ها و دانش لازم برای اجرای آن وظایق را نشان می‌دهند، مدل های شایستگی در واقع به شرح رفتارهای شغلی کارمند می‌پردازند. در ادامه راهنمای مدل های شایستگی برای بررسی رفتارهای شغلی کارمند ارائه می‌شود.
استفاده از این مدل های شایستگی می‌تواند به رشد شرکت و موفقیت کلی سازمانتان کمک زیادی بکند. طبق نظرسنجی SHRM Competency Survey که در سال 2016 انجام شد، از بین بیش از 500 مدیر ارشد که در نظرسنجی شرکت کرده‌اند، 93 درصد گفته‌اند شاستگی‌هایی که به‌صورت رسمی در سازمان تعریف شده‌اند در موفقیت کلی واحدهای کسب‌وکار تأثیر زیادی دارند. با وجود مشکلاتی که در توسعه و استفاده از مدل های شایستگی وجود دارد، این راهنمای مدل های شایستگی به شما کمک می‌کنند معنای «عملکرد عالی» را برای سازمان تعریف کنید؛ یعنی بین عملکرد ضعیف، متوسط و عالی تمایز ایجاد می‌کنند و به این ترتیب باعث توسعه بهتر کارمندان می‌شوند.
انواع شایستگی
مدل‌های شایستگی انواع مختلفی دارند و می‌توانند مجموعه‌ای از شایستگی‌های همگانی یا مدل‌های چندسطحی پیچیده‌تری را در بر بگیرد که چندین وظایف شغلی را پوشش می‌دهند. این شایستگی‌ها به چند دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
- شایستگی‌های محوری یا سازمانی: این شایستگی‌ها شامل رفتارهایی هستند که همه کارمندان سازمان، (صرف نظر از اینکه چه وظایفی دارند یا در چه سطحی از سازمان فعالیت می‌کنند) برای رسیدن به موفقیت باید از خودشان نشان دهند. مهارت‌های ارتباطی، یادگیری پیوسته و یکپارچگی از جمله این شایستگی‌ها هستند.
- شایستگی‌های وظیفه‌ای یا شغلی: این شایستگی‌ها به یک وظیفه شغلی خاص یا نوع خاصی از شغل مربوط می‌شوند. مثلاً برقراری ارتباط یکی از نمونه‌های شایستگی شغلی برای فروشندگان به حساب می‌آید.
- شایستگی مدیریت: این نوع شایستگی‌ها شامل مهارت‌ها و رفتارهای لازم برای مدیریت و رهبری افراد می‌شوند. توانایی الهام‌بخشی به دیگران و برقرار ارتباط در سطح سازمان، دو مورد از شایستگی‌های مدیریت هستند.
مشکلات مربوط به مدل های شایستگی
چه بخواهید از مدلی استفاده کنید که ترکیبی از شایستگی‌های محور باشد و چه از مدلی که فقط بر رفتارهای مدیریت تمرکز دارد؛ در هر صورت باید از بعضی از مشکلات مربوط به مدل‌های شایستگی باخبر باشید. در زیر به چند نمونه از آنها اشاره می‌کنیم.
مشکل 1: با شایستگی‌های متفاوتی که وجود دارد، شناسایی شایستگی‌هایی که از همه برای سازمان شما مناسب‌تر است و هدف قرار دادن رفتارهای دلخواهی که به موفقیت سازمانتان کمک کند، کمی دشوار می‌شود.
مشکل 2: اینکه بدانید باید از کجا شروع کنید کار سختی است، بخصوص اگر تابه‌حال مدل شایستگی نساخته باشید.
مشکل 3: حتی بعد از شناسایی شایستگی‌ها ممکن است پیوند برقرار کردن مدل با فرایندهای مدیریت استعداد (مانند مدیریت عملکرد و برنامه جایگزینی) برایتان سخت باشد. در مطالعه‌ای به این نتیجه رسیدند که در سال 2016 شرکت‌ها تنها 4 درصد از بودجه‌های مدیریت استعدادشان را به مدیریت شایستگی اختصاص داده بودند و این میزان از سال 2014 حدود 5 درصد کاهش داشته‌است.
سرمایه‌گذاری حداکثری در مدل های شایستگی
برخلاف مشکلاتی که در توسعه و کار با مدل های شایستکی وجود دارد، فواید این کار بسیار فراوان است. مدل‌های شایستگی به سازمان‌ها کمک می‌کنند قابلیت‌های نیروی کار را شناسایی کرده و فرصت‌هایی برای یادگیری و توسعه آنها پیدا کنند. آنها همچنین به کارمندان کمک می‌کنند از قابلیت‌های خود را آگاه باشند و فرصت‌های رشد و ترقی را شناسایی کنند.
در نهایت، توسعه مدل‌های شایستگی ارتباطی مستقیم با موفقیت کلی سازمان دارد. یکی از مطالعات نشان داد که 89 درصد از سازمان‌های بالارتبه (آن‌هایی که کارمندانی با عملکرد بالا و برنامه جایگزینی مستحکمی دارند) برای همه نقش‌های شغلی‌شان شایستگی‌های محوری تعریف کرده بودند، درحالی که از بین شرکت‌های دیگر فقط 48 درصد از آنها شایستگی‌های محوری‌شان را با شفافیت مشخص کرده بودند.
همانطور که گفتیم مشکلات توسعه مدل‌های شایستگی را می‌توان با ترکیبی از منابع و کمک دیگران حل کرد و فواید کار با مدل های شایستگی از مشکلات اولیه آن بسیار بیشتر است. در زیر روش‌هایی را ارائه کرده‌ایم که به شما اطمینان می‌دهند می‌توانید از سرمایه‌‌گذاری‌هایی که روی توسعه مدل شایستگی انجام داده‌اید نهایت استفاده را ببرید؛ مدلی که کاملاً با اهداف سازمانی و توسعه کارمندان سازگار باشد.
- چارچوب شایستگی دقیق و سنجیده‌ای توسعه دهید. چارچوب شایستگی‌تان اول از همه باید مهم‌ترین شایستگی‌هایی که برای موفقیت در سازمان به آن احتیاج دارید را در بر داشته باشد. این اولین و مهم‌ترین مرحله توسعه چارچوب شایستگی است که به شما کمک می‌کند بر مشکل شماره 1 (شناسایی شایستگی‌هایی که از همه برای سازمان شما مناسب‌تر است و تعریف موفقیت برای هر یک) غلبه کنید.
برای توسعه چارچوب باید به تحقیق و جمع‌آوری اطلاعات بپردازید تا بتوانید دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای هریک از شغل‌های داخل سازمان و همچنین رفتارهایی که باعث عملکرد عالی در آن شغل می‌شوند را شناسایی کنید.
- مدل‌های شایستگی‌تان را با توسعه کارمندان همراستا کنید. مدل‌های شایستگی راهنماهایی هستند که در هر مرحله از مسیر شغلی کارمندان، شما را در شناسایی فرصت‌های یادگیری و توسعه آنها یاری می‌کنند؛ چه بخواهید به‌تازگی و با کمک یک همکار توسعه و یادگیری مدل‌های شایستگی‌تان را بنویسید و چه از قبل مدل شایستگی داشته باشید. مثلاً این مدل‌ها کمکتان می‌کنند مهارت‌های ارتباطی و رهبری کارمندانتان (اعم از مشارکت‌کنندگان فردی و مدیران) را تقویت کنید.
- مدل‌های شایستگی را در فعالیت‌های مدیریت استعداد جای دهید. همراستا کردن مدل‌های شایستگی با فرایندهای مدیریت استعداد کار دشواری است و برای رسیدگی به این دشواری‌ها باید در فعالیت‌هایی مانند برنامه‌ریزی جایگزینی، استخدام و شناسایی پتانسیل‌های بالا، از این مدل‌ها اسفاده کنید. این کار باعث می‌شود مدل‌های شایستگی‌تان اعتبار بیشتری پیدا کرده و فرصت‌های بیشتری برای رسیدگی به شکاف‌های آموزشی پیدا کنند.
ارزش مدل های شایستگی را با کمک شریکی معتمد به معرض نمایش بگذارید
توسعه و اجرای مدل های شایستگی و استفاده از آنها در فعالیت‌های مدیریت استعداد، برخلاف مشکلاتی که دارد، کاری شدنی است. درست است که شناسایی شایستگی‌ها و تخصیص آنها به نقش‌های مختلف کمی دشوار است اما کار نشدنی و طاقت‌فرسایی نیست.
کافی است از فردی باتجربه در زمینه توسعه و یادگیری کمک بگیرید. او می‌تواند در توسعه مدل های شایستگی موجود یا ساخت مدل‌های شایستگی شما را یاری کند. در نهایت، اگر با فردی مناسب همکاری کنید، می‌توانید در شکل‌دهی به برنامه‌های توسعه و آموزش (برای کارمندان مختلف در هر مرحله از مسیرشغلی‌شان) از این مدل‌ها و راهنمای مدل های شایستگی ارائه شده استفاده کنید.
