برای پیدا کردن و به کارگیری افراد واجد شرایط در یک سازمان به برنامه‌ریزی‌های متعددی نیاز است. این کار زمان‌بر و مهم در شرکت‌ها نیاز به ارزیابی و بررسی مداوم دارد تا بتوان متوجه شد که روند استخدام به خوبی پیش می‌رود و اگر نیاز به تغییر و بهبود است هر چه سریع‌تر اعمال شود. اگر این بررسی‌ها به درستی و به موقع انجام نشوند شرکت با ضرر مواجه می‌شود. این جا است که شاخص های جذب نیروی انسانی مطرح می‌شوند. این شاخص‌ها در ارزیابی روند استخدام به کمک شما می‌آیند و کار بررسی و تحلیل موفقیت در استخدام را آسان تر می‌کنند.
چرا ارزیابی در فرایند استخدام اهمیت دارد؟
هنگام استخدام کارمندان جدید، غربالگری، ارزیابی و بررسی پیشینه آنها ضروری است. ارزیابی این شاخص‌ها نه تنها منجر به استخدام یک کارمند با کیفیت بالا می‌شود، بلکه از سازمان شما در برابر ورود کارمندانی ضعیف با اخلاق کاری پایین یا کسانی که مرتکب جرم شده‌اند هم محافظت می‌کنند. با توجه به اینکه فرایند استخدام، زمان، انرژی و منابع مالی شرکت را مصرف می‌کند، انجام این مراحل به بخش منابع انسانی کمک می‌کند تا این دارایی‌ها را عاقلانه‌تر مدیریت کنند.
شاخص های جذب نیروی انسانی چه هستند؟
شاخص های ارزیابی در استخدام، معیارهای خاصی هستند که به شما کمک می‌کنند اثربخشی فرایند استخدام و تیم استخدام خود را اندازه‌گیری کنید. شاخص های جذب نیروی انسانی از داده‌ها استفاده می‌کنند تا متوجه شوید تا چه حد به اهداف استخدامی خود نزدیک یا دور هستید و به شما کمک می‌کنند تصمیم‌های استراتژیک‌تری در مورد تخصیص زمان و پول خود در این فرایند بگیرید.
مهم‌ترین شاخص های جذب نیروی انسانی کدامند؟
بسته به اهدافتان، شاخص های جذب نیروی انسانی زیادی وجود دارد که می‌توانید آنها را بررسی کنید. به عنوان مثال، شاید بخواهید روی منبع‌یابی داده‌ها تمرکز کنید تا بفهمید از طریق کدام کانال‌ها بهترین افراد جذب می‌شوند یا داده‌های عملیات استخدام بررسی کنید، تا بفهمید فرایند استخدام شما چقدر کارآمد است. در ادامه 11 مورد از این شاخص‌ها را معرفی و بررسی می‌کنیم تا بتوانید در ارزیابی فرایند استخدام از آنها بهره ببرید.
۱. تعداد افراد واجد شرایط در هر فراخوان
هر چه تعداد افراد متقاضی بیشتر باشد، انتخاب‌های بیشتری برای استخدام خواهید داشت. با این حال، اگر آنها واجد شرایط این موقعیت نباشند، فقط وقت خود را تلف می‌کنید. پیدا نکردن افراد واجد شرایط می‌تواند نشانه این باشد که شما آگهی‌های شغلی قدرتمندی طراحی نمی‌کنید یا آنها را در مکان‌های مناسب پست نمی‌کنید. همچنین ممکن است به دلیل انتظارات غیرواقع بینانه‌ای باشد که در مورد خصوصیات فرد مورد نظر دارید. نسبت افراد واجد شرایط به ازای هر فراخوان به شما می‌گوید که چه سهمی از افرادی که برای هر موقعیت درخواست داده‌اند، واقعا برای آن نقش واجد شرایط هستند.
ردیابی این شاخص به شما کمک می‌کند تشخیص دهید که آیا از همان ابتدا به افراد مناسب دسترسی دارید یا خیر. اگر متوجه شدید که نسبت افراد واجد شرایط شما پایین است، ممکن است تصمیم بگیرید آگهی‌های شغلی خود را تغییر دهید و آنها را دوباره پست کنید تا مخاطبان هدف خود را بهتر پیدا کنید.
۲. نرخ تکمیل فرم استخدام شرکت
احتمال دارد متقاضیان درخواست شغلی را ابتدا پر کنند و سپس آن را نیمه تمام رها کنند. اگر تعداد نامزدهای شما که درخواستی را قبل از تکمیل آن رها می‌کنند زیاد باشد، ممکن است شانس استخدام استعدادهای برتر را از دست بدهید.
نرخ بالای رها شدن درخواست فرم استخدام می‌تواند به دلیل پیچیده بودن فرایند درخواست شغل شما باشد. برای یافتن میزان تکمیل درخواست خود، تعداد درخواست‌های ارسال شده را تقسیم بر تعداد کل داوطلبانی کنید که به صفحه درخواست‌ها وارد شده‌اند.
۳. کیفیت منبع استخدام
قطعا نمی‌خواهید وقت خود را برای منابعی تلف کنید که کاندیداهای باکیفیت به شما ارائه نمی‌دهد. اندازه‌گیری کیفیت منبع می‌تواند به شما کمک کند در بهترین منابع برای فرایند استخدام خود سرمایه‌گذاری می‌کنید. این کار کمک کند تا روند تعاملی سالم و قابل اعتماد بسازید و روند استخدام خود را به طور کلی بهبود بخشید.
برای بررسی کیفیت منبع، به تعداد متقاضی‌های با کیفیت بالا که از هر منبع می‌آیند نگاهی بیندازید و ببینید افرادی که بیشترین امتیاز را در فرایند استخدام شما به دست آورده‌اند از چه طریقی شما را پیدا کرده‌اند. برای انجام این کار به دنبال یافتن الگوها باشید، شاید تعجب کنید که بهترین متقاضی‌ها از یک منبع خاص آمده‌اند. وقتی که با کیفیت‌ترین منابع را پیدا کردید، وقت آن است که روی آنها بیشتر سرمایه‌گذاری کنید.
۴. طول مدت فرایند استخدام
طول مدت فرایند استخدام مدت زمانی است که فرایند مصاحبه و استخدام کارمندی جدید از لحظه درخواست تا ورود به شرکت، طول می‌کشد. دانستن زمان لازم برای استخدام کارمندی جدید می‌تواند به انجام پیش‌بینی‌های بهتر منجر شده و به شما کمک کند کل استراتژی استخدام خود را شکل دهید. اگر مشخص شود که فرایند استخدام شما معمولا دو یا سه ماه طول می‌کشد، می‌دانید که چه زمانی باید کمپین استخدام خود را شروع کنید تا افراد جدید را در زمان مناسب وارد شرکت کنید.
وقتی بتوانید برای مدت زمانی که برای یافتن کارمند جدید مناسب نیاز دارید برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید، می‌توانید از رکود تیم خود جلوگیری کنید و مطمئن شوید که کارها همیشه به خوبی پیش می‌روند. همچنین می‌توانید نقاط گلوگاه را در فرایند استخدام خود کشف کنید، استراتژی‌هایی را برای از بین بردن آنها آماده کنید و در زمان خود را برای استخدام صرفه‌جویی کنید.
۵. کیفیت استخدام
اندازه‌گیری کیفیت استخدام به شما می‌گوید که چقدر در به دست آوردن یک فرد مناسب برای موقعیت شغلی مدنظرتان موفق بوده‌اید. اندازه‌گیری این شاخص می‌تواند کمی پیچیده‌تر سایر شاخص های ارزیابی استخدام و جذب نیروی انسانی باشد. با توجه به اینکه کیفیت معمولا مختص شرکت شما و اهدافی است که می‌خواهید به آن برسید، باید تعریف کنید که «کیفیت» برای شما در استخدام به چه معنا است.
می‌توانید به عواملی مانند مدت زمانی که طول می‌کشد تا کارمند به بهره‌وری کامل برسد و این که آیا با فرهنگ شرکت مطابقت دارد یا رضایت مدیر استخدام از او را بررسی کنید. نگاهی به موقعیت کامل کارمند در شرکت می‌تواند به شما کمک کند تا ارزیابی کنید که آیا فرد مناسبی را استخدام کرده‌اید یا خیر. اگرچه همه افراد متفاوت هستند و قبل از استخدام تشخیص این که آیا کارمندی مناسب است یا نه دشوار است، اما شما می‌توانید الگوهایی را بین استخدام‌های با کیفیت بالا یا حتی با کیفیت پایین شناسایی کنید که به شما اطلاع می‌دهد که آیا کارمندی مناسب است یا نه.
۶. هزینه هر استخدام
استخدام همیشه یک سرمایه‌گذاری است اما با این وجود، شما می‌خواهید مطمئن باشید که بیش از آن چه نیاز دارید خرج نمی‌کنید و هزینه‌ای که می‌کنید، استخدام افراد باکفایت را به همراه دارد. توجه به هزینه هر استخدام به شما نشان می‌دهد که میانگین پولی که برای استخدام یک فرد جدید خرج کرده‌اید چقدر است تا مطمئن شوید که بیهوده خرج نمی‌کنید.
میانگین هزینه هر استخدام خود را بررسی کنید. مقایسه هزینه هر استخدام با میانگین می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید که آیا راه‌هایی وجود دارد که بتوانید هزینه‌ها را بدون به خطر انداختن کیفیت استخدام خود کاهش دهید؟ همچنین می‌توانید بفهمید که آیا سرمایه‌گذاری مقداری پول بیشتر منجر به استخدام فردی قوی‌تر می‌شود؟
۷. مصاحبه برای استخدام
مصاحبه یکی از پیچیده‌ترین و زمان‌برترین بخش‌های استخدام است. به همین دلیل باید مطمئن شوید که انجام هر مصاحبه سودآور خواهد بود. با دانستن نحوه و تعداد مصاحبه‌های خود برای استخدام مشخص می‌کنید که با چند نفر باید مصاحبه کنید تا در نهایت یک فرد را قبول کنید. انجام این کار می‌تواند کمک کند تا تعداد متقاضیان برای هر فراخوان را مدیریت کنید و بدانید دقیقا چه تعداد را باید برای هر دور مصاحبه دعوت کنید.
با توجه به اینکه اکثر شرکت‌ها چندین دور مصاحبه دارند، می‌توانید این نسبت را از یک مرحله به مرحله بعد هم بررسی کنید. ممکن است تعداد انگشت‌شماری از متقاضیان را برای مصاحبه تلفنی دعوت کنید، سپس بخش کوچک‌تری از آن گروه را برای مصاحبه حضوری دعوت کنید. دانستن این که چگونه در هر مرحله مصاحبه پیش می‌روید، می‌تواند این اطمینان را بدهد که در هر مرحله با تعداد مناسبی از افراد صحبت می‌کنید.
۸. نرخ پذیرش پیشنهاد
هر زمان که به کسی پیشنهاد شغلی یا جاب آفر می‌دهیم، امیدواریم که بپذیرد. متاسفانه، همیشه اینطور نیست. استخدام یک فرایند دو طرفه است و گاهی اوقات فردی که به او پیشنهاد می‌دهیم، این موقعیت را نمی‌پذیرد. اگر اکثر آنها این موقعیت را نگرفتند، یک زنگ خطر روشن می‌شود. این اتفاق می‌تواند نشانه آن باشد که در فرآیند استخدام خود اشتباهی انجام داده‌اید یا این که مشکلاتی در مورد شرکت شما وجود دارد که باید پیش از استخدام افراد آنها را حل کنید. برای این کار کافی است که فقط تعداد پیشنهادات پذیرفته شده را بر تعداد کل پیشنهادات ارائه شده تقسیم کنید.
۹. رضایت متقاضی‌ها
داشتن یک تجربه عالی هنگام مصاحبه با یک شرکت می‌تواند تاثیر ماندگاری داشته باشد. اگر افراد متقاضی راضی باشند، تمایل بیشتری به پذیرش پیشنهاد استخدام دارند. حتی ممکن است تشویق شوند که در صورت عدم پذیرش، برای یک موقعیت دیگر درخواست دهند. با ارسال یک نظرسنجی ساده میزان رضایت آنها را اندازه‌گیری کنید. می‌توانید بپرسید که آیا تجربه مثبت یا منفی در طول فرایند مصاحبه دارند؟ همین سوال ساده معمولا اطلاعات کافی برای شناسایی الگوها را می‌دهد.
سعی کنید نظرسنجی کوتاهی داشته باشید. یک یا دو سوال بله یا خیر به همراه یک سوال باز بپرسید که در آن افراد می‌توانند در صورت تمایل به مشارکت، افکار و نظرات خود را به اشتراک بگذارند. سپس از این اطلاعات برای بهبود تجربه استخدام خود استفاده کنید.
۱۰. نرخ گردش مالی
نرخ گردش مالی بالا هم نشانه بدی برای شرکت شما است. این بدان معناست که افرادی که به تیم خود وارد کرده‌اید از این موقعیت راضی نیستند. نرخ گردش مالی بالا در سال اول نشانه‌ای از یک مشکل بزرگ‌تر است. نرخ گردش مالی سال اول را با تقسیم تعداد کارمندانی که پس از گذشت کمتر از یک سال شرکت را ترک می‌کنند بر تعداد کل کارکنانی که استعفا داده‌اند، محاسبه کنید. با این ارزیابی می‌توانید ببینید چند نفر از افرادی که از شرکت شما می‌روند، برای یک سال کامل در موقعیت خود نبوده‌اند. اگر این عدد زیاد است، باید نگاه دقیق‌تری به فرایند استخدام یا حتی فرهنگ کلی شرکت بیندازید تا ببینید چه مواردی را می‌توانید بهبود بخشید.
۱۱. رضایت مدیر استخدام
همانطور که اندازه‌گیری میزان رضایت متقاضی از فرایند مصاحبه و استخدام مهم است، شما باید میزان رضایت مدیران استخدامی شما از کارمندانی که استخدام کرده‌اید را هم اندازه‌گیری کنید. وقتی مدیران استخدام از افراد جدید ناراضی هستند، می‌تواند نشان دهد که معیارهای انتخابی شما به موقعیت‌های شغلی مرتبط نیست یا این که مدیران استخدام به اندازه کافی در فرایند استخدام سرمایه‌گذاری نکرده‌اند.
می‌توانید رضایت مدیر استخدام را با یک نظرسنجی یا یک مصاحبه کوتاه اندازه‌گیری کنید. حتما از مدیران استخدام بپرسید که برای بهبود چه فرایند استخدام چه کاری را بهتر است انجام دهید. وقتی آنها را وارد فرایند تصمیم‌گیری می‌کنید، احساس رضایت بیشتری می‌کنند و دوست دارند ایده‌هایشان شنیده شود.
کلام آخر
استخدام و جذب یکی از اصلی‌ترین وظایف هر شرکت است که باید به درستی انجام شود. این فرایند هزینه‌بر به برنامه‌ریزی دقیق نیاز دارد که خود همین برنامه باید مدام مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد. شاخص های جذب نیروی انسانی شاخص‌هایی هستند که از اهیمت زیادی برای بررسی روند استخدام برخوردار هستند. این شاخص‌ها قبل، حین و بعد از فرایند استخدام بررسی می‌شوند. بر اساس این شاخص‌ها می‌توان متوجه شد که آیا فرایند استخدام موفقی داشته‌اید یا خیر.
