فرایند تجزیه و تحلیل شغل باعث می شود کارمندان بدانند در شرایط فعلی چه جایگاه‌هایی در شرکت کارآمد هستند و کدام یک به تغییرات اساسی احتیاج دارند. وقتی سازمانی تحلیل شغل انجام می‌دهد، در واقع جایگاه‌های شغلی را بررسی می‌کند (نه افرادی را که در آن جایگاه کار می‌کنند) تا ببیند وظایف فعلی که برای آن جایگاه در نظر گرفته شده مناسب هستند یا اینکه به تجدید نظر احتیاج دارند.
تعریف شایستگی
شایستگی یک مهارت قابل‌اندازه‌گیری است. در فرایند تحلیل شغل، به ویژگی‌های قابل‌اندازه‌گیری و بخصوصی که یک فرد باید برای اجرای نقشی خاص داشته باشد، شایستگی می‌گویند. به طور کلی شناسایی شایستگی‌های مربوط به هر شغل، اولین قدم در فرایند تحلیل شغلی به حساب می‌آید. اغلب اوقات، فردی که در شغل موردنظر کار می کند و افرادی که او را در سازمان تحت نظارت دارند، به کمک یکدیگر شایستگی‌های لازم برای آن جایگاه را تعیین می کنند. در نتیجه شناسایی این شایستگی‌ها فقط بر عهده مدیران نیست.
انواع مختلف شایستگی
شایستگی‌ها اغلب انواع مختلفی دارند. یکی از شایستگی‌های رایج مهارت‌های ارتباطی است. مثلا برای کسی که می‌خواهد سخنرانی کند، این نوع شایستگی ضروی است. یکی دیگر از شایستگی‌های رایج محیط کار خدمات مشتری است؛ بخصوص وقتی افراد در جایگاه شغلی‌شان با مشتری ارتباط رودررو برقرارمی کنند.
فرایند از تجزیه و تحلیل شغل
طی فرایند تحلیل شغل، شایستگی‌ها را به ترتیب اهمیت رتبه‌بندی می کنند. کسی که تحلیل شغلی انجام می دهد معمولا بعد از شناسایی شایستگی‌ها، هریک از آن ها را رتبه‌بندی می کنند و با کمک این رتبه‌بندی ها تصمیم می گیرد شخصی که در جایگاه مورد نظر کار می کنند، چه شایستگی‌هایی باید داشته باشد و اینکه کدام‌یک اختیاری و کدام‌یک الزامی هستند.
هدف از تجزیه و تحلیل شغل
شرکت‌ها می توانند افرادی را برای اجرای تجزیه و تحلیل شغل انتخاب کنند. مهم‌ترین دلیل این کار این است که ببینند وظایفی که یک فرد در جایگاه فعلی‌اش انجام می دهد برای این جایگاه مناسب است یا اینکه این وظایف باید به جایگاه دیگری محول شوند. برای مثال اگر نتایج تحلیل نشان بدهد فردی که در فلان جایگاه کار می کند الزاما نیازی نیست مهارت‌های خدمات مشتری را داشته باشد، متوجه می شویم که وظایف مربوط به مشتری مناسب این جایگاه شغلی نیست و باید آن را جزو مسئولیت‌های شخص دیگری قرار دهیم.
