در حالی که جهان به تهدیدات کرونا پاسخ می‌دهد؛ بسیاری از سازمان‌های غیر انتفاعی و اعضای هیئت مدیره آنها در حال حاضر با سوالات و تصمیمات دشوار دست به گریبان هستند. در این شرایط نامشخص، همانطور که وضعیت به سرعت تغییر می‌کند؛ اعضای هیئت مدیره نیز باید با همکاری و حمایت از مدیرعامل، رهبری پایدار و تطبیقی ارائه دهد تا بتوانند مدیریت بحران کرونا را در مجموعه خود به خوبی انجام دهند.
نقش هیئت مدیره در مدیریت بحران کرونا
هیئت مدیره برای اداره و مدیریت اوضاع و همچنین رفع تهدیدات بیرونی، باید با مدیرعامل همکاری نزدیکی داشته باشد. در حالی که مدیرعامل مسئولیت برنامه‌ریزی عملیاتی اجرای این نقشه‌ها را بر عهده دارد؛ هیئت مدیره نیز باید استراتژی سازمان را بررسی کرده و نسبت به آن پاسخگو باشد و بازخورد خود را ارائه دهد. هیئت مدیره و مدیرعامل باید در برنامه‌ریزی‌های خود انعطاف‌پذیر باشند و تمام راه‌حل‌های ممکن برای خروج از بحران کرونا را در نظر بگیرند. همچنان‌که هیئت مدیره، سازمان را بررسی می‌کند، باید موارد زیر را مد نظر قرار دهد:
- چه جنبه‌هایی از این وضعیت در سازمان ما تاثیر می‌گذارد؟
- بیشترین آسیب‌پذیری سازمان کجاست؟
- دوست داریم با چه سوالاتی از مطبوعات کمتر روبرو شویم؟
- چگونه می‌توان مانع از بروز شرایط بدتر شد؟
برنامه‌ریزی پاسخ‌ها و ارتباطات برای مدیریت بحران کرونا
رویکردی مشارکتی و انطباقی برای برنامه‌ریزی مدیریت بحران کرونا اطمینان ایجاد خواهد کرد که نظرات کارکنان و هیئت مدیره شنیده می‌شود. در تهیه برنامه باید نظرات متفاوتی را در نظر گرفت؛ از جمله نظرات متخصصان، منابع انسانی، مسئول امور مالی و مرجع قانونی سازمان. البته در برنامه باید وظیفه هیئت مدیره و کارمندان نیز در مدیریت بحران کرونا مشخص شود تا از سردرگمی جلوگیری شود.
برآورد و مدیریت بحران و ریسک
مدیریت بحران یا ریسک با تعیین اینکه چه کسی این تلاش را مدیریت می‌کند، آغاز می شود. هیئت مدیره به عنوان مباشر سازمان باید نسبت به وجود خطر حساس باشد؛ نوع مقابله را تنظیم کند و بخواهد که فرایندها و ابزارهای مناسب در نظر گرفته شوند تا سازمان در مواقع لازم، ایمن و آماده عمل باشد. تد بیلیچ (Ted Bilich) از Risk Alternatives به نحوه کاهش ریسک بحران مربوط به کرونا اشاره می‌کند.
هیئت مدیره و مدیرعامل به عنوان بخشی از هر استراتژی مدیریت بحران ریسک، باید بررسی کنند تا ببینند چگونه وضعیت اقتصادی فعلی، چرخه حیات سازمان و جامعه‌ای که در آن فعالیت می‌کنند، در برنامه واکنش سازمان تاثیر می‌گذارند. علاوه بر این، هیئت مدیره به عنوان مباشر سازمانی که مسئولیت نظارت مالی و قانونی سازمان را بر عهده دارد، باید تاثیر فعلی و آینده‌ای که کرونا روی اقتصاد، خود سازمان، کارمندان و جامعه‌ای که در آن فعالیت می‌کنند را ارزیابی کند. کلید اصلی مدیریت ریسک، درک این مسئله است که از سیاست‌های بیمه‌ای فعلی و شیوه‌های کاهش ریسکی که دارید و آنچه که تحت پوشش قرار نگرفته است، مطلع باشید.
در حالی‌که سازمان‌ها سعی می‌کنند برای روزها، هفته‌ها و ماه های آینده برنامه‌ریزی کنند؛ هیئت مدیره با همکاری مدیر عامل باید به طور مستمر وضعیت را بررسی کرده و خطرات احتمالی که ممکن است به واسطه کرونا یا کووید19 به وجود بیاید را ارزیابی کند. این روزها چالش برانگیز هستند و مهم است که هیئت مدیره و کارمندان گرد هم آیند و طرحی بریزند که به سازمان کمک کند تا این بحران را رفع کند. برنامه جامع پاسخ به بحران ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- یک استراتژی رسانه‌ای که شامل بسته‌های مطبوعاتی در مورد حقایق سازمان است
- اقداماتی برای تشکیل جلسه هیئت مدیره اضطراری
- اطلاعات تماس ذینفعان اصلی (اهدا کنندگان، اعضا، دولت، رسانه‌ها، سیاستگذاران، سازمان‌های همکار و غیره)
- بیانیه‌های سیاست اصلی
- نکات گفتگو برای پاسخ به سوالات متداول
رویدادهای سازمانی
مدیرعامل باید پیشرفت‌های منطقه‌ای و محلی را زیر نظر داشته باشد و تعیین کند که آیا سازمان باید به رویدادهای حضوری برنامه‌ریزی شده ادامه دهد یا از گزینه‌ی رویدادهای مجازی استفاده کند. در حالی که در بسیاری موارد در نهایت تصمیم کارکنان مبنی بر لغو برنامه‌ها است؛ هیئت مدیره بسته به اندازه/بزرگی این رویداد و تاثیر آن از نظر مالی بر بودجه و سازمان، باید تصمیم‌گیری کند. انجمن مدیریت کنوانسیون حرفه‌ای (Professional Convention Management Association) اطلاعات بیشتری درباره برنامه‌ریزی احتمالی رویداد دارد.
امور مالی و سرمایه‌گذاری
هیئت مدیره باید درباره تغییرات احتمالی در امور مالی و سرمایه‌گذاری سازمان بحث و گفتگو کند. تاثیر کووید ۱۹ اقتصاد نامشخص است و هیئت مدیره و مدیرعامل باید در مورد توانایی سازمان در تامین امتیازات یا کمک‌های مالی آینده فکر کنند. آنها باید بدانند که چه خدماتی ممکن است برای انطباق با بخشنامه‌های فعلی برای فاصله‌گذاری اجتماعی نیاز باشد و اینکه چگونه برنامه‌های لغو شده در بودجه تاثیر می‌گذارد. در این مکالمه باید به ماندگاری کوتاه‌مدت و بلندمدت دارایی‌های سازمان توجه شود و اینکه آیا سازمان نیاز دارد که از ذخیره خود استفاده کند یا باید آنها را بسازد.
ایمنی کارکنان و ذینفعان
هر سازمان باید برنامه‌ای برای زمانی که شخصی در آن سازمان مبتلا به کرونا شود، داشته باشد. قدم‌های بعدی چیست؟ چگونه به کارمندان و کسانی که در محیط کار شما فعالیت می‌کنند اطلاع می دهید؟
همچنان که مدیرعامل و کارمندان اجرایی چگونگی محافظت از کارمندان و ذینفعان را بررسی می‌کنند؛ هیئت مدیره باید برای هرگونه تصمیم یا سیاستی که مدیر اجرایی برای دورکاری یا لغو رویدادها و خدمات می‌گیرد، آماده باشد. وظیفه مدیرعامل و هیئت مدیره این است که به عنوان رهبر مطمئن شوند که کارمندان، ذینفعان و داوطلبان می‌دانند چگونه از خود و جامعه محافظت کنند. اگر سازمان تصمیم به کار از راه دور گرفت؛ آیا سیستم‌ها و فناوری‌هایی وجود دارند که از این تلاش‌ها پشتیبانی کنند؟
همچنین یک سازمان باید به برنامه تداوم تجارت (BCP) خود مراجعه کند. (BCP) بخش مهمی از استراتژی کلی مدیریت ریسک است و به شما امکان می‌دهد تا سازمان در حین بحران عملیاتی بماند. یک BCP تمام جنبه‌های عملیاتی را در بر می‌گیرد و بسته به اندازه سازمان شامل ورودی‌های اغلب پرسنل نیز می‌شود. این برنامه‌ریزی به تضمین ایمنی کارمندان نیز کمک می‌کند و باید نحوه عملکردهای بحرانی در صورت نیاز به کار از طریق دورکاری را بررسی کند. می‌توانید اطلاعات بیشتر در مورد BCP را در مرکز مدیریت خطر غیر انتفاعی (Nonprofit Risk Management Center) بخوانید.
جلسات اعضای هیئت مدیره و شیوه‌های تصمیم‌گیری در خصوص مدیریت بحران کرونا
با محدودیت‌های رفت‌وآمدی و توصیه‌های فاصله‌گذاری اجتماعی، هیئت مدیره باید در مورد نحوه ملاقات‌ها و انجام کارهایشان بحث کنند. اول اینکه اعضای هیئت‌ها باید آیین‌نامه و قوانین منطقه‌ای خود را بررسی کنند تا معلوم شود که آیا جلسات هیئت مدیره مجازی باشد یا باید رای گرفته شود. در مواقع بحرانی رهبری که هیئت مدیره برای سازمان به ارمغان می‌آورد از اهمیت بیشتری برخوردار است. هیئت مدیره شما باید قادر به پاسخگویی به سوالات سخت باشد و بحث‌هایی مهم راجع به نیازهای سازمان و جامعه‌ای که در آن فعالیت می‌کنید، داشته باشد.
همچنین هیئت مدیره باید در نظام برنامه ریزی سناریو مربوط به بحران از جمله بحران کرونا مشارکت داشته باشد و هرگونه مکالمه‌ای که ممکن است در رابطه با وضعیت فعلی و وضعیت پیش‌بینی شده داشته باشد مطرح کند و اینکه هیئت مدیره باید بداند که در صورت تغییر شیوه‌های سنتی جلسه چگونه رای‌گیری می‌کند و چگونه هر تصمیمی را ثبت خواهد کرد؟
برنامه‌ریزی ارتباطات
هیئت مدیره نه تنها باید در مورد تاثیرات کرونا و برنامه‌ریزی در مورد خطرات احتمالی فکر کند؛ بلکه باید در نظر بگیرد که سازمان چگونه با کارکنان، رهبران و جامعه‌ای که در آن فعالیت می‌کند، ارتباط برقرار خواهد کرد. نقطه شروعی برای برنامه‌ریزی ارتباط در بحران، بحث گسترده بین هیئت مدیره و مدیرعامل است که محور آن سوالات زیر است:
- ما به عنوان یک سازمان چه اطلاعاتی را باید با مردم به اشتراک بگذاریم؟
- چه کسی اصلی‌ترین نقطه ارتباط خواهد بود؟ آیا سازمان یک درخت ارتباطی دارد؟
- آیا سازمان برنامه‌ای برای کارگروه بحران دارد؟
- چه کسی مسئول مدیریت بحران از جمله بحران کرونا است و وظایفش چیست؟
ارزیابی مداوم
پاسخ به بحران و برنامه‌ریزی ارتباطات هرگز تمام نمی‌شود. پس از مشخص شدن یک برنامه ارتباطی، وظیفه هیئت مدیره است که به حمایت از مدیرعامل و سازمان ادامه دهد. این به معنای حفظ ارتباطاتی است که با واکنش سازمان سازگار باشد و از مدیرعامل در کلیه تصمیم‌گیری‌ها حمایت کند. با تغییر وضعیت، هیئت مدیره با همکاری مدیرعامل تحلیل هرگونه خطری را ادامه می‌دهند و برنامه‌های ارتباطی خود را بر همین اساس به‌روز می‌کنند.
امروز زمانی است که رهبری هیئت مدیره آزمایش می‌شود. می‌دانیم که چقدر دشوار است؛ چون ما نیز در کنار شما، کارمندان خود، مردم و جامعه‌ای که در آن فعالیت می‌کنیم، این بحران را تجربه می‌کنیم. ما به همه شما فکر می‌کنیم؛ به همین در تلاش هستیم تا منابعی برای کمک به شما در این برهه چالش‌برانگیز فراهم کنیم. اگر سوالی دارید حتما از ما بپرسید.
